Skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem powinno zapewnić przede wszystkim zysk, jednak nie mniej ważne jest dostarczenie wysokiej jakości usług lub produktów, spełniających wymagania Klienta. By efektywnie realizować procesy produkcyjne, muszą one zostać właściwe zaprojektowane, stale rozwijane i ciągle udoskonalane.
Prawidłowe wsparcie ze strony systemów informatycznych dostarczających wiarygodne dane w czasie rzeczywistym, są fundamentem do podejmowania działań. Dane pozyskiwane automatycznie, bezpośrednio z procesów sprzyjają szybkiemu reagowaniu na pojawiające się odchylenia oraz wspierają koncepcję ciągłego doskonalenia czyli Kaizen. Przykładem systemu realizującego automatyczne pozyskiwanie danych oraz wspierającego realizację koncepcji Kaizen, jest system EDOCS firmy Żbik.
W ścisłym tłumaczeniu Kaizen oznacza „Dobrą zmianę”, jednak nie ogranicza się tylko do produkcji wyrobów spełniających wymagania Klientów, jest to swego rodzaju styl życia oparty na niekończących się: ulepszaniu, ciągłym zaangażowaniu i chęci nieustanego podwyższania jakości wytwarzanych produktów. Kaizen posiada szerokie zastosowanie, również do wytwarzania i rozwijania oprogramowania. Stałe rozwijanie produktu poprzez otrzymywanie odpowiedzi i sugestii od Klientów, jest przykładem ciągłego doskonalenia i dostosowywania do zmieniających się wymagań. Cykliczne spotkania projektowe, prezentacja wytworzonych fragmentów programu i bieżące monitorowanie, czy dany produkt spełnia założenia, to podstawa wytwarzania systemu EDOCS. Postępowanie w myśl zasady, że problemy stwarzają możliwości, skupia się na poszukiwaniu nowych, lepszych rozwiązań pozyskiwania danych, bieżące ulepszanie aktualnych i rozwijanie nowych funkcjonalności systemu EDOCS. 5 razy „dlaczego” (5Why) pozwala to na dotarcie do przyczyny źródłowej problemu. Sprawdzenie, co jest przyczyną problemu, daje często proste i skuteczne rozwiązanie, które nie powinno być skomplikowane, a dodatkowo kosztowne. Wśród zalet rozwiązania powinny znaleźć się prostota, łatwość wdrożenia i minimalne koszty. Kaizen wspiera rozwój poprzez usuwanie wszelkich przeszkód i postępowanie małymi krokami. Umożliwia to bieżące monitorowanie sytuacji i stałą eliminację błędów i pomyłek. Rozwijanie systemu EDOCS o nowe funkcjonalności i podnoszenie jakości danych gromadzonych z zasobów produkcyjnych w przyszłości poskutkuje wiarygodnością wyznaczonych wskaźników i statystyk, dlatego już na poziome rozwijania systemu należy zadbać o rozwiązania możliwe i pewne do wdrożenia. Świat się zmienia, wymagania stale się zmieniają, w związku z tym produkty też należy także dostosowywać do nowych wymagań oraz zapewnić obsługę kolejnych potrzeb, największymi atutami są tutaj kreatywność, determinacja i spryt. Proste i sprawne rozwiązania są skuteczne, a ciągle ulepszanie nie ma końca.
Zmiana sposobu postępowania ukierunkowana na ciągłe doskonalenie i wykonywanie zadań małymi krokami zapewnia potrzebny bufor bezpieczeństwa oraz ochrania przez dużymi porażkami. W przypadku wytwarzania oprogramowania jest to szczególnie istotne, by system spełniał założenia Klienta i realizował wskazane funkcje. Wymaga to pełnego zaangażowania przy jego wytwarzaniu i ulepszaniu, ciągłego poszukiwania możliwości rozwoju oraz pomysłów. Kaizen zapewnia wsparcie podczas prac nad systemem EDOCS angażując pracowników oraz zapewniając systematyczność w działaniu.
