Na jakim etapie rozwoju przedsiębiorstwa trzeba zrezygnować z Excela?

Z Mariuszem Zaborskim, Kierownikiem Działu Rozwoju Systemów i Aplikacji
w Queris Sp. z o.o., rozmawia redakcja BPC Guide.

Redakcja BPC Guide
Jak przekonać przedsiębiorstwo, aby sięgnęło po bardziej wyspecjalizowane narzędzia zarządzania produkcją?

Mariusz Zaborski:
W dzisiejszych czasach produkcja staje się coraz bardziej dostosowana do klienta (coraz większa różnorodność oferowanych produktów), a klienci oczekują coraz krótszych czasów realizacji. Poza tym średni cykl życia produktu ulega skróceniu (poszczególne modele produktów coraz krócej funkcjonują na rynku bo wypierają je nowsze), istnieje tendencja do redukcji nakładów operacyjnych, a jakość produktów powinna być cały czas utrzymywana na wysokim poziomie. Handlowcy potrzebują szybkiej informacji zwrotnej z produkcji o możliwości realizacji danego zlecenia produkcyjnego w założonym czasie. Dział zaopatrzenia wymaga natomiast informacji, aby zapewnić odpowiednio wcześniej komponenty potrzebne do produkcji. Plany mają to do siebie, że często się zmieniają, nierzadko po kilkanaście razy na dobę, a jednak są potrzebne i muszą być aktualne, aby podejmować decyzje co do bliższej i dalej przyszłości na produkcji.

Aby skutecznie zarządzać należy posiadać również aktualną informację zwrotną o postępach realizacji, ale też problemach jakościowych awariach, czy nieplanowanych przestojach.

Nieodzownym filarem skutecznego zarządzania jest doskonalenie procesów produkcyjnych i kierowanie działań lean’owych wszędzie tam, gdzie dadzą największy zwrot z wysiłku jaki się podejmuje. Aby to jednak było możliwe potrzeba rzetelnej informacji z produkcji.

Dlaczego od Excela warto zacząć
Korzystanie z Excela czy kartki papieru definiuje potrzebę. Ułatwia ułożenie samego procesu zbierania, agregacji i dystrybucji informacji. W przypadku zarządzania procesami produkcyjnymi (zarówno jeśli chodzi o planowanie, jak i kontrolowanie wykonania planu, czy analizę danych) uwidacznia najważniejsze luki informacyjne, ale też największe niedogodności korzystania z tego typu narzędzi. To pomaga w zdefiniowaniu prawdziwych potrzeb dla systemu informatycznego wspierającego produkcję.

Dlaczego na Excelu nie można poprzestać?
Dokonywanie usprawnień w obszarze zarządzania produkcją to nie tylko instalacja oprogramowania, to przede wszystkim zmiany organizacyjne. Zadaniem narzędzi informatycznych (Excela czy profesjonalnego systemu) jest wspieranie tych zmian. Przy całej swej możliwości konfiguracji, Excel posiada jednak kilka poważnych wad:

W planowaniu:

• brak bezpośredniej analizy wykonalności planu produkcyjnego (materiały, ludzie)
• brak automatyzacji pracy planisty wobec częstych zmian oczekiwań klientów
• brak możliwości ujęcia całego procesu produkcyjnego (ze względu na złożoność procesów, często przy pracy z Excelem uwaga skupiona jest tylko na wąskich gardłach)
• brak kontroli normatywów wydajnościowych dla produktów.

W dystrybucji planu:

• konieczność drukowania planu i ręcznego roznoszenia na produkcję.

W zbieraniu danych:

• przy wykorzystaniu Excela nie jest możliwe rozproszenie pracy na operatorów, nie mówiąc już o automatycznym zbieraniu danych wprost z maszyn
• Excel to elektroniczna kartka, która nie posiada kontroli wprowadzanych danych

Redakcja BPC Guide.
Czy zastąpienie Excela zaawansowanym systemem IT powinno być przeprowadzone etapami (jeśli tak to od których obszarów merytorycznych zacząć) czy też kompleksową, jednorazową wymianą?

Mariusz Zaborski:
Zarówno wdrożenie MES-a jak i APS-a powinno zostać przeprowadzone etapami, ze względu nie tylko na możliwości firmy wdrożeniowej, ale również na ograniczone zasoby jakie posiada klient, które może dedykować do wdrożenia. W pierwszym kroku konieczna jest analiza przedwdrożeniowa odkrywająca prawdziwe pobudki potrzeby implementacji wymienionych narzędzi.
Aby w ogóle planować, należy posiadać rzetelną informację o normatywach i BOM-ach produktów. W wielu firmach te dane są bardzo nieaktualne i pozostawione tak, jak zostały wprowadzone przez technologa przy zakładaniu indeksu – bez uwzględniania późniejszych modyfikacji i udoskonaleń produkcji. W związku z powyższym należałoby się skupić w pierwszej kolejności nad wdrożeniu systemu MES, który pomoże te dane zweryfikować. Wdrożenie rozwiązania APS powinno być kolejnym etapem na drodze do doskonalenia procesu przepływu informacji.

Redakcja BPC Guide
Na jakim etapie rozwoju organizacji przedsiębiorstwo powinno zrezygnować z Excela na rzecz zaawansowanych systemów IT?

Mariusz Zaborski:
Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa, wielkości jego produkcji, ilości zleceń, ilości materiałów, którymi należy zarządzać, wzrasta również trudność w planowaniu i rozliczaniu produkcji. Warto sobie zadać wówczas pytanie czy zatrudnianie kolejnych osób do planowania w Excelu, czy też przepisujących dane produkcyjne z kartek do systemu ERP, rzeczywiście zwiększy efektywność pracy. Jeśli nie, warto zainwestować w profesjonalne narzędzia, które są wydatkiem jednorazowym, a na długie lata podniosą efektywność pracy i umożliwią nie tylko wprowadzanie usprawnień, ale również mierzenie rzeczywistych efektów tych usprawnień.

Kilka słów o naszym doświadczeniu z Excelem
Mimo, że systemy informatyczne dla produkcji stają się z każdym rokiem coraz popularniejsze, to wciąż wiele polskich firm wykorzystuje arkusze kalkulacyjne i pracuje w tzw. „rozproszonym systemie plików Excel”. Świadomość polskich przedsiębiorców jednak rośnie i coraz częściej sami zdają sobie sprawę z tego, że rozwiązanie Microsoftu nie jest odpowiednim narzędziem dla prowadzenia poważnej działalności. Zainteresowanie konferencjami tematycznymi, czy merytoryczną wiedzą z tego obszaru świadczy o poszukiwaniu profesjonalnych rozwiązań. Nawet jeśli w takich firmach są osoby świetnie obsługujące Excela, to kierownictwo zdaje sobie sprawę z tego, że dane w nim zawarte są w pewnym sensie wiedzą ukrytą. Prezentując możliwości zaawansowanych rozwiązań, dedykowanych produkcji, raczej nie ma oporu co do tego, że przewyższają one swoją funkcjonalnością popularne kiedyś arkusze kalkulacyjne. W ostatnich latach dokonała się duża zmiana w mentalności i podejściu do takich rozwiązań, co jest wynikiem również tego, że na rynek wkroczyły systemy elastyczne, dopracowane i przede wszystkim dopasowane do finansowych możliwości polskich przedsiębiorstw.