Wprowadzanie zaawansowanych systemów IT w MŚP

Nowe technologie oraz dogodne formy finansowania pozwoliły niewielkim fabrykom zatrudniającym od 50 osób przejmować skomplikowane procesy produkcyjne.  Nie jest już rzadkością, że podejmowanie ważnych decyzji przechodzi z Zarządów do struktur kadry średniego szczebla.

To co jeszcze 15-20 lat temu potrafiły produkować tylko duże firmy zatrudniające 250-400 osób dzisiaj doskonale realizują firmy 100 osobowe. Jeżeli spojrzymy na to zjawisko jeszcze przez charakterystykę krótkich serii a nawet produkcji jednostkowej co w Polsce jest standardem, to można sobie zadać pytanie – Jak to jest możliwe? Jak radzimy sobie z tak dużym tempem  rozwoju oraz wzrostem jakości produkcji?

Odpowiedź jest jak zwykle w kilku miejscach. Po pierwsze Kadra kierownicza średniego szczebla, która wyszła z zarządzania za pomocą zeszytów i arkuszy, świadomie wspiera się systemami ERP, które nie są już tylko osiągalne dla dużych i średnich firm. Drugi element układanki to narzędzia informatyczne, które weszły na produkcję i zbierają wiarygodne informacje o zleceniach. Po trzecie elastyka w organizacji, objawiająca się  łatwość  podejmowania nowych wyzwań w zleceniach, świetne radzenie sobie z ciągłymi zmianami na produkcji przy szybkim dostosowaniu się do personalizowania się rynku i klienta.

Według mnie polski przedsiębiorca jest w bardzo komfortowej sytuacji przy wyborze narzędzi IT na produkcję, ponieważ dzisiaj rozwiązania informatyczne średniej klasy za 200-350 tyś. złotych potrafią już to co 10 lat temu było tylko zarezerwowane dla systemów za miliony złotych. Praktycznie to, co jest potrzebne aby podtrzymać elastyczność w organizacji i nie wpaść w kosztowne szaleństwo zmian to wdrożenie systemu ERP. Wybrane systemy  już posiadają  APS planowanie produkcji, DMS zarządzanie dokumentacją, workflow elektroniczny obieg dokumentów, zarządzanie magazynem WMS, monitorowanie produkcji MES, analizy wielopoziomowe i wymiarowe poprzez BI. Dzięki takim funkcjonalnościom możemy świadomie podejmować decyzje bez niepotrzebnych dodatkowych kosztów przy ciągłym przeplanowaniu. Notabene ciągłe i umiejętne  przeplanowywanie zleceń jest naszą mocną stroną kiedy „zachodni” przemysł stara się unikać zmian.

Polski przemysł małych i średnich firm produkcyjnych dojrzał do wprowadzania zaawansowanych systemów IT a rynek IT rozumie już, że siła systemu nie tkwi w usztywnieniu procesów a w elastyczności z wiarygodnymi danymi. Niemiecki rynek pokazał to bardzo dobrze jak technologia połączona z skalą małych firm potrafi zbudować potęgę na rynku światowym.

Przedsiębiorca PL najczęściej oczekuje od oprogramowania ERP  aby wsparło planistę w planowaniu i optymalizowaniu produkcji. Biuro konstrukcyjne i technolog chcą rejestrować szereg zmian w dokumentacji i produkcji. Dział sprzedaży i zakupów chcą posiadać wiedze o statusie zleceń z informacją szczegółową z zakresu jakości produktu, zarządzania partią. Na końcu dnia manager oczekuje aktualnej informacji  o kosztach rzeczywistych za pomocą BI. Jeszcze 10 lat temu taki „koncert życzeń” był awykonalny za pomocą jednego rozwiązania informatycznego w budżecie 250 tysięcy złotych.

Z moich wieloletnich obserwacji polskiego przemysłu mogę stwierdzić, że z pomocą np. takich systemów jak MONITOR ERP możemy rozwijać i umacniać umiejętność realizowania krótkich zleceń w krótkim czasie w europejskiej jakości. To nas wyróżnia na rynku światowym i ta umiejętność według mnie, za pomocą narzędzi IT może być świadomie rozwijana i przekuta na przewagę rynkową.

