Blog

Zapytanie ofertowe – dobrze opracuj

Poprawne skonstruowanie zapytania ofertowego wymaga od przedsiębiorstwa znajomości własnych potrzeb w kluczowych obszarach działalności. Większość przedsiębiorstw, z którymi BPC Group miało styczność przed podjęciem działań doradczych, popełniła na tym etapie błędy:

• decydenci nie nadali właściwych priorytetów / rang kluczowym obszarom przedsiębiorstwa. W konsekwencji ważne funkcjonalności zostały zestawione z nieistotnymi dla danego przedsiębiorstwa;
• przedsiębiorcy tworzyli zbyt obszerne listy funkcjonalności w stosunku do wymaganego systemu, często na podstawie błędnych informacji wyszukiwanych w Internecie. W konsekwencji otrzymywali odpowiedzi na zapytania ofertowe wyłącznie od dostawców oferujących rozbudowane i bardzo drogie systemy, które nie odpowiadały rzeczywistym potrzebom firmy;
• przedsiębiorcy tworzyli zbyt krótkie listy funkcjonalności, nie uwzględniając na nich strategicznych potrzeb przedsiębiorstwa. W konsekwencji podpisywano umowę na wdrożenie rozwiązania z dostawcą, który nie posiadał odpowiedniej aplikacji, ani doświadczonej, kompetentnej kadry wdrożeniowej. Przy tworzeniu zapytania ofertowego, jednym z rozwiązań może być skoncentrowanie się na kluczowych procesach i wyróżnikach organizacji. Należy sprecyzować wymagania specyficzne dla przedsiębiorstwa i dla branży, w której ono działa, a następnie nadać im priorytet w zapytaniu ofertowym. Eksperci BPC szacują, że takich procesów, które wyróżniają przedsię- biorstwo tzw. core competencies jest 15–20%. Stworzenie listy zawierającej core competencies pozwoli już na tym etapie na wstępną selekcję dostawców.

Zweryfikuj referencje

Powszechną praktyką stosowaną przez dostawców na etapie sporządzania oferty jest manipulowanie referencjami. Na każde 10 analizowanych przez BPC referencji, 8 nie miało potwierdzenia w praktyce. Na listach przedstawianych przez dostawców wyszczególnione zostały wdrożenia, które:

• nie miały miejsca w rzeczywistości. Przedsiębiorstwo referencyjne stosowało zupełnie inne rozwiązanie ERP i nigdy nie współpracowało z dostawcą, ani innym dostawcą wskazanego rozwiązania;
• zostały wdrożone przez innego partnera w sieci;
• dotyczyły innego zakresu współpracy np. dostawcy sprzętu, usług doradczych;
• zostały wdrożone częściowo, w wąskim zakresie (niejednokrotnie niepełnego modułu);
• dotyczyły nieaktualnych (starych) wersji systemu, które nie są już rozwijane, rozwiązań, które oparte były o przestarzałą technologię bazodanową, środowisko MS-DOS, etc.;
• nie zostały zrealizowane przez dostawcę, lecz przejęte wraz z zatrudnieniem pracowników;
• zostały zrealizowane przez byłych pracowników firmy, a obecnie dostawca nie zatrudnia kompetentnej kadry;
• dotyczą realizowanych aktualnie wdrożeń, których nie można uznać za referencyje z uwagi na mały zakres zrealizowanych prac. Zaskakujący jest fakt, że manipulacji dopuszczają się zarówno międzynarodowe korporacje, jak i polscy dostawcy. Regułą natomiast jest to, że im marka dostawcy jest poważniejsza, tym częściej przedsiębiorcy odchodzą od weryfikacji kompetencji. To poważny błąd.

Sprawdź dokładnie ceny

W ramach jednej sieci dealerskiej dostawcy mogą różnie wyceniać projekt. Ceny otrzymane w odpowiedzi na to samo zapytanie ofertowe mogą różnić się od siebie nawet o 300 %. Różnice mogą wynikać z:

• Posiadanych kompetencji dostawców np. zatrudnianie etatowych inżynierów z wysokimi kwalifikacjami wdrożeniowymi i bogatym doświadczeniem;
• Realizowanej przez dostawców strategii biznesowej;
• Wsparcia producenta np. udzielania większych rabatów na zakup licencji dostawcom z wyższym statusem partnerskim;

Ten sam dostawca zmienia cenę w zależności od różnych czynników. Oferta wstępna może różnić się od końcowej nawet o 200 %. Przykładowe powody:

• Niedoprecyzowanie funkcjonalności;
• Niedostatecznie doprecyzowane wymagania co do infrastruktury;
• Niedostatecznie doprecyzowane wymagania co do infrastruktury;

Wskaźnik ten często zestawiany jest ze wskaźnikiem ROI, co pozwala określić korzyści w stosunku do kosztów. Cena realizacji projektu obejmuje zatem zakup: licencji, usług wdrożeniowych, szkoleniowych, baz danych. Może obejmować modyfikacje oprogramowania oraz integrację z innymi rozwiązaniami specjalistycznymi /uzupełniającymi ERP. Ważną składową oferty są usługi maintenance tj. wsparcia technicznego dla systemu i sprzętu (administracja systemu, serwis powdrożeniowy, utrzymanie systemu, aktualizacja oprogramowania, help-desk). Wdrożenie rozwiązania może wiązać się również z zakupem sprzętu.

Momentem, w którym powinno nastąpić określenie przedmiotu umowy (obejmującego m.in. sposób i harmonogram wdrożenia, przeprowadzenia szkoleń oraz usług serwisowych) jest okres, w którym następuje kształtowanie zapisów umownych.

Sytuacja, w której jedna ze stron dwa lata po zawarciu umowy występuje z żądaniem jej zmiany w zakresie poszczególnych zobowiązań wchodzących w przedmiot umowny świadczy jednoznacznie o błędach popełnionych na wstępnym etapie, wynikających niejednokrotnie z działania pod presją czasu, braku wizji biznesowej, uzgadniania zmian bez zachowania formy pisemnej (np. ustnie) lub też po prostu braku wsparcia działu prawnego. Wskazać zatem należy, iż przedmiot umowy winien zostać opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. Jednocześnie zwrócić należy uwagę na występujące przy opisie przedmiotu umowy zwroty „w szczególności”, „między innymi”, które tworzą katalog otwartych zobowiązań i mogą w rezultacie stanowić instrument interpretacyjny służący rozszerzaniu przedmiotu umowy.

Bezpiecznym rozwiązaniem z punktu widzenia każdej ze stron jest zatem dokładne opisanie zobowiązań umownych, bądź to w jej tekście, bądź w załączniku do niej. Powyższe staje się istotne zwłaszcza w kontekście należytego określenia sposobu rozliczania świadczonych usług wspomagających proces nabycia systemu informatycznego np. możliwe jest ich rozliczenie za całokształt lub godzinowe. Ponadto należy podkreślić to, czego przedsiębiorcy nie są świadomi, a mianowicie, że zmiany w umowach są przez prawo co do zasady niedopuszczalne (dotyczy to umów zawieranych w trybie zamówień publicznych).

Zatem wskazania wymaga potwierdzony w praktyce fakt, że niezwykle istotne dla późniejszego okresu realizacji umowy jest uprzednie należyte, szczegółowe i jednoznaczne dokonanie analizy przedwdrożeniowej, uwzględniającej zapewnienie integralności wszystkich systemów informatycznych przedsiębiorcy. Tylko bowiem prawidłowa analiza „przed” będzie skutkowała pełną satysfakcją przedsiębiorcy z wdrożonego rozwiązania informatycznego „po”.