Rusza wsparcie dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które ucierpiały w trakcie pandemii. Podmioty, które odnotowały w tym czasie spadek obrotów, mogą wnioskować do jednej z pięciu instytucji wskazanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości o dotację w wysokości od 50 do 540 tys. zł na inwestycje prowadzące do rozszerzenia lub dywersyfikacji działalności. Dofinansowanie może objąć koszty związane z transformacją cyfrową firmy, np. systemy do zarządzania produkcją, do zarządzania relacjami z klientami, systemy analityczne oraz e-commerce. Pierwsze środki popłyną do firm z sektora hotelarstwo, gastronomia (HoReCa), turystyka i kultura.
Głównym założeniem KPO (Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności) jest wsparcie branż, które ucierpiały w trakcie pandemii i uodpornienie ich na przyszłe kryzysy. Dlatego w pierwszej kolejności środki trafią do organizacji z branży hotelarskiej, kulturalnej czy gastronomicznej. Wskazane zostały kody działalności PKD, które mogą zostać objęte pomocą.
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorstwa muszą należeć do sektora MŚP, czyli zatrudniać mniej niż 250 pracowników i spełniać jedno z dwóch kryteriów finansowych – roczny obrót poniżej 50 mln EUR lub roczna suma bilansowa poniżej 43 mln EUR.
Kolejnym warunkiem przyznania pomocy jest spadek obrotów o co najmniej 30% (liczony rok do roku), w roku 2020 lub 2021.
Ile wynosi wysokość dotacji?
Wsparcie z KPO udzielane jest na bardzo korzystnych warunkach. Może wynieść aż 90% kosztów całej planowanej inwestycji. Udzielane jest jako pomoc de minimis. Dotacja może wynieść od 50 do 540 tys. zł.
Pomoc będzie udzielana w formie refundacji poniesionych wydatków. Oznacza to, że firma najpierw musi ponieść koszty całej inwestycji opisanej w złożonym wniosku, a następnie otrzymuje zwrot 90% tych kosztów.
Jakie inwestycje można sfinansować z KPO?
Dotacje można przeznaczyć na rozszerzenie lub dywersyfikację działalności prowadzonej w sektorach hotelarstwo, gastronomia, turystyka lub kultura. Wprowadzane zmiany mogą dotyczyć przykładowo unowocześnienia bazy usługowej, zmiany sposobu produkcji lub dostarczania usług, zmiany produktów lub usług w asortymencie firmy, pozyskania nowych dostawców, dystrybutorów czy usługodawców, zwiększenia grona potencjalnych klientów.
Główną częścią projektu muszą być wydatki inwestycyjne, takie jak zakup nowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych (w tym programów komputerowych i licencji) oraz robót budowalnych. Inwestycje mogą być uzupełnione szkoleniami pracowników i usługami doradczymi.
Warto zaznaczyć, że transformacja cyfrowa firmy jest dodatkowo punktowana. Doświadczenia ostatnich lat pokazały, jak ważne może być zastosowanie rozwiązań informatycznych w obliczu sytuacji kryzysowych, takich jak pandemia i związane z nią obostrzenia. Odpowiednio przygotowane firmy mogły szybko przejść na model pracy zdalnej, zmienić kanały dystrybucji, czy elastycznie zmodyfikować procesy produkcyjne. Środki z KPO mają więc wspierać odporność firm poprzez ich cyfrowy rozwój. Można je przeznaczyć na oprogramowanie do zarzadzania produkcją i do automatyzacji procesów w firmie (takie jak systemy Comarch ERP), systemy analityczne (np. rozwiązania Comarch BI), czy e-commerce (np. Comarch e-Sklep).
Jak ubiegać się o dotacje z KPO?
