Obecna sytuacja epidemiologiczna na świecie, ale także w Polsce zmusiła wiele podmiotów zarówno publicznych jak i komercyjnych do drastycznej zmiany organizacji swojej pracy. Praktycznie z dnia na dzień zostaliśmy w wielu przypadkach zmuszeni do zaktywizowania pracy zdalnej. Jak nigdy dotąd drastycznie wzrosło znaczenie Internetu, który i tak od wielu lat towarzyszy nam w biznesie i jest jego nieodzownym elementem tak jednak do tej pory wielu z nas preferowało spotkania indywidualne z kontrahentem czy współpracownikiem. Wiele firm broniło się przed trendem, który wydawał się nieuchronny jakim jest cloud. Podstawowym systemem informatycznym organizacji jest system ERP. Jak te systemy mogą umożliwić pracę zdalną, usprawnić komunikację i pracowników w takim modelu działania?
Pandemia koronawirusa od wielu tygodni skutecznie reorganizuje zarówno życie
codzienne, jak i zawodowe ludzi na całym świecie. Ograniczenie wychodzenia z domu do niezbędnego minimum, choć bywa wyzwaniem, jest sytuacją tymczasową, więc jest nam dużo łatwiej się do niej przystosować. Mamy świadomość, że wszelkie zakazy zostaną zniesione, gdy minie zagrożenie. W świecie biznesu ten schemat niestety nie zadziała. Pandemia już teraz wywołała w nim spore zamieszanie, a to dopiero początek – jej konsekwencje będą odczuwalne jeszcze przez wiele miesięcy. Jak radzi sobie z tym branża IT?
Nowa rzeczywistość, nowe narzędzia
Kiedyś home office było pojęciem abstrakcyjnym. Potem stało się luksusem, a następnie jedną z możliwości, jaką dawał pracodawca. Teraz jest… koniecznością. To teoria, pod którą z pewnością podpiszą się pracownicy biurowi, a szczególnie ci, którzy działają w branży IT. Na ich barkach spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie płynnego funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa oraz za umożliwienie tego swoim klientom. Przyświeca temu wyższy cel – ułatwienie odnalezienia się w nowej rzeczywistości i efektywne poszukiwanie nowych kanałów komunikacyjnych, sprzedażowych i dystrybucyjnych.
Taki zmieniony model biznesu wymaga konsekwentnych działań i odpowiednich narzędzi. Jednym z nich jest np. system XPRIMER – rozwiązanie firmy eq system. W jaki sposób może usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa w tych nietypowych czasach?
XPRIMER – system do zdalnego zarządzania
Do platformy XPRIMER można zalogować się z każdego miejsca i o każdej porze, co w trybie pracy zdalnej jest wielką wygodą. Ewidencjonowanie takiej pracy odbywa się w sposób prosty i intuicyjny, podobnie jak jej planowanie i rozliczanie. Platformę z łatwością obsłużą nie tylko szeregowi pracownicy, ale również działy personalne i kadra menadżerska. Jej ważną funkcjonalnością jest możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów (np. umów) i ich obsługa w systemie – wyjaśnia Łukasz Zaborowski, hr manager z firmy eq system.
Co ważne, XPRIMER został dostosowany do wszelkich zmian prawnych, których w obecnej sytuacji nie brakuje. Umożliwia m.in. planowanie i rozliczanie tzw. postojowego oraz odnotowywanie w systemie skróconych przerw w pracy przedsiębiorstwa (dobowych i
tygodniowych), w ramach realizacji zapisów tzw. tarczy antykryzysowej. Eksperci eq system w każdej chwili, np. za sprawą darmowych konsultacji, oferują dostęp do aktualnej wiedzy z zakresu zmian w przepisach oraz procedur w czasie pandemii.
Łukasz ZaborowskiHR Managereq system Sp. z o.o.
