Według portalu Inc. najlepszym systemem informatycznym dla kancelarii prawniczych w 2018 r. jest M-Files, „ze względu na swoją innowacyjną technologię, bezpieczeństwo, obsługę zgodności danych i możliwość integracji z prawniczym oprogramowaniem” . Natomiast TechRadar wymienił M-Files na drugim miejscu w swoim zestawieniu „Najlepsze systemy do zarządzania dokumentami w 2018 roku” .
M-Files oferuje rozwiązania, które odpowiadają na potrzeby kancelarii prawnych w zakresie przechowywania i przetwarzania dokumentów. Przede wszystkim pozwala on wyeliminować silosy informacyjne, które mają negatywny wpływ na codzienne działanie organizacji. M-Files zapewnia szybki dostęp do właściwych treści oraz jest łatwy w codziennym użytkowaniu. Narzędzie to pomaga w klasyfikacji i prawidłowej organizacji bazy danych w firmie oraz pozwala zarządzać informacjami w oparciu o treść, a nie miejsce zapisania dokumentu. Dostępna jest wersja w chmurze, instalacja lokalna w siedzibie firmy lub rozwiązanie hybrydowe. Ponieważ w dobie cyberataków bezpieczeństwo danych w sieci jest niezwykle ważne, M-Files jest certyfikowanym przez ISO 27001 dostawcą rozwiązań klasy ECM. Posiada między innymi możliwość śledzenia zmian, kontrolę uprawnień dostępu w oparciu o metadane, zapobieganie utracie danych itp. Otwarta architektura umożliwia integrację z innymi systemami i repozytoriami danych – np. plikami udostępnionymi w sieci, poprzez pocztę elektroniczną, oraz systemami współdzielenia plików, CRM, ERP czy starszych rozwiązań ECM.
Rozwój rynku prawnego w Polsce spowodował wzrost zapotrzebowania na rozwiązania informatyczne dedykowane kancelariom prawnym. Zarówno prawnicy, jak i pracownicy administracji, potrzebują narzędzi informatycznych ułatwiających zdobycie i utrzymanie klienta oraz usprawniających zarządzanie pracą dla niego wykonywaną.
Codzienna działalność firm prawniczych wymaga zarządzania bardzo dużą ilością dokumentów zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Pliki należy odpowiednio i bezpiecznie przechowywać, udostępniać i edytować. Ponadto, zawierają one zwykle poufne i wrażliwe informacje i mogą być dostępne wyłącznie dla upoważnionych pracowników.
W pracy kancelarii niezmiernie istotne jest dotrzymywanie terminów. Konieczna jest możliwość łatwego sprawdzenia i zmiany dat, uzyskiwanie wymaganych akceptacji na czas, a także sprawny przepływ informacji i dokumentów. Wprowadzane zmiany powinny być natychmiast widoczne dla pozostałych osób. Niezbędne są także ograniczenia w dostępie do danych. Powinny być one łatwe do odnalezienia, ale tylko dla uprawnionych pracowników. Śledzenie zmian, prosty i szybki dostęp do najbardziej aktualnej wersji dokumentu lub dokumentu wyjściowego pozwala zaoszczędzić czas i przyspieszyć pracę. Ze względu na specyfikę działalności kancelarii prawnych, konieczna jest możliwość sortowania według różnych kryteriów, np. według sprawy, nazwy klienta, stron biorących udział w sporze itp.
W dobie cyfrowego przetwarzania danych bardzo ważne jest bezpieczne przechowywanie dokumentów, ze względu na zawarte w nich informacje, ale także bezpieczne udostępnianie ich np. klientowi, ekspertom lub notariuszowi.
Ogromne znaczenie ma możliwość konwersji zeskanowanych dokumentów do indeksowanych plików PDF, które można sortować według preferencji użytkownika. Bardzo pomocna jest możliwość wyszukiwania plików wg tytułu, a także wg treści.
W praktyce istotnym wyzwaniem dla kancelarii jest dobranie odpowiedniego oprogramowania DMS, które pozwala zoptymalizować proces zarządzania dokumentami, spełniając powyższe wymagania, m.in. w zakresie przechowywania poufnych informacji w odpowiedniej formie, a także poprawić przepływ informacji. Decyzja o wdrożeniu odpowiedniego systemu DMS zależy przede wszystkim od wielkości firmy i rodzaju prowadzonej praktyki, ponieważ oba te czynniki mają znaczący wpływ na liczbę przetwarzanych dokumentów.
Podsumowując, M-files to doskonałe i bezpieczne narzędzie odpowiadające powyższym potrzebom kancelarii prawnych. Pozwala ono zaoszczędzić czas i poprawić efektywność.
Na podstawie:
http://www.abajournal.com/news/article/heres_the_legal_lowdown_on_document_management_software
https://www.m-files.com/en/about-m-files
https://www.inc.com/technology/m-files-document-management-system-review.html
http://successpoint.pl/prawnik-2016