Wyszukiwanie rozwiązań IT dla przedsiębiorstwa - dostawcy IT i doradztwo biznesowe

Perspektywy rozwój i ograniczenia rozwiązań chmurowych w polsce 2020

System ERP w chmurze jeszcze nie jest zbyt popularnym rozwiązaniem na naszym rynku. Różnice technologiczne i formalne rozwiązań OnPremise i Cloud są bardzo istotne, warto jednak zacząć od spojrzenia na te dwie technologie z pewnej perspektywy.

Przede wszystkim – nie ma jedynej słusznej definicji systemu ERP w Cloud. W zasadzie nawet outsourcing sprzętu do centrum obliczeniowego jest pewną formą koncepcji Cloud, a takie rozwiązania pojawiły się w Polsce już dobrych parę lat temu. Na drugim biegunie rozwiązań Cloud możemy sobie wyobrazić rozwiązanie w pełni zunifikowane dla wszystkich korzystających z niego klientów, serwisowane w sposób całkowicie globalny i wiążące się z miesięczną opłatą obejmującą wszystkie koszty sprzętowe i administracyjne. Pośrodku istnieje wiele rozwiązań hybrydowych – jak chociażby przeniesienie sprzętu i oprogramowania do centrum obliczeniowego (chmury) oraz outsourcing wszystkich usług administracyjnych (lub tylko systemowych i bazodanowych) do dostawcy chmury za stałą opłatą miesięczną, jednakże przy zachowanym tradycyjnym modelu zakupu licencji oraz z możliwością pełnego wpływu na kształt oprogramowania (tzn. realizacji modyfikacji unikalnych dla firmy klienta). Wyłania nam się tym samym pierwsza podstawowa zasada – dopytajmy najpierw dostawcę, jaki konkretnie model rozwiązania w chmurze może zaoferować, gdyż różnorodność rozwiązań jest znaczna. Oczywiście im bardziej zróżnicowana jest oferta dostawcy, tym łatwiej będzie dograć z nim szczegóły optymalnego rozwiązania. Jeśli zaś dostawca oferuje jedyne słuszne rozwiązanie chmurowe – być może po bliższej analizie odkryjemy punkty, które są nie do zaakceptowania dla konkretnej firmy.

Rozwiązania chmurowe co do zasady są w średnim okresie tańsze. Oczywiście porównując koszty, należy pamiętać o wszystkich kosztach, niekiedy „ukrytych” – tj. kosztach utrzymania nie tylko komputerów, ale także samej serwerowni (koszty energii elektrycznej, klimatyzacji) czy systemów backupu, kontroli bezpieczeństwa, autentykacji itp., specjalistów potrzebnych do ich nadzorowania i administracji itp. W zależności od dojrzałości rozwiązania i dostawcy – systemy chmurowe są również łatwiej serwisowalne (stabilność rozwiązania, nanoszenie poprawek, upgrade’y). Potencjalnie bardzo ważnym aspektem jest skalowalność – możliwość efektywnej reakcji na zmianę obciążenia w krótkim czasie (np. zamknięcie miesiąca), jak i dłuższym okresie (np. rozwój organizacji / oddziałów firmy). Chmura rozliczana opłatą miesięczną jest również bardziej elastyczna w przypadku nietrafionej inwestycji i potrzeby zmiany dostawcy.

Chmura daje potencjał łatwego dostępu do systemu ERP z dowolnego miejsca na świecie – zatem dla firm o rozproszonej strukturze jest to bardzo ważny parametr, dający konkretne korzyści biznesowe, przyspieszający procesy, ułatwiający komunikację, zwiększający jakość danych i zaangażowanie pracowników. Z drugiej strony chyba najczęstszą obawą przy wyborze rozwiązania w chmurze są kwestie związane z bezpieczeństwem. W tym kontekście przede wszystkim chodzi o odporność na ataki hakerskie, gdyż bezpieczeństwo rozumiane jako stabilność dostępu oraz odporność na awarie – w przypadku chmury zazwyczaj jest wyższe niż w przypadku OnPremise. Analizując potencjalne rozwiązanie w chmurze, warto zatem skupić się na ewaluacji ryzyk związanych z nieuprawnionym dostępem do systemu i danych. Pamiętajmy jednak o tym, że również rozwiązania OnPremise nie są z definicji odporne na ataki prowadzone technikami informatycznymi czy socjotechnicznymi, zaś wewnętrzne zespoły IT mogą być wręcz mniej doświadczone i świadome tych zagrożeń niż certyfikowane zespoły wysokiej klasy specjalistów zatrudnianych przez centra obliczeniowe dostawców Cloud.

