Ponad 3,5 tys. m2 powierzchni magazynowej, 80 tysięcy artykułów w ofercie, wysyłka ponad ośmiu tysięcy produktów dziennie do klientów z 14 krajów w Europie – te liczby pokazują skalę biznesu firmy Olek Motocykle, największej w Polsce i jednej z największych w Europie hurtowni części do motocykli oraz pojazdów ATV. Do sprawnej obsługi procesów zachodzących w przedsiębiorstwie oraz utrzymania rozwoju, organizacja korzysta z kompleksowego systemu informatycznego do zarządzania firmą. Od kilku lat hurtownia pracuje z programem Comarch ERP XL, który stale jest rozbudowywany o kolejne narzędzia m.in. do zarządzania magazynem, przygotowywania analiz i raportów oraz składania zamówień przez platformę e-commerce.
– Mogę śmiało stwierdzić, że praca na kilku dobrze zintegrowanych ze sobą systemach, pochodzących od jednego producenta to duża przewaga w prowadzeniu firmy. Przy wyborze dostawcy oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem bardzo ważne było dla nas, aby w swoim portfolio miał zarówno system klasy ERP, jak i e-commerce B2B oraz WMS, czyli warehouse management system – zaznacza Maciej Gąsior, dyrektor generalny w Olek Motocykle.
Wielojęzyczny handel
Z platformy Comarch B2B, za pośrednictwem której składane są zamówienia na artykuły z oferty hurtowni Olek Motocykle, korzysta ponad 6 400 klientów z całego świata. Platforma e-commerce daje możliwość prowadzenia sprzedaży w ponad 30 językach. Dlatego kontrahenci z 14 krajów bez problemu mogą wybrać język, w którym ma się wyświetlać menu i w kolejnym kroku przystąpić do składania zamówienia.
Platforma wyposażona jest w intuicyjna wyszukiwarkę, która rozpoznaje produkty już po trzech znakach frazy zawierającej się w nazwie towaru – co więcej, nie musi być zachowywana kolejność liter. Wyszukiwarka daje również możliwość przeglądania całego asortymentu dostępnego w poszczególnych kategoriach oraz sortowania wyszukanych produktów według ceny, nazwy lub dostępności. Jeżeli aktualnie konkretnego towaru nie ma w magazynie, klient może ustawić prośbę o powiadomienie, które zostanie do niego wysłane, jak produkt będzie dostępny w sprzedaży. Platforma e-commerce jest w pełni zsynchronizowana ze stanami magazynowymi z systemu Comarch WMS i pozwala na zamówienie tylko takiej ilości towaru, jaka jest fizycznie w magazynie. Klienci mają dostęp do tych informacji z poziomu panelu użytkownika.
W samym koszyku przed złożeniem zamówienia można też wybrać walutę, sposób przesyłki kurierskiej, firmę kurierską oraz formę płatności.
– Dla stałych klientów, którzy składają zamówienie na kwotę powyżej 5 tys. złotych netto, mamy uruchomioną specjalną funkcjonalność – zapytania ofertowe. Takie zamówienie pojawia się w systemie Comarch ERP XL jako oferta sprzedaży. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad tym, jakiego rabatu możemy udzielić klientowi – system przygotowuje wykres, który pokazuje marżę wartościową oraz procentową i na tej podstawie ustalamy wartość zniżki – tłumaczyMaciej Gąsior, dyrektor generalny w Olek Motocykle.
– Staramy się, aby klienci składali zamówienia w systemie e-commerce, czyli przez platformę B2B. Jest to dla nas genialne narzędzie do obsługi wszelkiego rodzaju promocji, zarządzania towarem, komunikacji z klientami – dodaje Maciej Gąsior.
Złożone zamówienia są przesyłane do systemu Comarch ERP XL.
Bank informacji
Pracownicy hurtowni Olek Motocykle ustalili jedenaście procesów dla każdego zamówienia, które pojawia się w systemie Comarch ERP XL. Dla każdego z nich sprawdzana jest poprawność danych firmy, wybranej waluty i jej kursu, wysokość dostępnego limitu kupieckiego klientów oraz możliwości udzielenia rabatu. Informacja o zweryfikowanym i złożonym zamówieniu odsyłana jest do klienta. Jednocześnie zamówienie trafia do systemu Comarch WMS i następuje jego kompletacja.
– W panelu Comarch ERP XL znajdują się również kluczowe informacje o współpracy z poszczególnym kontrahentem: historia transakcji, powiadomienia o zbliżających się oraz przeterminowanych płatnościach za faktury a także rabaty, jakie mogą zostać udzielone klientowi oraz ich zgody na wysyłanie newslettera – wymienia Maciej Gąsior. System również wysyła klientom zestawienia faktur z adnotacją o ich statusie – dodaje Gąsior.
