Wybór systemu ERP dla przemysłu maszynowego jest wyzwaniem ze względu na dużą różnorodność dostawców ERP dostępnych na rynku. Decydenci, którzy stoją przed tym wyzwaniem, poszukują odpowiedzi na pytania:

• Jaki system ERP jest najlepszy dla mojej firmy?
• Jak przeprowadzić firmę przez proces wyboru i wdrożenia? 
• Na co zwrócić uwagę i jakich zagrożeń się spodziewać?

Odpowiedzi na te pytania udzielili w wywiadzie przedstawiciele firmy Elma Schmidbauer: Fabian Merk – Dyrektor ds. marketingu i rozwoju korporacyjnego, Oliver Brauer – Dyrektor IT oraz Matthias Dampmann – Kierownik Działu Logistyki i Produkcji, którzy bezpośrednio odpowiadali za projekt wyboru i wdrożenia systemu ERP w ich firmie.

Wywiad jest pełen porad, dobrych praktyk i podpowiedzi związanych z wyborem i wdrożeniem systemu ERP w branży maszyn i urządzeń. Nasi rozmówcy przedstawiają swoje doświadczenia, wrażenia i wnioski zdobyte zarówno na etapie wyboru jak i również późniejszego wdrożenia systemu ERP. Spojrzenie praktyków na poszczególne zagadnienia, z którymi się mierzyli, jest najcenniejszą dawką wiedzy. Zapraszamy do lektury.

Co spowodowało, że zaczęliście szukać nowego systemu ERP?

Fabian Merk: W 2015 r. używaliśmy produktu firmy Microsoft. Był to bardzo zindywidualizowany system, w ramach którego zainwestowaliśmy ponad 1 000 roboczogodzin na wdrożenie dopasowań. Tak silna modyfikacja systemu spowodowała, że w pewnym momencie nie mogliśmy przeprowadzić jego aktualizacji. Ponadto brakowało przejrzystości w procesach, kalkulacjach i przepływach materiałów. W związku z tym zdecydowaliśmy, że nadszedł czas na zmianę i rozpoczęliśmy proces wyboru nowego systemu ERP.

Jakie kwestie były dla was najważniejsze? Czy możecie w skrócie opisać główne założenia tego projektu?

Fabian Merk: Na pierwszym etapie stworzyliśmy zespół projektowy składający się z 8 osób. Następnie musieliśmy jasno określić nasze wymagania. Korzystając z pomocy firmy Trovarit, opracowaliśmy specyfikację funkcjonalną i wysłaliśmy ją do dostawców oprogramowania ERP. Pierwszy rezultat: na naszej liście znalazło się 20 interesujących nas dostawców.

W kolejnym etapie przeszliśmy do szczegółowej analizy, oceniając wstępnie wybranych dostawców za pomocą modeli scoringowych. Dzięki tej procedurze ograniczyliśmy nasz wybór do 4 kandydatów i uzyskaliśmy pierwsze kosztorysy. Wybranych w ten sposób dostawców zaprosiliśmy do naszej centrali, aby mogli poznać naszą firmę i nasze główne procesy biznesowe. Następnie każdy dostawca miał 3 tygodnie na przygotowanie terminu, w ramach którego mógł zaprezentować swoje rozwiązanie dostosowane do naszych wymagań. Ponadto przeprowadziliśmy wizyty referencyjne u wszystkich 4 dostawców i wysłuchaliśmy opinii ich klientów.

Dzięki temu udało nam się wybrać dwóch faworytów. Na tym etapie na kandydatów czekało dodatkowe zadanie oraz prezentacja końcowa, podczas której nasza dyrekcja siedziała w pierwszym rzędzie. Ostateczną decyzję podjął nasz zespół projektowy ERP.

Jakie były podstawowe wymagania, które przyszły system musiał spełnić w 100%?

Matthias Dampmann: Nowy system miał nam umożliwić bezbłędne odwzorowanie naszego procesu realizacji zamówień we wszystkich obsługiwanych przez nas obszarach, takich jak budowa instalacji, produkcja seryjna i produkcja chemiczna. To należało do naszych najważniejszych wymagań i miało wpływ na finalną decyzję.

Czy możesz podać nam konkretne przykłady?

