Myślę, że na tak postawione pytanie, odpowiedź może brzmieć: to zależy jakie cele biznesowe stawia sobie dana organizacja. Obecnie większość systemów ERP funkcjonujących na rynku posiada już wbudowane moduły umożliwiające obsługę workflow z silnikiem OCR.
Jeżeli naszym jedynym, podstawowym celem jest efektywne zarządzanie dokumentami poprzez digitalizację najbardziej klasycznych obszarów, np. kancelarii, obiegu tworzenia i opiniowania umów czy procesu opisu i akceptacji faktur zakupu, to z pewnością rozbudowa posiadanego ERP z użyciem natywnych dla niego komponentów wydaje się kierunkiem właściwym.
Zaletą takiego rozwiązania może być przede wszystkim integralność z pozostałymi modułami ERP, co przekłada się proporcjonalnie na obniżenie kosztów utrzymania i eksploatacji tylko jednej, spójnej platformy. W sytuacji, kiedy potrzeby organizacji są bardziej złożone, procesy biznesowe unikalne oraz wrażliwe na szybko zmieniające się otoczenie biznesowe, warto rozważyć inwestycję w wyspecjalizowane narzędzia do digitalizacji procesów biznesowych opartych na technologii low-code.
Zaletą takiego rozwiązania są dużo większe możliwości szybkiego dostarczania biznesowi dowolnych aplikacji opartych w tym przypadku na workflow. Jest to możliwe między innymi dzięki zastosowaniu graficznego designera do modelowania przepływu dokumentów, który dostępny jest zarówno dla pracowników działów IT, jak i użytkowników końcowych.
Ten wysoki współczynnik time-to-business ma znaczenie w momencie tworzenia procesów, jak również wprowadzania zmian w procesach już użytkowanych, co ma duży wpływ na zwinność operacyjną organizacji i budowanie przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
Platformy tego typu posiadają rozbudowane mechanizmy integracji z innymi systemami dziedzinowymi oraz ERP. Wskazałbym to jako zaletę, przy czym należy pamiętać, aby w projekcie uwzględnić koszt utrzymania i aktualizacji dwóch współpracujących systemów.
Wybierając system EOD i definiując swoje potrzeby, warto kierować się kilkuletnią perspektywą, czyli uwzględnić elastyczność i skalowalność docelowego rozwiązania. Unikniemy wtedy błędów przedsiębiorców, którzy kupują kolejny system tego typu z uwagi na zbyt wąski profil możliwości obecnie stosowanego.
Michał Tokarski, konsultant ds. systemów ERP w OPTeam SA