Firmy, które chcą się ubiegać o wsparcie, muszą przygotować wniosek przestawiający zakres inwestycji, jej budżet i harmonogram. Wzór wniosku znajduje się na stronie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) i pięciu regionalnych operatorów konkursu. Wniosek w formie elektronicznej musi zostać złożony w terminie od 6 maja do 5 czerwca. Instytucje deklarują, że dokumentacja zostanie zweryfikowana w ciągu dwóch tygodni od zakończenia naboru, czyli środki mogą zacząć spływać do firm już w okresie wakacyjnym.
– W ofercie Comarch ERP znajduje się wiele rozwiązań, które mogą wspierać branżę HoReCa i wpisują się w założenia dotacji z KPO – mówi Magdalena Trybus, Kierownik ds. finansowania Comarch Enterprise Solutions. – Ciekawym przykładem jest kompleksowa cyfryzacja grupy Whiskey in The Jar. W tej znanej sieci restauracji wdrożony został system Comarch ERP Optima do zarządzania firmą, wsparty systemem Comarch ERP DMS zapewniającym digitalizację dokumentów oraz rozwiązaniem Comarch BI, czyli zaawansowaną analityką danych. Innym ciekawym wdrożeniem jest informatyzacja w największym parku rozrywki w Polsce, Energylandii, gdzie znajduje się wiele punktów gastronomicznych. Zachęcam do zapoznania się z tymi przykładowymi wdrożeniami oraz do kontaktu z ekspertami Comarch. Zaproponujemy rozwiązania dopasowane do potrzeb i możliwości firmy, a także zweryfikujemy możliwość ich zakupu ze środków KRO – dodaje.
Comarch został założony w 1993 roku w Krakowie, a od 1999 roku jest notowany na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Jest jedną z największych firm informatycznych w Europie i prowadzi projekty dla czołowych marek z Polski i świata w najważniejszych sektorach gospodarki m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT, administracji publicznej, przemyśle, ochronie zdrowia oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Allianz, Auchan, BNP Paribas Fortis, BP, Carrefour, Heathrow Airport, Heineken, ING czy LG U+, Orange, Telefónica, T-Mobile, Vodafone.
Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Corocznie Comarch inwestuje środki o wartości ok. 15 proc. przychodów w projekty innowacyjne. W 2022 roku nakłady na prace R&D wyniosły 398,9 mln zł. Obecnie zatrudnia ponad 6500 ekspertów, w ponad 80 biurach w ponad 30 krajach od Australii i Japonii przez Bliski Wschód oraz Europę aż po obie Ameryki.
Firma dobrze prosperuje – przynajmniej na papierze. Za to konto świeci pustkami. Powód? Liczne nieopłacone należności. Klienci, którzy nie płacą rachunków na czas, mogą wpędzić przedsiębiorstwa w prawdziwe kłopoty.
Jak najszybciej podejmij działanie
Aby otrzymać zaległe należności, zwykle nie wystarczy rozesłać kilka upomnień. Jeżeli zaczniesz się interesować nierozliczonymi fakturami dopiero wtedy, gdy usługa została już wykonana lub towar został dostarczony, jesteś na straconej pozycji. W tym wypadku zaleca się podjęcie działań z wyprzedzeniem. Jakie kroki należy podjąć i w jaki sposób nowoczesne oprogramowanie ERP, takie jak proALPHA, wspiera Twoje działania, podsumowaliśmy tutaj:1. Zaufanie jest dobre, kontrola – lepsza