Matthias Dampmann: Jednym z przykładów jest proces realizacji zamówień od zapytania ofertowego do dostawy w sektorze produkcji seryjnej. Jako kolejny przykład może służyć budowa instalacji sama w sobie, ponieważ jako biznes projektowy wymaga ona innych procesów realizacji zamówień. Kolejnym wyzwaniem było odwzorowanie produkcji chemicznej w systemie ERP, ponieważ wcześniej nie było do możliwe.

Oliver Brauer: Przed wdrożeniem systemu ERP, nasi pracownicy w sektorze produkcji chemicznej używali kart indeksowych. Dla naszego zespołu oznaczało to wielki krok w nieznane ‒ z epoki kamienia łupanego do epoki podboju kosmosu. Był to z pewnością najbardziej ekstremalny krok w projekcie, ale go nie żałujemy.

Niespełnienie jakiego kryterium od razu wykluczało potencjalnego dostawcę ERP?

Oliver Brauer: Z informatycznego punktu widzenia ważne było, aby nowy system był nowoczesny i stabilny oraz aby nie obciążał nas w codziennej pracy. Nowe rozwiązanie ERP miało być w idealnym przypadku dostępne przez całą dobę z nielicznymi nieplanowanymi przestojami. proALPHA znakomicie spełnia to wymaganie, gwarantując nam prawie 100% dostępność systemu.

Projekt nie kończy się jednak na samym wyborze, jednym z ważniejszych elementów jest także wdrożenie. Jak przebiegał proces wdrożenia w Państwa firmie?

Matthias Dampmann: Po tym jak nasza wybór padł na proALPHA musieliśmy dokładnie przedyskutować, jak przedstawić naszym pracownikom nowy system, odwzorować nasze procesy itp. Oprócz naszego głównego, 8-osobowego zespołu, w skład którego wchodzili specjaliści ze wszystkich działów ‒ od sprzedaży przez logistykę po produkcję ‒ utworzyliśmy podrzędny zespół składający się z 30 użytkowników kluczowych. W skład tego zespołu wchodzili specjaliści, którzy na co dzień pracują z systemem ERP i którzy mieli zadbać o to, aby wszyscy pracownicy szybko zapoznali się z proALPHA. W ten sposób udało nam się przełamać pierwsze lody i wyeliminować wszelkie obawy. Decyzja o tym, aby już na tym etapie zaangażować pracowników w proces wdrożenia ERP, opłaciła się.

Ile trwało wdrożenie ‒ od umowy do startu produktywnego?

Fabian Merk: Proces wyboru rozpoczęliśmy w 2015 roku, a start produktywny odbył się w październiku 2018 roku. Prace nad wdrożeniem trwały prawie 2,5 roku. Wynikało to z faktu, że z jednej strony mieliśmy bardzo wysokie wymagania, a z drugiej strony korzystamy z proALPHA w bardzo szerokim zakresie.

Oliver Brauer: Zupełnie się z tym zgadzam, ponieważ nasz stopień eksploatacji systemu jest bardzo wysoki. Na dzień dzisiejszy korzystamy z prawie 90% podstawowych modułów proALPHA. Ponadto w krytycznej fazie wdrożenia otrzymaliśmy największe zamówienie w historii naszej firmy. W pierwszym momencie ogarnęła nas panika, bo nie byliśmy pewni, czy zdołamy zrealizować tak duże zlecenie, wdrażając jednocześnie nowy system ERP. Przedyskutowaliśmy tę kwestię z proALPHA i wspólnie doszliśmy do wniosku, że to lukratywne zlecenie ma wyższy priorytet. Ta decyzja miała niestety wpływ na czas trwania wdrożenia ERP.

Co zmieniło się od startu produktywnego?

Matthias Dampann: Dużo. We współpracy z proALPHA udało nam się zaimplementować liczne optymalizacje i w pełni wykorzystać możliwe potencjały. Dzięki temu pracujemy teraz o wiele efektywniej, a przede wszystkim bardziej przejrzyście.

Porównując wymagania z rzeczywistością, jak wypada wasz bilans?

