Elektroniczny obieg dokumentów w Comarch DMS, w przedsiębiorstwie Alima-Bis

 

Czynności administracyjne stanowią w wielu firmach istotny udział z perspektywy nakładów czasu i pracy, jak również kosztów podstawowych działań operacyjnych. Te przedsiębiorstwa, które potrafią udoskonalać i digitalizować kluczowe procesy biznesowe, zyskują istotną przewagę konkurencyjną na rynku. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak Twoja firma może wykorzystać cyfrowy obieg dokumentów w Comarch DMS do uporządkowania i automatyzacji czasochłonnych procesów, zapoznaj się ze szczegółami wdrożenia systemu Comarch ERP XL w przedsiębiorstwie Alima-Bis, zrealizowanego przez firmę Graphcom.

Wykorzystaj obieg dokumentów w Comarch DMS do wydajnego zarządzania dokumentacją i procesami w Twojej firmie

System Comarch DMS (Document Management System) to platforma do elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzania związanymi z tym procesami biznesowymi. Rozwiązanie pozwala na digitalizację i automatyzację pracy na istotnych dokumentach w Twojej firmie. Obieg dokumentów w Comarch DMS to również cyfrowe repozytorium plików, dzięki któremu masz zapewniony dostęp do uporządkowanej struktury dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca, dzięki wsparciu urządzeń mobilnych oraz popularnych przeglądarek. To elektroniczne archiwum z pełnym dostępem do skanów oraz załączników jak również pełnej historii procesu, obejmującej m.in. osoby odpowiedzialne, czas realizacji i komentarze. Rozwiązanie Comarch DMS jest w pełni zintegrowane z systemami Comarch takimi jak, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Comarch ERP Altum oraz Comarch ERP Enterprise. Dzięki natywnemu wsparciu powyższych systemów możesz pracować na danych i dokumentach wprost z Twojego systemu Comarch ERP.

Digitalizacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie Alima-Bis

Przedsiębiorstwo Alima-Bis od 30 lat jest uznanym producentem i dystrybutorem maszyn rolniczych oraz instalacji technologicznych dedykowanych dla gospodarstw mlecznych. Przed uruchomieniem systemu Comarch ERP XL wraz z systemem Comarch DMS przez firmę Graphcom, wszystkie dokumenty w firmie Alima-Bis procesowane były w formie papierowej. Zdecydowana większość obiegów miała swój początek w sekretariacie, gdzie po przyjęciu i rozdzieleniu przekazywane były do odpowiednich pracowników. Następnie dokumenty po akceptacji przełożonego lub Zarządu archiwizowane były w odpowiednich działach (np. Księgowości). Ponieważ firma Alima-Bis posiada trzy odziały w odrębnych lokalizacjach, proces akceptacji wymagał przesyłania wielu dokumentów faxem, lub tradycyjną pocztą, co generowało dodatkowy czas i koszty. Zdarzało się również, że dokumenty w trakcie takiego obiegu ginęły, lub trudno było ustalić u jakiej osoby się znajdują.

Obieg dokumentów w Comarch DMS – widok okna definiowania procesu:

 

Na etapie analizy przedwdrożeniowej konsultanci firmy Graphcom ustalili, że w ramach wdrożenia systemu Comarch DMS uruchomionych zostanie siedem obiegów dokumentów, celem usprawnienia działań operacyjnych firmy (obiegi zdefiniowano dla następujących dokumentów: zakupy kosztowe, zakupy magazynowe, umowy handlowe, wnioski urlopowe, poczta wychodząca, delegacje oraz rejestr zamówień). Każdy z wybranych procesów został odpowiednio zmapowany i opisany, celem odpowiedniego odwzorowania w systemie Comarch DMS. Ze względu na kwestie uprawnień i zarządzanie dostępem do dokumentów w systemie DMS została odtworzona struktura organizacyjna przedsiębiorstwa (dzięki integracji z systemem Comarch ERP XL, dane o pracownikach mogły zostać w łatwy sposób zaimportowane do systemu Comarch DMS). Następnie pracownikom firmy Alima-Bis zostały nadane odpowiednie role i uprawnienia (np. dostęp do obiegu urlopowego będzie mieć każdy pracownik firmy, natomiast do delegacji tylko osoby pracujące poza firmą oraz ich kierownicy).

Usprawnione zarządzanie kluczowymi dokumentami w przedsiębiorstwie Alima-Bis

Wśród zalet uruchomionego systemu Comarch DMS pracownicy firmy Alima-Bis wskazują przede wszystkim na kontrolę nad dokumentami oraz całym procesem obiegu. W każdym momencie możliwa jest weryfikacja, na jakim etapie oraz u jakiej osoby znajduje się dany dokument. Dzięki dostępnym powiadomieniom mailowym system Comarch DMS może przypominać pracownikom o bieżących, jak również zaległych zadaniach w systemie (powiadomienia do większości pracowników firmy Alima-Bis są wysyłane dla każdego dokumentu w obiegu). Ponieważ dla zdefiniowanych obiegów wszystkie działania odbywają się w systemie, można w łatwy sposób sprawdzić statystyki dla wybranych dokumentów oraz pracowników (system Comarch DMS udostępnia predefiniowane raporty m.in. takie jak: „dokumenty przeterminowane”, „historia zmian dokumentu”, „ilość dokumentów operatora w etapie” oraz inne).

Obieg dokumentów w Comarch DMS – dokument faktury:

Dodatkową korzyścią z wykorzystania systemu Comarch DMS w firmie Alima-Bis jest eliminacja wielokrotnego wprowadzania tych samych danych oraz automatyzacja wprowadzania dokumentów do systemu, dzięki usłudze Comarch OCR. Rozwiązanie Comarch OCR pozwala na rozpoznanie istotnych pozycji dokumentu faktury (np. numer NIP kontrahenta, kwoty poszczególnych pozycji oraz stawki VAT, terminy płatności itd.), dzięki czemu pracownicy nie muszą wprowadzać ich ręcznie (dane wymagają jedynie weryfikacji zgodności z oryginałem). Dzięki pełnej integracji z systemem Comarch ERP XL, odpowiednie dokumenty mogą być w nim generowane na podstawie danych z systemu Comarch DMS (np. dla zatwierdzonej faktury kosztowej w Comarch DMS, zostanie utworzony odpowiedni dokument księgowy w systemie Comarch ERP XL). Dodatkowo uruchomiony obieg dokumentów w Comarch DMS, w przedsiębiorstwie Alima-Bis umożliwił pracownikom wybranych działów (np. administracji), pracę z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, co okazało się niebagatelną zaletą w czasie pandemii. W wyniku zastosowania Systemu Comarch DMS codzienne zadania wykonywane są szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za każdy etap oraz wsparciu pracy zdalnej. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak obieg dokumentów w Comarch DMS może uporządkować i usprawnić zarządzanie dokumentami w Twojej firmie skontaktuj się z firmą Graphcom!