Na początku współpracy z nowymi klientami bardzo trudno jest poprawnie przewidzieć ich praktyki płatnicze. Również w przypadku stałych klientów nie jest to łatwe, jeżeli np. ich zdolność kredytowa ulegnie zmianie. Aby zminimalizować ryzyko, konieczne jest regularne sprawdzanie wiarygodności kredytowej kontrahentów. Ponieważ tego typu informacje są trudne do zdobycia, zaleca się współpracę z wywiadowniami gospodarczymi. Jeszcze bardziej skuteczne jest bezpośrednie połączenie systemu ERP, poprzez interfejs, z wybraną wywiadownią gospodarczą. W ten sposób ocena wiarygodności kredytowej staje się procedurą standardową, co znacząco zmniejsza ryzyko niewywiązania się z umowy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku transakcji zagranicznych, ponieważ ocena wiarygodności klientów zagranicznych jest zwykle dużo trudniejsza. Jeżeli ponadto dysponujesz bezpośrednim kontaktem z agencją windykacyjną, możesz również proaktywnie i automatycznie przeprowadzać oceny wiarygodności kredytowej. W przypadku ujemnego wyniku sposób płatności może poprzez workflow zostać natychmiast zmieniony na przedpłatę. W ten sposób można całkowicie wyeliminować ryzyko. 2. Wszystko pod kontrolą
Jeżeli firma dobrze funkcjonuje, może się zdarzyć, że kontrola wierzytelności nie będzie traktowana priorytetowo. Aby nie stracić płynności finansowej z pola widzenia, proALPHA na bieżąco udostępnia raporty dotyczące aktualnych należności. W ten sposób również dział sprzedaży zachowuje przegląd nierozliczonych pozycji klientów, ponieważ wszelkie dokumenty są zapisywane z odniesieniem do klienta. Uprzejme zwrócenie uwagi na nieuregulowaną fakturę podczas rozmowy telefonicznej jest często bardziej efektywne niż standardowe pisemne upomnienie. Ponadto każdy etap jest automatycznie dokumentowany, aby zapewnić ochronę w przypadku sporów prawnych. Należy również pamiętać, że w przypadku profesjonalnego zarządzania należnościami upomnienia powinny być wystawiane niezwłocznie po upływie terminu płatności, a nie dopiero po dłuższym czasie. Automatyczne procesy wystawiania upomnień wspierane przez oprogramowanie mogą z łatwością przejąć to zadanie. Obowiązuje przy tym zasada, że po drugim upomnieniu – w przypadku sprawdzonych klientów ewentualnie po trzecim – należy mimo to podjąć kroki prawne. 3. Porządek w danych – porządek w upomnieniach
Jeżeli dane nie są rejestrowane poprawnie, najpóźniej podczas wystawiania upomnień mogą pojawić się problemy. Niekompletne numery zamówień, literówki, niedokładne dane itd., wszystko to ma negatywny wpływ na terminowe regulowanie płatności. Błędów tych można jednak uniknąć, np. poprzez zastosowanie dodatkowej usługi z chmury do sprawdzania adresów lub numerów identyfikacji podatkowej. Poprzez użycie standardowych masek podczas rejestrowania danych klientów można ponadto z łatwością rozpoznać brakujące lub błędne dane. 4. Szybsze osiągnięcie celu dzięki rozliczeniom częściowym
Wystawianie faktur jest często skomplikowanym zadaniem, szczególnie przy realizacji projektów. Dlatego zaleca się stworzenie podstawy do uwzględniania faktur częściowych już podczas negocjacji umów. W istocie trudniej jest wykazać pewien postęp w projekcie niż czas świadczenia pracy lub dostarczone materiały. Dzięki ustaleniu kroków milowych możliwe jest jednak wdrożenie rozliczeń opartych np. na półautomatycznych procesach workflow. 5. Podjęcie kroków prawnych
Jeśli wszystko inne zawiedzie, a klient nie odpowiada na upomnienia, istnieje tylko jedna możliwość: podjęcie kroków prawnych. Przedsiębiorstwa mogą wtedy samodzielnie złożyć wniosek o wydanie nakazu sądowego lub zatrudnić specjalistę. Obowiązuje przy tym ogólna zasada: w przypadku wielu faktur na niewielkie kwoty właściwym specjalistą jest agencja windykacyjna. Natomiast w przypadku pojedynczych dużych transakcji przedsiębiorstwa powinny zwracać się bezpośrednio do prawnika. W obu przypadkach elastyczny system ERP z modułami dodatkowymi pomaga zmniejszyć obciążenia administracyjne. Tylko nieliczne dane wezwania do zapłaty muszą zostać wypełnione ręcznie, a teczka klienta jednym kliknięciem myszy może zostać w całości przekazana do odpowiedniego specjalisty.