Obecna sytuacja pokazuje, że praca zdalna, a raczej możliwość jej wykonywania przez pracowników firmy, jest jednym z podstawowych elementów zarządzania kryzysowego i zapewnienia ciągłości działania przedsiębiorstwa. Nie wszystkie prace oczywiście da się wykonywać zdalnie. Tam jednak, gdzie to jest możliwe, powinno być to zapewnione. Dotyczy to także firm produkcyjnych i pracowników biurowych w tych firmach. Dzięki temu ograniczone zostaje ryzyko przeniesienia wirusa na pozostałych pracowników i poddaniu całego zakładu kwarantannie.
Zapewnienie możliwości wykonywania pracy zdalnej wiąże się oczywiście z koniecznością wdrożenia odpowiednich środków technicznych i informatycznych: od prostej kwestii zapewnienia urządzenia do pracy poprzez bardzo istotne kwestie bezpieczeństwa, a kończąc na systemach, w których działają pracownicy. Są to trzy podstawowe kwestie, które muszą być spełnione łącznie, aby zapewnić efektywność (i możliwość!) pracy zdalnej.
Pomijam tutaj różnego rodzaju kwestie rodzinne i absorbowania uwagi przez inne osoby w domu. Z tym każdy musi sobie poradzić indywidualnie. Chciałbym się skupić na sprawach związanych z samym środowiskiem pracy. Każda firma powinna zadać sobie pytanie w tym momencie: czy pracownicy mają na czym pracować z domu? Na jakich systemach pracują moi pracownicy? Czy jest zapewniony bezpieczny, zdalny dostęp do wszystkich tych systemów? Czy pracownicy mogą komunikować się między sobą? Czy pozostanie ślad tej komunikacji pozwalający dotrzeć do najważniejszych ustaleń? Czy podobna komunikacja jest zapewniona z moimi klientami? Czy pracownik, pracujący z domu, ma prosty i szybki dostęp do wszystkich informacji i dokumentów, które są mu potrzebne? Czy może zlecać zadania innym i sam przyjmować zadania do realizacji?
To są pytania, które na pewno trzeba sobie zadać. Jeżeli w firmie jest wiele systemów, które nie są ze sobą zintegrowane, jeżeli informacje i dokumenty są rozporoszone po różnych miejscach, albo w ogóle nie dostępne bo np. najnowsza wersja pliku jest zapisywana lokalnie u jednego z pracowników, albo dokument funkcjonuje tylko w wersji papierowej, to z pewnością praca zdalna, pomimo zapewnienia innych środków technicznych, nie będzie efektywna.
Rozwiązaniem, które oferuje Exact i które może pomóc nie tylko przy tak ekstremalnych sytuacjach, z jaką musimy mierzyć się teraz, ale także w codziennej pracy, jest Exact Synergy Enterprise. System jest dostępny przez przeglądarka, może być wdrożony w chmurze, co dodatkowo poprawia bezpieczeństwo i zapewnia zdalny dostęp. Synergia jest platformą, która pozwala na zarządzanie procesami biznesowymi, usprawnia dostęp do informacji i dokumentacji i usprawnia komunikację zarówno wewnątrz organizacji jak i z jej otoczeniem zewnętrznym – klientami, parterami, dostawcami. Pozwala także na integrację z innymi systemami, a także prezentowanie raportów zawierających dane zarówno z samej Synergii jak i z innych aplikacji.
Z pewnością może stanowić bardzo ważny element, który pozwala zwiększyć efektywność pracowników, niezależnie od miejsca z którego przyszło im pracować. Może być zatem ważnym punktem w planie zachowania ciągłości działania w obecnej i podobnych do obecnej sytuacjach.
Paweł Seliga Senior Sales Executive Exact Software Poland Sp. z o.o.
