Kluczowym elementem sukcesu w procesie wyboru systemu ERP jest jego właściwa organizacja. Każdy dobrze prowadzony proces powinien mieć określone ramy czasowe, uwzględniające poszczególne etapy (kamienie milowe).
W trakcie prowadzenia działań doradczych BPC Group zauważyło, że zbyt wiele procesów decyzyjnych jest rozciągniętych w czasie. Decydenci nie precyzują jasno celów, nie posiadają również harmonogramu projektu.
W konsekwencji przedłużającego się procesu wyboru:
- przedsiębiorcy dysponują zdezaktualizowanymi informacji o funkcjonalnościach i możliwościach systemów, a także o kompetencjach dostawców;
- następuje rozmycie celu wdrożenia systemu – osoby decyzyjne nadają wyższą rangę mniej znaczącym kwestiom, a priorytety nierzadko schodzą na dalszy plan;
- wzrastają oczekiwania względem systemu, które znacznie wykraczają poza ramy przeznaczonego na inwestycję budżetu;
- osoby wchodzące w skład komitetu sterującego dążą do jak najszybszego zakończenia projektu, wskutek czego pomijają wiele istotnych szczegółów;
- następuje generowanie kosztów związanych z zaangażowaniem osób w proces,
- pojawia się obawa przed podjęciem decyzji i dezorientacja spowodowana zbyt dużą liczbą analizowanych systemów.
W wielu zatem przypadkach przedsiębiorstwa stają się ofiara źle przeprowadzonej organizacji procesu wyboru systemu ERP. Wpadają w pułapkę kompetentnych i dobrze przygotowanych zespołów sprzedażowo-marketingowych dostawcy lub najniższych ofert cenowych.
Aby proces wyboru został zorganizowany prawidłowo i nie doszło do błędów jak wyżej przedsiębiorstwo powinoo wykonać analizę procesów biznesowych.
Dzięki niej dowie się, które procesy wymagają zoptymalizowania, jakie funkcjonalności systemu powinny znaleźć się w zapytaniu ofertowym, którego dostawcę zaprosić na prezentację i czego od niego oczekiwać.