Podsumowanie
Poprzez wystawianie faktur we właściwym czasie i punktualne rozliczenia, można poprawić własną wypłacalność oraz zmniejszyć ryzyko utraty płynności finansowej. Ponieważ może to mieć pozytywny wpływ na negocjacje kredytowe z bankami, profesjonalne zarządzanie należnościami jest niezwykle ważnym elementem zarządzania ryzykiem. Za pomocą nowoczesnego systemu ERP, takiego jak proALPHA, procesy w zakresie finansów i księgowości są realizowane efektywnie i bezpiecznie. Wierzytelności są przy tym stale monitorowane, co znacząco wpływa na poprawę warunków pracy w Twoim przedsiębiorstwie.
WHO zaleca, by dziennie wykonywać 10 000 kroków. Tylko tyle (i aż tyle) dzieli nas od zdrowia. A ile kroków dzieli nas od udanego wdrożenia? To pewnie wiesz już z tytułu. A odpowiedź na pytanie „jakie są to kroki?” znajdziesz w artykule.
Krok 1. Dokładnie określ swoje potrzeby
Zanim zaczniesz szukać systemu workflow, zastanów się, co chcesz osiągnąć dzięki jego wdrożeniu. Jakie procesy chcesz usprawnić? Jakie korzyści chcesz uzyskać? Określenie celów pomoże Ci w wyborze odpowiedniego systemu i ułatwi ocenę jego skuteczności po wdrożeniu.
Przykładowe pytania, które możesz sobie zadać:
Jakie procesy w firmie są czasochłonne i nieefektywne?
Jakie błędy są często popełniane w manualnych procesach?
Jakie informacje są często gubione lub przekazywane z opóźnieniem?
Jakie dokumenty są często drukowane, kopiowane i archiwizowane?
Krok 2. Wybierz odpowiedni system
Na rynku dostępnych jest wiele systemów workflow, różniących się funkcjami, ceną i łatwością użycia. Jeśli odpowiedziałeś/aś na poprzednie pytania, na pewno łatwiej będzie Ci dopasować system do potrzeb.
Ważne jest jednak, aby wziąć również pod uwagę takie czynniki jak:
Funkcje: czy system oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz?
Łatwość użycia: czy system będzie łatwy w obsłudze dla Twoich użytkowników?
Integracja: czy system integruje się z innymi narzędziami, których używasz?
Cena: jaki jest koszt systemu i czy mieści się on w Twoim budżecie?
Dostawca: czy dostawca oferuje dobre wsparcie i szkolenia?
ajlepiej byłoby potwierdzić każdy czynnik w dwóch różnych źródłach. Na przykład w recenzjach online czytamy, że system jest łatwy w obsłudze, ale sprawdzamy to również w wersji próbnej.
Krok 3. Zaangażuj wielu użytkowników
Ważne jest, aby użytkownicy systemu workflow byli zaangażowani w proces jego wdrożenia. Szczególnie pracownicy działów operacyjnych i kadrowych, których wiedza na temat codziennych operacji biznesowych jest niezbędna do zapewnienia, że system będzie spełniał rzeczywiste potrzeby firmy.
Ponadto, zaangażowanie użytkowników pomoże w szybszym zaadaptowaniu się do nowego systemu.
Do testowania warto włączyć nie tylko kierowników i „najlepszych pracowników”. Zakłada się, że osoby z tej „elitarnej grupy” najprawdopodobniej znajdą i wskażą problemy. W praktyce często bywa jednak tak, że pracownicy o różnych poziomach umiejętności i obowiązkach zawodowych napotykają różne przeszkody.
Dzięki temu rozwiązaniu unikamy również podziałów. Perspektywę „my vs oni” zmieniamy na „jeden za wszystkich”.
Krok 4. Zaczekaj z uruchomieniem środowiska produkcyjnego
Określenie momentu, w którym należy zakończyć testowanie wymaga skutecznej komunikacji oraz pełnej współpracy pomiędzy:
kierownictwem firmy,
działem IT,
działami, które podlegają procesom automatyzacji
dostawcą.
