Ile jest procesów w Twojej firmie, w których dane są ręcznie przenoszone z dokumentów do systemów? Albo z systemów do systemów?

Znamy odpowiedź – nadal za dużo.

W wielu firmach trend minimalizacji ilości dokumentów papierowych kontynuowany jest od wielu lat. Bardzo często oznacza to zamianę na formę elektroniczną, najczęściej w formacie pdf. Dokumentów jest tyle samo, teraz tylko w innej formie. Nierzadko, poza aspektem ekologicznym, nie ma to istotnego wpływu na optymalizację procesów. Bo mieć nie może.

I tu odpowiedzią jest automatyzacja przetwarzania dokumentów.

#korzyści

1. Skrócenie czasu „obróbki” dokumentów
2. Wyeliminowanie zużywania czasu pracy osób merytorycznych na czynności biurowe, manualne
3. Przekierowanie uwagi specjalistów na analizę versus wpisywanie danych
4. Wyeliminowanie błędów ludzkich nieodzownych przy dużym wolumenie i powtarzających się czynnościach.

Po latach doświadczeń wiemy, iż czas zmiany procesów są utrudnieniem dla każdej organizacji. Angażuje kluczowych pracowników, ingeruje w bieżący system pracy, czasem wymaga krótkookresowej pracy w 2 wersjach.

Jak to zatem robi Archivio?

#rozwiązanie

Wraz z naszymi partnerami #abbyy #tcgproces #bos #wizlink proponujemy najbardziej pasujące i efektywne rozwiązanie. Ważne jest, aby przy minimalnym wysiłku organizacyjnym i finansowym, uzyskać maksymalnie możliwy wynik.

1. razem z uczestnikami analizujemy proces
2. ustalamy kluczowe elementy, które równocześnie:
   1. angażują czas
   2. są powtarzalne
   3. posiadają ustalony algorytm działania
3. proponujemy dopasowane #rozwiązanie
4. wdrażamy #rozwiązanie
5. monitorujemy działanie i dostrajamy #rozwiązanie

A praktycznie, co możemy zautomatyzować:

1. klasyfikację i kategoryzację odbieranych maili i dokumentów, w podziale na nadawców, temat, obszar, słowa kluczowe itd
2. przesyłanie dokumentów do odpowiednich osób, komórek, działów
3. akceptację dokumentów w firmie
4. pozyskanie danych z dokumentów, np. z faktur do wczytania do systemów księgowych, z dokumentów kontroli jakości, z zamówień do odpowiednich systemów
5. weryfikację spójności i kompletności dokumentów i zawartości pod względem wymagań, wytycznych czy procedur
6. pobieranie dokumentów z portali, aplikacji dostawców i przekierowanie ich do obiegu dokumentów w firmie
7. weryfikację otrzymanych faktur z zamówieniami

W jakich branżach automatyzacja przynosi efekty. We wszystkich. Ale oczywiście najbardziej w tych, gdzie występuje duży przepływ dokumentów magazynowych, zakupowych, księgowych, produkcyjnych, kontroli jakości itd.

A są to:

1. retail
2. FMCG
3. farmacja
4. budowlana
5. finanse i bankowość
6. usług księgowych i kadrowych

We wszystkich tych branżach #Archivio może przedstawić studium przypadków wykorzystania #automatyzacji