Przed wyborem aktualnego rozwiązania zbudowaliśmy listę naszych potrzeb. Próbowaliśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, co musi mieć nowy system, żeby spełnił nasze wymagania i uzupełnił luki, których brakowało w poprzednim rozwiązaniu.
Łatwość wyszukiwania dokumentów.
Największy nacisk kładliśmy na łatwość wyszukiwania dokumentów (w archiwum i repozytorium) – był to kluczowy element, ponieważ w poprzednim systemie było to trudne i nieintuicyjne.
Moduł OCR.
Zależało nam bardzo na module OCR, ponieważ z naszych analiz wynikało, że większość dokumentów wprowadzanych do systemu było skanami. U dostawcy naszego systemu moduł ten nie był wcześniej dostępny, ale z uwagi na to, że obu stronom zależało na tym, aby system został wdrożony, ta funkcjonalność została dodana wraz z wersją zainstalowaną w naszej firmie. Przy wdrożeniu przekonywano nas jednak, że w wypadku, gdy przy opisie dokumentów zastosujemy odpowiednie metadane i zostanie on prawidłowo skonfigurowany i opisany, system OCR stanie się dla nas zbędny. Po trzech latach użytkowania okazało się, że rzeczywiście można się bez niego obejść – wystarczy tylko odpowiednio skonfigurować dokumenty i wypełnić w nich odpowiednie sekcje. Wciąż korzystamy z tego modułu, ale parcie i nacisk na jego użytkowanie jest zdecydowanie mniejszy, przez co używamy go sporadycznie.
Klient instalowany na stanowiskach.
Ostatnio modnym rozwiązaniem wśród aplikacji jest możliwość użytkowania ich bezpośrednio przez przeglądarkę internetową. U nas ze względu na specyfikę firmy, chcieliśmy, aby system był konkretnym klientem instalowanym na stanowiskach. Takie rozwiązanie w stu procentach nam się sprawdziło, mimo, że mamy troszkę problemów przy aktualizacjach. Niemniej jednak wydaje mi się, że system działa dużo szybciej niż rozwiązanie zaimplementowane w przeglądarce internetowej.
Możliwość nadawania uprawnień.
Bardzo ważnym aspektem przy wyborze systemu była możliwość nadawania uprawnień jego użytkownikom. Na kilkanaście sposobów możemy ustalać uprawnienia i przypisywać je do grup,
działów, czy pojedynczych osób.
Cena i czas wdrożenia.
Na początku, po konsultacji z dostawcą oprogramowania, musieliśmy ustalić czas wdrożenia. Nie ukrywam, że istotnym elementem przy wdrożeniu była również cena, więc na początku zaimplementowaliśmy tylko trzy procesy: obsługę faktur, pism przychodzących i wychodzących oraz dodatkowy moduł, na który zdecydowaliśmy się już w trakcie wdrożenia. Chcieliśmy na początek otrzymać bazę, która będzie podatna na rozbudowę przez dodawanie kolejnych funkcjonalności.
Na dzień dzisiejszy posiadamy 54 rodzaje dokumentów, a przy wdrożeniu mieliśmy zaledwie 4. W związku z tym, że zależało nam na czasie wdrożenia, nie chcieliśmy decydować się na wiele funkcjonalności już na samym początku. Pozwoliło nam to też kolejne procesy i dokumenty zaprojektować bardziej zaawansowanie. Raporty dostarczane są w postaci przejrzystego wykresu.
Miesiąc na testy systemu to zdecydowanie za długo…
Przy okazji wdrożenia uruchomiliśmy bazę testową, gdzie pracownicy przez miesiąc użytkowali stary system równolegle z nowym, przez co celowo byli zmuszeni powielać dokumenty. Po dwóch, trzech tygodniach użytkownicy byli już całkowicie chętni do przejścia na nowe rozwiązanie.
Przy okazji okresu testowania zostały zgłoszone uwagi, które uwzględniliśmy, jednak implementacja systemu była na tyle sprawna i przejrzysta, że uważam, iż miesiąc na testy systemu to zdecydowanie za długo. Oczywiście w przypadku nowych rozwiązań nigdy nie można być nastawionym na całkowity entuzjazm pracowników, jednak w zdecydowanej większości byli usatysfakcjonowani tą zmianą.
Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str. 8