Bartłomiej Denkowski
PreSales Director
IFS Europe East

Customizacja funkcjonalności ERP

BPC GROUP POLAND: Systemy ERP na rynku funkcjonują od wielu lat, jednak rynek IT dosyć dynamicznie się rozwija i ewoluuje. Nowoczesność dosyć szybko zmienia swoje znaczenie w kontekście poszczególnych funkcjonalności, klas systemowych. Czasami spotykamy się z opinią, iż innowacyjności i nowoczesności należy szukać w systemach uzupełniających ERP a nie ich samych, ale czy tak jest rzeczywiście?

Czym dla Państwa jest dziś nowoczesny system ERP?

Unifactor: Nowoczesny system ERP to oprogramowanie obejmujące swym zasięgiem wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa, dający szybki dostęp do bieżących informacji, komunikujące się z systemami naszych parterów (dostawców czy odbiorców) za pomocą web serwisów. Bardzo ważnym elementem jest zapewnienie zgodności z aktualnym stanem prawnym. Oczywiście w konkretnych przypadkach zakres funkcjonalności jest bardzo różny. Firmy handlowe kładą nacisk na crm-y, moduły handlowe, analizy pareto, tabele przestawne, natomiast produkcyjne skupiają się bardziej organizacji produkcji, planowaniu, kalkulacji TKW, łańcuchu dostaw. Posiadanie jednego otwartego, konfigurowalnego, ergonomicznego sytemu ERP z jednolitym interfejsem pozwala na szybsze wdrożenie nowych pracowników i wydajniejszą pracę pozostałych. Jeśli zwiążemy się z jednym, „godny zaufania” dostawcą ERP to jeden dostawca odpowiada za działanie systemu. Dostaniemy szybki serwis w jednym miejscu, rozwój funkcjonalności zgodny z trendami na rynku, implementację własnych pomysłów(lub koniecznych funkcjonalności) gratis lub po znacznie obniżonych kosztach. Rozproszenie oprogramowania po różnych dostawcach wymaga współpracy z wieloma podmiotami. Pracownicy korzystają z różnych interfejsów, dostęp do przekrojowych informacji jest utrudniony, komunikują się z różnymi serwisami bo do końca nie wiadomo która aplikacja źle działa i który z dostawców jest za to odpowiedzialny. Bywa, że dostawcy oprogramowania wzajemnie „umywają ręce” od odpowiedzialności. Niestety czasami jesteśmy „skazani” na integrację z różnymi systemami. Im lepiej to zrobimy tym przedsiębiorstwo działa efektywniej. Sprawna obsługa i szybki dostęp do informacji to podstawa prowadzenia biznesu niezależnie od wybranego modelu funkcjonowania systemu ERP: z systemami uzupełniającymi lub bez.

BPC GROUP POLAND: W ostatnim czasie niemal cały świat dotknęła pandemia koronawirusa, która wręcz z dnia na dzień spowodowała zmianę organizacji pracy wielu przedsiębiorstw. Dla części była to konieczność wprowadzenia pracy zdalnej, ograniczenie pracowników na zamianach, ograniczenie sprzedaży stacjonarnej i kontaktów indywidualnych interpersonalnych z światem zewnętrznym, ale także wewnątrz firmy. Czy sytuacja ta w jakiś sposób wpłynęła bądź wpłynie na rozwój Państwa systemu ERP? Jeśli tak to w jaki?

Unifactor: W obecnej sytuacji bardziej niż kiedykolwiek liczy się ergonomia obsługi systemu i automatyzacja procesów. Każde zbędne działanie myszką czy wypełnione pole edycyjne przy wolnym połączeniu zdalnym jest bardziej odczuwalne. Dlatego optymalizujemy interfejsy. Drugim obszarem jest rozbudowa serwera raportów. Dzięki niemu szereg procesów realizowanych jest automatycznie: księgowanie dokumentów, analizy księgowe, analizy sprzedaży, faktury okresowe, informacje o płatnościach, stopień realizacji zleceń produkcyjnych, zapotrzebowania materiałowe itp. W czasie mniejszego obciążenia systemu (w nocy) generowane są odpowiednie zestawienia i wysyłane e-mailem do wskazanych pracowników lub klientów. Ważnym elementem jest też automatyczne przyjmowanie zamówień klientów za pomocą aplikacji webowej, e-maila czy web serwisu..