Oliver Brauer: Do końca jeszcze daleka droga. Wciąż jesteśmy w fazie optymalizacji. W nasz stary, silnie zindywidualizowany system zainwestowaliśmy prawie ponad 1000 roboczogodzin. Mieliśmy nawet własnego programistę, dzięki czemu mogliśmy szybko wprowadzać niezbędne modyfikacje. Zespół proALPHA potrzebował na implementację dopasowań jedynie 140 roboczogodzin. To jest bardzo duża różnica.

Matthias Dampmann: Od samego początku nie chcieliśmy w zbyt dużym stopniu odbiegać od standardu, aby zachować możliwość przeprowadzania aktualizacji. Chcieliśmy zachować wszystkie funkcje, które dostępne są w standardzie. Byliśmy świadomi, że musimy dostosować cześć naszych procesów do nowego systemu, a nie odwrotnie. Nikt nie mógł nam powiedzieć, co jest właściwe, a co nie. Musieliśmy zmienić nasz dotychczasowych sposób myślenia i otworzyć się na nowe możliwości.

Jakie doświadczenia wynieśliście z tego projektu? Jakie decyzje były słuszne? A co można było zrobić inaczej?

Matthias Dampmann: Utworzenie zespołu projektowego i podlegającego mu zespołu użytkowników kluczowych było słuszną decyzją. Zespół projektowy istnieje do dziś i spotyka się co miesiąc w celu omówienia problemów lub możliwych ulepszeń. Warto ze sobą dyskutować i wymieniać zdobyte doświadczenia.

Co mogliśmy zrobić inaczej? Od początku zaimplementować np. moduł taki jak APS (Advanced Planning and Scheduling). To by nas najprawdopodobniej szybciej doprowadziło do obranego celu.

Kolejna sprawa: wiodącym systemem, który dostarcza nam danych technicznych, jest PDM służący do projektowania. Także w tej kwestii podjąłbym dziś inną decyzję, aby uprościć i zoptymalizować elastyczność w zakresie przepływu materiałów.

Z reguły firmy wprowadzają nowy system ERP co 15 lat. Dlatego nie jest to rutynowym procesem. Czy ma Pan dla nas jeszcze inne wskazówki?

Oliver Brauer: My także ciągle się uczymy. Istotne jest, aby taki projekt nie był postrzegany i traktowany wyłącznie jako projekt informatyczny, lecz jako projekt mający wpływ na cała firmę i jej organizację. Oznacza to, że czasami trzeba wybrać mniej wygodne rozwiązanie, zerwać ze starymi nawykami, a przede wszystkim rozpocząć projekt, realistycznie oceniając wymagany nakład. Ponadto należy mieć świadomość, że projekt nie kończy się wraz ze startem produktywnym. Projekt wdrożenia ERP jest i pozostaje procesem stałego doskonalenia.

Fabian Merk: Chciałbym to jeszcze raz podkreślić. Komunikacja odgrywa w tym przypadku kluczową rolę. Zmiana systemu oznacza ogromną zmianę dla wszystkich pracowników. System, do którego użytkownicy się przyzwyczaili w ciągu ostatnich 15 lat, zostaje im nagle odebrany. Aby projekt ERP odniósł sukces, należy uświadomić pracownikom, jaką wartość dodaną przyniesie nowy system.

Matthias Dampmann: Dla mnie szczególnie ważne było, aby każdy zrozumiał, że implementacja nie kończy się wraz z uruchomieniem systemu. Prawdziwe wdrożenie ma miejsce po starcie produktywnym systemu, ponieważ dopiero wtedy użytkownicy zapoznali się z proALPHA i byli w stanie zidentyfikować swoje potrzeby. To, czego nauczyliśmy się w miesiącach następujących po starcie produktywnym, stało się naszą siłą napędową. Trzeba być naprawdę wytrwałym, bo projekt nie kończy się wraz z wdrożeniem, ale tak naprawdę dopiero wtedy się zaczyna.

Przemysł maszyn i urządzeń nieustannie poszukuje nowych sposobów, aby produkować lepiej, szybciej, mądrzej i bardziej ekonomicznie. Jeśli firma zamierza dokonać tak dużych zmian jak wdrożenie systemu ERP, powinna mieć pewność, że wybiera właściwe dla swoich potrzeb oprogramowanie. Warto postawić na partnera, który ma odpowiednie doświadczenie, aby zapewnić wsparcie i wiedzę. Wdrożenie oparte na sprawdzonej metodyce toruje drogę do sukcesu.