Blog

Po wdrożeniu sytemu ERP pracującego na bazie danych SQL, pracownicy Metaltech Piasecki wielokrotnie zgłaszali dotychczasowej firmie wdrożeniowej problemy
z wydajnością całego systemu. Szczególnie odczuwalne były one w okresach wzmożonej aktywności, np. przy tworzeniu raportów z systemu, standardowo realizowanym pod koniec każdego tygodnia. Utrudnienia generowały koszty oraz wydłużały czas pracy. Firma wdrożeniowa nie potrafiła skutecznie zwiększyć wydajności całego systemu.

Znalezieniu ułomności systemu oraz wdrożeniu rozwiązań eliminujących słabe ogniwa bazy SQL podjęła się Warszawska spółka wdrożeniowa VECTO. Uznano, że najważniejszym elementem początkowych prac jest zrozumienie realnych oczekiwań oraz próba zdefiniowania końcowego efektu realizowanych zmian. Podczas pierwszego spotkania inżynierów VECTO z przedstawicielami Metaltech Piasecki zostały zatem omówione główne obszary i wyzwania, związane z optymalizacją całego systemu. Podstawą wdrożeń powinno być pełne zrozumienie potrzeb Klienta i jego oczekiwań zarówno teraz, jak i w przyszłości. Konsekwencją przeprowadzonych dyskusji było określenie trzech głównych mankamentów: braku dostępnej przestrzeni dyskowej, problemów z wydajnością bazy SQL i spowolnienia działania ERP.

Analiza – z czym tak naprawdę mamy problem?

Opinie pracowników, użytkowników systemu oraz podstawowe dane związane z wydajnością systemu są istotnym sygnałem do zdefiniowania rzeczywistych problemów obu wadliwych obszarów (ERP, SQL). Jednak inżynierowie VECTO uznali, że propozycja konkretnych rozwiązań, powinna być dodatkowo poprzedzona audytem, dającym pełny obraz niedoskonałości oraz pozwoli na zdefiniowanie słabych ogniw systemu. Przeprowadzono dwa audyty: analizę wydajnościową infrastruktury (VECTO) oraz analizę bazy SQL z wykorzystaniem DBPlus Performance Monitor (DBPlus).

Badania doprowadziły do interesujących wniosków. Zarówno analiza infrastruktury Mitrend, przeprowadzona przez VECTO, jak i badanie wydajności pod kątem oprogramowania zarządzającego bazą SQL, wskazały niedoskonałości całej struktury. Uznano zatem, że wyłącznie działanie dwutorowe przyniesie Klientowi oczekiwaną poprawę szybkości działania oraz eliminację problemów, zgłaszanych przez użytkowników systemu. Co ważne, analiza Mitrend, przy dokładnym zdefiniowaniu potrzeb, uchroniła Klienta przed inwestycją w mało wydajny, w tym konkretnym przypadku, system pamięci masowej.
Zgromadzone w wyniku audytu dane, pozwoliły dopasować rozwiązania eliminujące dotychczas występujące ograniczenia w funkcjonalności systemu.

Zdecydowano się na zastosowanie macierzy dyskowej DELL EMC Unity z technologią FAST Cache, a dzięki dodatkowej analizie wydajności bazy SQL z wykorzystaniem DBPlus Performance Monitor stwierdzono, że implementacja dostarczonych rekomendacji umożliwi aż 30 proc. wzrost wydajności bazy danych określonej parametrem „elapsed time”. Klient chętnie przystał na propozycję, że koszty związane z udoskonaleniem działania bazy SQL zostaną poniesione wyłącznie przy osiągnięciu tak wysokiego poziomu optymalizacji.

Wzrost wydajności o 50%!

Po przeprowadzonej optymalizacji sprzętu i oprogramowania, udało się ostatecznie osiągnąć ok. 50% wzrost wydajności – liczonej jako spadek wartości parametru Elapsed Time o 50%, czyli całkowitego czasu, jaki poświęca baza danych na odpowiedź na wszystkie zapytania. Efekt implementacji rozwiązań był zatem wyższy o 20% od pierwotnej prognozy. Pracownicy Metaltech Piasecki niemal z dnia na dzień wyraźnie odczuli wzrost wydajności systemu. Zwiększona została również przestrzeń dyskowa, a zastosowane rozwiązania umożliwiają jej dalszy, niskokosztowy rozwój w zależności od pojawiających się w przyszłości nowych wyzwań i potrzeb spółki.