System Comarch ERP XL jest zintegrowany zarówno z platformą e-commerce, jak i programem do zarządzania pracami magazynu klasy WMS (warehouse management system), co pozwala na sprawny przepływ informacji o stanach magazynowych i dostępności produktów. Dodatkowo dane dotyczące klienta ustawione w systemie ERP jako domyślne są automatycznie aktualizowane na platformie Comarch B2B (adres firmy oraz dostawy, formy płatności, waluty, promocje, rabaty itd.).
Porządek na magazynowych półkach
Złożone zamówienia kompletowane są przez pracowników magazynu. Są oni wyposażeni w przenośne kolektory, na które system Comarch WMS generuje szczegóły zamówienia, łącznie z informacjami o dokładnym umiejscowieniu poszczególnych produktów (rząd, regał, półka) oraz wskazówkami o najkrótszej trasie do skompletowania całego zamówienia.
– Zgodnie z procesami, które opracowaliśmy dla pracy magazynu, za kompletację zamówienia odpowiedzialny jest jeden magazynier. Przekazuje je na strefę wydania, gdzie następuje tzw. weryfikacja, czyli skanowanie wszystkich pozycji z danego zamówienia oraz generowanie listu przewozowego, pakowanie towaru oraz generowanie faktury. Te czynności wykonuje już inny pracownik magazynu. Taki podział obowiązków sprawił, że pracujemy szybciej i sprawniej – opisuje Maciej Gąsior.
Szybko i dokładnie
Na skuteczność komplementacji zamówień miała również wpływ intuicyjność i łatwość w obsłudze systemu Comarch WMS.
– Przy wcześniejszym systemie wdrożenie magazyniera do pracy zajmowało około dwóch miesięcy. Dodatkowo znalezienie danego towaru w magazynie potrafiło zająć nawet godzinę. Teraz szkolenie nowego pracownika z obsługi systemu WMS trwa około 2-3 dni, a 99,9 proc. zamówień wysyłanych do klientach jest kompletnych – podkreśla Maciej Gąsior. Skróciliśmy również czas przygotowywania i wysyłania zamówień. Jeszcze półtora roku temu zajmowało to 24 godzin, czyli od momentu wpłynięcia zamówienia do wysyłki mijały 24 godziny i więcej. Aktualnie wysyłamy wszystkie paczki w ciągu półtorej godziny – dodaje dyrektor generalny Olek Motocykle.
Funkcjonalności na specjalne zamówienie
Na przyspieszenie realizacji zamówień pozwoliło również ustalenie w systemie Comarch WMS tzw. normatywów – 1000 bestsellerów, czyli najczęściej zamawianych produktów. Są one ułożone jak najbliżej strefy wydania i codziennie uzupełnianie. Każdy z magazynierów dostaje informację z systemu, jakie towary i w jakiej ilości należy donieść do konkretnej strefy w magazynie, tak aby można było wydawać je szybciej i sprawniej.
Wdrażając Comarch WMS, firma Olek Motocykle zdecydowała się też na skorzystanie z modułu inwentaryzacji a dokładniej z tzw. inwentaryzacji ciągłej. System codziennie generuje listę 50 adresów, które muszą sprawdzić pracownicy magazynów.
– Dzięki tak ułożonej pracy, nie zatrzymuje firmy nawet na jeden dzień. Robiąc inwentaryzację przy takiej ilości materiału, prawdopodobnie musieliśmy zamknąć hurtownię na dwa tygodnie, robić pełną informację. A tak w cyklu ciągłym mamy codziennie sprawdzanych 50 adresów – mówi Maciej Gąsior
Last but not least
W systemie Comarch WMS znajduje się również zestawienie wszystkich dokumentów magazynowych, dyspozycji z podziałem na zrealizowane, niezrealizowane, w realizacji, w przygotowaniu lub w toku oraz wykaz wszystkich pracowników wraz z liczbą dyspozycji, które wykonali. Dodatkowo kierownicy mogą w każdym momencie zobaczyć jakie jest obłożenie w magazynie i na podstawie tych informacji rozplanować pracę, biorąc pod uwagę ilość złożonych zamówień oraz paczek, które mają być wysłane do klientów danego dnia.
Z kolei aplikacja Comarch Business Intelligence pozwala na przygotowywanie raportów o wielkości zamówień i sprzedaży, kontrahentach spadkowych i wzrostowych a także sytuacji w regionach sprzedaży. Natomiast raporty dotyczące terminów płatności otrzymuje dział księgowości, a do kierowników magazynów przesyłane są raporty o stanach i rotacjach towarów w magazynach