BPC GROUP POLAND: Na rynku IT mamy dostępnych dziś kilka modeli wdrożeniowych systemów ERP. Standardem dobrze znanym przedsiębiorcom jest model On-Premise, jednakże alternatywą od pewnego czasu jest wdrożenie w chmurze. Niejednokrotnie dostawca ERP może zaproponować oba z tych modeli, zaś ci przedsiębiorca, którzy są skłonni na wdrożenie systemu w tzw. chmurze zastanawiają się który wariant będzie dla nich bardziej uzasadniony biznesowo. Na co powinien Państwa zdaniem zwrócić uwagę przedsiębiorca i w jaki sposób dokonać porównania ofert na wdrożenie systemu ERP On-Premise vs Cloud?

Unifactor: W naszej opinii jak również po rozmowach z wieloma klientami uważamy, że korzystanie z systemu ERP w model SaaS może być jedynie elementem wspomagającym rozwiązania On-Premise. System ERP może funkcjonować w chmurze pod warunkiem, że będzie możliwość szybkiego przeniesienia całości systemu na własny serwer przedsiębiorstwa. W przypadku braku możliwości korzystania z chmury z różnych przyczyn np.: brak dostępu do internetu, zbyt duże koszty, bankructwo dostawcy, spór prawny z dostawcą itp. – klient powinien mieć możliwość pracy na własnej infrastrukturze. Oczywiste zalety modelu SaaS takie jak: skalowanie mocy obliczeniowej, bardziej elastyczne licencjonowanie, brak konieczności budowy własnej infrastruktury serwerowej, zapewnione backup-y, automatyczne aktualizacje, dostęp z dowolnego miejsca przez internet są doceniane przez klientów – tylko czy wszystkim potrzebne? Trzeba zauważać też wady rozwiązań SaaS: brak kontroli nad infrastrukturą serwerową, mniejsze bezpieczeństwo, większe ryzyko dostępu przez osoby niepowołane, RODO, brak kontroli nad aktualizacjami O ile firmy sektora retail i e-commerce działające w skali globalnej mogą wykorzystać potencjał modelu SaaS to wydaje się to mocno dyskusyjne dla firmy produkcyjnej, pracującej w jednej lokalizacji. Przesyłanie dużej ilości danych produkcyjnych wymaga szybkiego i stabilnego łącza internetowego, najlepiej z łączem zapasowy co generuje znaczne koszty a mało daje albo nic. Odrębnym tematem są automatyczne aktualizacje w przypadku ERP jest to raczej wada niż zaleta. Praktycznie nasz każdy klient posiada dostosowaną do jego potrzeb wersję ERP. Proces aktualizacji poprzedzony jest testami na bazie klienta i po ich zaliczeniu dokonywana jest aktualizacja sytemu ERP. Z własnego „podwórka” mamy przykłady, że klienci pracują stabilnie na naszym oprogramowaniu wiele lat bez kontaktu z nami. Możliwe jest to dzięki rozbudowanej konfiguracji i parametryzacji systemu. Reasumują uważamy że najważniejsza jest funkcjonalność systemu ERP i jego customizacja do potrzeb przedsiębiorstwa. Model jego użytkowania SaaS czy On-Premise jest sprawą drugorzędną. W konkretnym przypadku należy przeanalizować zalety i wady obu rozwiązań i świadomie podjąć decyzję kierując się chłodną analizą a nie modą czy zafascynowaniem jakąś technologią.

Strategia na trudne czasy, czyli przyspieszony kurs z cyfryzacji w dobie koronawirusa

Na temat odgórnego wsparcia gospodarki przez światowe rządy nie gasną płomienne dyskusje. Ale firmy powinny się zabezpieczyć przede wszystkim od wewnątrz. Technologiczne podejście do zagadnień biznesowych może być pomocne, a wręcz wybawiać z sytuacji bez wyjścia. Już teraz przedsiębiorcy głośno zastanawiają się nad zmianą modeli biznesowych. Wynika to z braku i przystosowania do warunków narzuconych przez pandemię. W pogoni dnia codziennego i czasach koniunktury mogło zabraknąć czasu, aby zastanowić się nad planem awaryjnym na wypadek zagrożenia, teraz jednak nie możemy już przed tym uciec. Niezabezpieczenie przyszłości byłoby skrajnie nieodpowiedzialne.