„Ponieśliśmy znaczne pierwotne koszty inwestycji i początkowe efekty niestety nie spełniały naszych oczekiwań. System nie był wydajny, zamiast usprawniać pracę zespołu, generował dodatkowe koszty obsługi. Zdecydowaliśmy się zaprosić do współpracy VECTO oraz DBPlus i z perspektywy czasu mogę stwierdzić, że była to właściwa decyzja. Diagnostyka całej infrastruktury IT, zaproponowane, a następnie wdrożone rozwiązania wyeliminowały słabe ogniwa systemu oraz zwiększyły jego wydajność aż o 50 proc. Złożoną przez obie firmy propozycję płatności tylko pod warunkiem uzyskania prognozowanych efektów, uznajemy za dowód profesjonalizmu i bardzo partnerskiego podejścia do klientów.” – powiedział Mariusz Malinowski, kierownik działu informatyki w Metaltech Piasecki.

Systemy ERP odgrywają coraz większą rolę w firmach produkcyjnych. Miniony rok był dobry dla dostawców rozwiązań klasy ERP na polskim rynku. Perspektywy na najbliższe lata również są bardzo optymistyczne, co nie oznacza, że branża nie musi mierzyć się z licznymi wyzwaniami. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Monitor ERP System wśród menedżerów przedsiębiorstw wytwórczych, obszarami wymagającymi usprawnienia dzięki rozwiązaniom informatycznym są przede wszystkim: planowanie, realizacja i raportowanie produkcji, eliminacja wąskich gardeł oraz podnoszenie terminowości i jakości obsługi klienta.

Wsparcie ekspansji zagranicznej

Coraz więcej polskich firm zaczyna prowadzić działania na rynkach międzynarodowych. Z każdym rokiem trudniej jest konkurować w dynamicznym środowisku międzynarodowym, opierając swoją strategię jedynie na niższej cenie. W ostatecznym rozrachunku to wiedza, doświadczenie oraz umiejętne wykorzystanie nowoczesnych technologii zadecydują o sukcesie. Menedżerowie firm produkcyjnych muszą posiadać odpowiednie narzędzia, aby móc efektywnie konkurować na arenie międzynarodowej. 
ERP to skuteczny oręż w walce o klienta. Systemy informatyczne są powszechne wykorzystywane w firmach zagranicznych, dlatego jeżeli planujemy ekspansję na tych rynkach, warto pamiętać, że rozwiązania takie jak elektroniczna wymiana danych (EDI) czy faktur elektronicznych są tam standardem. 

Specjalizacja narzędzi informatycznych

Wdrażając system ERP, należy przede wszystkim wybrać rozwiązanie dostosowane do potrzeb organizacji. Nie ulega wątpliwości, że w przemyśle największe korzyści dają systemy dedykowane firmom produkcyjnym, wyposażone w odpowiednie moduły wspierające najważniejsze procesy. Do takich w MONITOR ERP zaliczamy:

• Moduł Produkcja zapewniający efektywne planowanie, harmonogramowanie i nadzorowanie procesu produkcyjnego. Umożliwia zarządzanie każdym typem produkcji, od projektowej poprzez produkcję jednostkową, dyskretną do produkcji seryjnej. 
   
• Moduł Zakupy służący do generowania sugestii zakupowych, kontroli i zarządzania dostawami materiałów i komponentów do magazynu.
  
• Moduł Sprzedaży zapewniający zintegrowane zarządzanie procesem obsługi zamówień klientów, od korzystania z CRM i ofertowanie, po faktury i rozrachunki.
   
•  Moduł Magazyn posiadający z kolei komplet narzędzi do rejestracji, zarządzania, magazynowania, lokalizowania oraz kontroli zapasów magazynowych, również z wykorzystaniem czytników PDA.

oraz zintegrowany z nimi:

• Moduł Warsztat rejestrujący czas realizowanych operacji w gniazdach produkcyjnych oraz raportujący koszty zleceń produkcyjnych.

