Systemy klasy ERP umożliwiają menadżerom przedsiębiorstw farmaceutycznych i kosmetycznych podejmowanie trafnych decyzji biznesowych w wielu obszarach ich działalności. Ze względów bezpieczeństwa i dla zachowania wysokiej jakości wyrobów branże te podlegają wielu rygorom. Kluczowym wyzwaniem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa danych i możliwości śledzenia partii wyrobu na każdym etapie (zakupu surowców, produkcji, dystrybucji).
dr Michał Sopiński,
wiceprezes zarządu,
MS POS Poland Sp. z o.o.
Procesy sprzedaży najczęściej oparte są o zasadę FEFO (First Expires First Out). W pierwszej kolejności do sprzedaży trafiać powinny wyroby o najkrótszym terminie ważności. W ten sposób producenci zmniejszają ryzyko przeterminowania produktów. W obszarze zakupów istotnym oczekiwaniem wobec systemu jest nie tylko dopasowanie skali zakupów do bieżących potrzeb (zleceń produkcyjnych), ale również to, by system dopuszczał zakupy wyłącznie od kwalifikowanych dostawców. Krytyczna wreszcie jest pełna kontrola jakości i zarządzanie jakością.
System klasy ERP musi w ergonomiczny sposób umożliwić dostęp do informacji, z jakich surowców wyprodukowano partię wyrobu, od jakich dostawców surowce te zostały zakupione. W jaki sposób je transportowano i przechowywano. Jak wyglądała kontrola jakości surowców na wejściu, sam proces produkcji, a następnie magazynowanie i transport.
Decydenci muszą mieć możliwość pełnego śledzenia w jakich partiach których produktów zastosowano określony surowiec, a także z jakich partii, od których dostawców zastosowano surowce w produkcji określonego wyrobu. System musi wspierać proces wycofania specyfiku z rynku, w razie zakwestionowania jego jakości. W razie potrzeby musi zapewnić szybkie raportowanie wszystkich zdarzeń dla danej partii wyrobów i możliwość wycofania jej z rynku i równocześnie podjęcie stosownych działań zmierzających do wykrycia błędu i możliwości zapobieganiu podobnym błędom na przyszłość.
Podobnie jak i w kilku innych branżach wdrożenie systemu musi być zwalidowane. W branży farmaceutycznej GIF uprawniony jest do kontroli tego procesu.
Z ekonomicznego punktu widzenia w branżach kosmetycznej i farmaceutycznej ważne jest obsłużenie pewnych charakterystycznych dla nich procesów jak np. rabaty retrospektywne, elektroniczna wymiana danych, łatwość łączenia i komunikacji (interfejsowania) z innymi systemami oraz urządzeniami produkcyjnymi, laboratoryjnymi oraz magazynowymi, a także obsługa produkcji procesowej. Coraz częściej, zwłaszcza w branży kosmetycznej, wdrażana jest koncepcja wielokanałowości sprzedaży (Omnichannel Commerce).
Przemysław Boniecki,
Principal Business Consultant CPIM®,
DSR S.A.
Wybór właściwego systemu ERP dla firmy z branży farmaceutycznej czy kosmetycznej, teoretycznie nie różni się od wyboru systemu w innych branżach. Z reguły firma poszukująca rozwiązania ERP określa swoje wymogi, a dostawca powinien tym wymogom sprostać.
Nazwijmy to wymagania funkcjonalne odnośnie systemu. Oprócz tych wymagań, szczególnie w branży farmaceutycznej, istnieje jeszcze jeden kluczowy aspekt związany z wdrożeniem systemu ERP. Mianowicie chodzi o walidację wdrożonego systemu. Zatem wybierając system, powinniśmy określić w jaki sposób zostanie po lub w trakcie wdrożenia przeprowadzona procedura walidacyjna.
Wracając jednak do wymogów funkcjonalnych, spróbuję ramowo określić wybrane funkcje, które system ERP spełniać powinien:
- Rezerwacje komponentów – pod każde zlecenie produkcyjne powinna być dokonywana rezerwacja komponentów (z dokładnością do serii) i w kolejnym kroku powinno to się w pełni przekładać na rozchody dokładnie tych samych komponentów.
- Kodowanie serii – w ramach tego system powinien zapewniać unikalność numeracji, automatyzację nadawania numeru a także rozdzielność numeracji w zależności od typu asortymentu.
- Atrybuty serii – do każdej wyprodukowanej serii wyrobu, półprodukty czy dostarczonego surowca powinna być możliwość zapisania dodatkowych atrybutów takich jak np. Data ważności, data spływu z produkcji, numer świadectwa KJ, stężenie, producent itp.
- Autoryzacja zmiany krytycznych danych w systemie – system musi umożliwiać dwuetapowość dokonywania zapisu w systemie. Pracownik dokonuje zmiany np. w recepturze, a druga odpowiednio uprawniona osoba powinna to zatwierdzić. W efekcie zmiana powinna być widoczny TYLKO w przypadku zatwierdzenia.
- Audyty dostawców – funkcjonalność pozwalająca na właściwe zarządzania zakupami, od wskazanych dostawców, posiadających odpowiednie certyfikaty.
- Zarządzanie laboratorium – wszelkie badania dokonywane na próbkach serii powinny być w dokumentowane i wgląd do nich powinien być bezpośrednio z systemu ERP.
- Raporty serii – dla każdego wyprodukowanego wyrobu powinniśmy mieć możliwość wygenerowania raportu, który zawierał będzie informacje o użytych surowcach, o czasie realizacji produkcji, wynikach pomiarów laboratoryjnych itp.
- Zarządzanie recepturami – funkcjonalność pozwalająca na przydzielanie w określonym okresie czasu właściwej receptury, uwzględnianie stężenia substancji aktywnej oraz właściwa kalkulacja dyspozycji pobrań z uwzględnieniem wspomnianego stężenia.
Powyżej wspomniane wymogi funkcjonalne są tylko wybranymi spośród długiej listy wymogów, jakie system ERP powinien spełniać, aby mógł być z powodzeniem wdrożony w firmie farmaceutycznej czy kosmetycznej.