Jak wiele jesteśmy w stanie zrobić zdalnie?
W ostatnim czasie powyższe pytanie kołatało się w głowach wielu menadżerów na różnych stopniach hierarchii firmy. Pandemia koronawirusa niemal z dnia na dzień wymusiła zmianę organizacji pracy ogromnej liczby przedsiębiorstw. Ograniczenie do minimum lub całkowity zakaz pracy stacjonarnej w biurach, ograniczenie pracowników na zmianach, ograniczenie sprzedaży stacjonarnej i kontaktów interpersonalnych ze światem zewnętrznym – to tylko niektóre zmiany zachodzące w ostatnich tygodniach. Ich wprowadzenie pociągało za sobą niewielkie optymalizacje i usprawnienia technologiczne. Biorąc pod uwagę te trendy, Hicron jako firma wdrożeniowa rozwiązań IT, w tym także systemów ERP, wystartował z nową, aktualną ofertą dla Klientów.

HicrOn-Time Strategy
HicrOn-Time Strategy już w samej nazwie zwraca uwagę na dwa bardzo ważne aspekty. Po pierwsze, oferta dostosowana jest do obecnych, zmieniających się i niepewnych czasów. Po drugie Strategia daje firmom poczucie bezpieczeństwa, że zdążą wprowadzić ulepszenia, które pozwolą na ich dalsze działanie.

W czasie kiedy firmy ograniczają rekrutacje, trudno jest rozbudować zespół o dobrych specjalistów IT, zorientowanych na korzyści biznesowe. To z kolei zagraża płynnemu wdrożeniu i realizacji strategicznych celów operacyjnych w IT, niezbędnych do zwiększenia wydajności firmy. Dlatego też oferta antykryzysowa musiała wziąć pod uwagę niepewność czasów z jaką mierzą się przedsiębiorcy. HicrOn-Time Strategy stawia więc na elastyczne działania, skalowalny model współpracy dostosowany do potrzeb i wymagań Klientów, znakomitych ekspertów SAP, również w niszowych obszarach oraz efektywność kosztową i krótkoterminowe zobowiązania.

Trzy warianty HicrON-Time Strategy
W czasach koronawirusa wiele firm, aby przetrwać i zachować potencjał musi zainwestować w rozwiązania informatyczne, które pozwolą zautomatyzować część zadań i umożliwią pracę zdalną. Jedna z podstawowych decyzji biznesowych, która towarzyszy każdemu kryzysowi gospodarczemu dotyczy ograniczenia inwestycji, przesunięcia ich na dalszy plan lub zawieszenia na czas nieokreślony. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują środki niezbędne do zmagania się z konsekwencjami zmian gospodarczych. Pojawia się więc naturalne pytanie: jak wdrażać krytyczne dla przedsiębiorstwa w tym okresie projekty i działania przy ograniczonych budżetach inwestycyjnych? Aby na nie odpowiedzieć musieliśmy wprowadzić zmiany ofertowe. Dlatego w oparciu o nasze doświadczenia z zakresu projektów transformacji cyfrowej opracowaliśmy podejście HicrOn-Time Strategy, które odpowiada na potrzeby firm w dobie kryzysu i przedstawia trzy drogi rozwoju:

  1. Realizacja mniejszych projektów pozwalająca wdrożyć niewielkie rozwiązania IT, które szybko przyniosą znaczące usprawnienia i oszczędności.
  2. Optymalizacja i ulepszenia stawiające na strategiczne projekty i dokonywanie transformacji biznesu w kierunku cyfrowym.
  3. Dbanie o podstawy technologiczne porządkujące do tej pory mniej priorytetowe obszary firmy.

Jako Hicron pomagamy całościowo realizować i obsadzać projekty, które szybko zwiększają efektywność biznesu. Dysponujemy ekspertami, którzy utrzymują systemy SAP w dobrej kondycji i wspierają użytkowników, a przy tym dostarczamy skalowalne i niezwykle elastyczne modele współpracy, wspomagające biznes w niepewnej rzeczywistości. Takie podejście pozwala naszym Klientom nie tylko przetrwać trudne czasy, ale także przygotować się na lepszą przyszłość.

Remigiusz Efinowicz

Managing Partner, Executive Director International Sales Hicron