 

W jaki sposób przedsiębiorstwa powinny przygotować się do wdrożenia systemu klasy BI?

Wdrożenie systemu klasy Business Intelligence to niewątpliwie zmiana technologiczna, ale przede wszystkim rewolucja biznesowo-organizacyjna. Z jakimi wyzwaniami wiąże się takie przedsięwzięcie? Jakie fazy składają się na kompleksowy proces wdrożenia? 

Korzyści płynące z wdrożenia w przedsiębiorstwie systemu klasy BI

Wdrożenie w organizacji systemu klasy Business Intelligence to stosunkowo kosztowne i czasochłonne przedsięwzięcie, jednakże niosące za sobą wymierne korzyści. Mowa przede wszystkim o łatwym i szybkim dostępie do przejrzystych i spójnych informacji na temat bieżącej kondycji przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia jest również demokratyzacja dostępu do istotnych z punktu widzenia biznesu danych, co w konsekwencji prowadzi do decentralizacji zarządzania. 

Od czego zacząć?

Sukces wdrożenia uzależniony jest od właściwego planowania, stąd też punkt wyjścia stanowić powinna gruntowna analiza potrzeb biznesowych. Dopiero po ich dokładnym zbadaniu istnieje możliwość wyboru optymalnego rozwiązania klasy BI oraz przejścia do kolejnego etapu – tworzenia hurtowni danych. Etap ten wiąże się z ich standaryzacją i czyszczeniem, a w dalszej kolejności z automatyzacją pracy hurtowni. Pomyślne zakończenie tej fazy wdrożenia stanowi początek pracy nad wzorcami i szablonami raportów, które będą następnie trafiać do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary działalności. Finalny etap wdrożenia obejmuje testy oraz szkolenia przyszłych użytkowników i administratorów systemu.  

Ryzyka i wyzwania związane z wdrożeniem

Niewątpliwie największym ryzykiem związanym z wdrożeniem systemu klasy BI w organizacji jest ryzyko błędnego określenia celów. Brak gruntownej analizy biznesowej to gwarancja niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Częstym błędem jest ponadto niewłaściwe oszacowanie kosztów, co skutkuje nierzadko rezygnacją z wdrożenia nowego rozwiązania w całej organizacji i koncentracją na jednym bądź kilku obszarach biznesowych (np. sprzedaży bądź controllingu). Etapowe wdrażanie rozwiązań BI w organizacji to niezwykle często wykorzystywana strategia, jednak rodząca wyzwania w zakresie późniejszej integracji.

Kluczem do sukcesu jest bezsprzecznie gotowość osób decyzyjnych w firmie do zmiany obecnej kultury organizacyjnej w zakresie dostępu do informacji oraz przygotowanie na planowane zmiany pracowników, którzy podobnie jak kierownictwo powinni być w pełni świadomi korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązań BI w organizacji.
 

Dzięki systemowi pracownicy magazynowi znacznie usprawnili swoją pracę, aktualnie mogąc wykonywać większą ilość procesów w danym czasie.

Wcześniej posiadaliśmy już mniej zaawansowane rozwiązanie do zarządzania magazynem.

Zważaliśmy na to, aby sam interfejs był do niego zbliżony dzięki czemu pracownicy nie musieli odbywać przydługich szkoleń z obsługi nowego systemu, uzyskując tym samym nowe, rozszerzone funkcjonalności.

Po wdrożeniu WMSa, rozbudowie planu kont i sposobu księgowania magazynu (wejścia i wyjścia) w czasie rzeczywistym, inwentaryzacja w naszej firmie także uległa diametralnej zmianie. Aktualnie wszystkie stany na magazynowe posiadamy w formie online.

Wcześniejszym naszym rozwiązaniem było kilka odrębnych programów autorskich tj. program magazynowy, środki trwałe, księgowość sprzedaż. Problemem był fakt, że wspomniane programy w ogóle ze sobą nie współpracowały. W przypadku obecnego rozwiązania posiadamy moduły tego samego programu, które można ze sobą łączyć, automatyzować, co przekłada się na łatwiejszą dostępność danych potrzebnych do przeprowadzenia procesu inwentaryzacji.