Aplikacje Infor (m.in. Infor CloudSuites dla różnych branż) są przystosowane do pracy zespołowej – lokalnej i międzynarodowej. Użytkownik może dostać się do systemów Infor z dowolnego urządzenia mobilnego dzięki platformie integracyjnej Infor OS, która jest wyposażona m.in. w system komunikacji społecznościowej – Infor Ming.le. System ten umożliwia przesyłanie – w sposób automatyczny i kontekstowy – informacji na temat różnych zadań użytkownika do wszystkich współpracowników zaangażowanych w dany ciąg zdarzeń. Wykorzystywanie systemu ERP wyłącznie do wideokonferencji czy czatu byłoby niepotrzebnym i nieskutecznym zastosowaniem złożonego narzędzia do zadań, które wykonuje specjalistyczne oprogramowanie przeznaczone tylko do komunikacji. Natomiast interfejs systemów Infor jest tak skonstruowany, że może być użyty do uruchamiania dowolnego oprogramowania komunikacyjnego, w pełnej integracji z nimi. Ponadto, system AI – Infor Coleman – wbudowany w najnowsze wersje aplikacji Infor zapewnia, że wszystkie proste zadania mogą być wykonywane przez system, co dodatkowo ułatwia zdalną pracę, pozwalając użytkownikowi wydawać polecenia z dowolnego miejsca.
Piotr Michalak Wiceprezes iPCC Sp. z o.o. (firmy partnerskiej Infor)
W dobie dzisiejszych wyzwań stajemy przed potrzebą przemodelowania procesów w naszych firmach, jak i w łańcuchu dostaw. To co jeszcze tydzień temu było w większości firm tylko udogodnieniem pracy, czyli zdalne zarządzanie produkcją, dzisiaj jest już koniecznością. W wielu branżach komunikacja i praca przeniosła się do modelu zdalnego, aby ograniczyć ryzyko przekazania infekcji wirusem.
MONITOR ERP jest przygotowany do zaistniałej sytuacji i daje takie możliwości. Filozofia oprogramowania MONITOR świetnie wpisuje się w dzisiejsze potrzeby. Istnieje funkcjonalność, która pozwala na delegowanie zadań poprzez Workflow czy Czat z możliwością korespondowania oraz podpinania różnych plików w ramach systemu ERP. Taki stan rzeczy pozwala zostawić ślad z komunikacji i przekierować usera do konkretnego działania w systemie, zlecenia, okna funkcji.
Mobilność i zdalna praca możliwa jest także dzięki oprogramowaniu na smarfonach i tabletach. Dzięki takim funkcjom użytkownik zarządza procesami w firmie, nie przebywając w niej. W mojej ocenie za kilka miesięcy polski przemysł ruszy dynamicznie z racji tworzenia w Europie nowych łańcuchów dostaw. Będzie to możliwe jeżeli małe i średnie firmy będą miały elastyczny, mobilny system. Wczoraj mobilność miała przyspieszyć procesy, dzisiaj pozwala utrzymać firmę w działaniu.
Gerard Błaszczak Key Account Manager Monitor ERP System Polska Sp. z o.o.
Jak każdego dnia, mogę otworzyć mojego SAPa, siedząc w domu przy laptopie. CRMa mam w smartfonie. Istotne dla mojej pracy dokumenty są na bezpiecznym dysku w chmurze. Księgowość pracująca w SAP Business One wciąż elektronicznie otrzymuje faktury od pracowników. Jak co dzień łączymy się na komunikatorze i wideokonferencjach, do których bardzo szybko przyzwyczajają się nasi Klienci i Partnerzy. Na szczęście dzięki szerokiemu wykorzystaniu rozwiązań chmurowych w naszej firmie, możemy czas poświęcać na to, jak pomóc w tej sytuacji klientom, a nie zastanawiać się jak sami mamy działać.
Pomyślmy ile prostych procesów, gdzie zadrukowujemy papier, możemy wyeliminować. Wspomniane obiegi dokumentów kosztowych, wysyłanie faktur, monity o zaległych płatnościach czy niedostarczonych dokumentach — to wszystko, w krótkim czasie, możemy uprościć uruchamiając w ramach systemu ERP. Warto o tym pomyśleć nie tylko dla naszego bezpieczeństwa związanego z przenoszeniem się COVID-19, ale dla oszczędności czasu i pieniędzy.
Maciej Jaroszyński Dyrektor Konsultingu SUPREMIS Sp. z o.o.