Wdrożenie rozwiązania automatyzacji biura powinno być planowane i realizowane stopniowo. Szczególnie ważne jest przeprowadzanie testów we wczesnych etapach procesu. Powinno się to robić tak często, jak to możliwe.
Skoncentrowane testy pozwalają uniknąć nieprzewidzianych problemów, które mogłyby wpłynąć na sprawność działania systemu w przyszłości.
„Lepiej zapobiegać niż leczyć” – ta zasada ma swoje zastosowanie również we wdrożeniach.
Krok 5. Zadbaj o przekazanie wiedzy
Użytkownicy potrzebują odpowiedniego wsparcia i szkoleń, aby móc efektywnie korzystać z nowego systemu workflow. Szkolenie powinno obejmować:
wyjaśnienie działania,
demonstrację funkcji,
weryfikację dalszych potrzeb użytkowników.
Bieżące wsparcie pomaga użytkownikom pogłębić użytkowanie w czasie. Brak szkoleń będzie z kolei prowadzić do trudności w korzystaniu z systemu, a to może przełożyć się na opór wobec jego stosowania i ogólnie niską akceptację ze strony użytkowników.
W skrócie
Wdrożenie to wyjątkowy czas w cyklu życia każdej firmy. Warto wygospodarować sobie na ten projekt więcej czasu, być może odpuścić na chwilę poboczne zadania. Dostawcy przez wiele dni (a często też nocy) pilnują, by cały proces przebiegł sprawnie, jednak sukces zależy od zaangażowania wszystkich interesariuszy.
Każde wdrożenie to osobna historia. Wspólnymi siłami można sprawić, że będzie miała szczęśliwe zakończenie.
Optymalizacja przestojów na produkcji jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania procesami produkcyjnymi. Jednym z głównych celów optymalizacji jest minimalizacja czasu przestojów poprzez identyfikację i eliminację ich przyczyn. W tym celu konieczne jest wprowadzenie systemu monitorowania czasu przestojów oraz analiza zebranych danych w celu zidentyfikowania powtarzających się problemów. Dzięki temu menedżerowie mogą podejmować świadome decyzje mające na celu poprawę efektywności procesów produkcyjnych i redukcję kosztów związanych z przestojami.
Kolejnym ważnym krokiem w optymalizacji przestojów na produkcji jest zastosowanie metod zapobiegania awariom oraz utrzymania maszyn w dobrej kondycji technicznej. Regularna konserwacja i przeglądy techniczne pozwalają minimalizować ryzyko awarii maszyn oraz redukować czas przestojów związanych z koniecznością napraw. Ponadto, szkolenie personelu w zakresie obsługi i konserwacji maszyn może przyczynić się do zwiększenia ich efektywności oraz minimalizacji ryzyka wystąpienia przestojów związanych z błędną obsługą. Dzięki podejmowanym działaniom optymalizacyjnym możliwe jest zwiększenie dostępności maszyn oraz poprawa wydajności procesów produkcyjnych.
Niezależnie od podstawowych modułów systemu w ramach realizacji indywidualnych projektów istnieje możliwość uruchomienie dedykowanej funkcjonalności bazującej na dostępnych komponentach, których funkcjonalność będzie w pełni dostosowana do potrzeb zamawiającego. Na bazie takiej formuły współpracy powstały dodatkowe modułu takie jak: Inwentaryzacja inicjalna, OCR, Obchody zmianowe, Zlecenia produkcyjne oraz Andon.
Administracja W ramach modułu do administracji jest możliwe pełne zarzadzanie uruchomioną konfiguracją zarówno w zakresie użytkowników systemu ich uprawnień jak również struktury organizacyjnej, tłumaczeń czy też realizowanych procesów biznesowych. Na poziomie administratora dostępne są również rozbudowane mechanizmy do tworzenia i administrowania obszarem raportów, wskaźników KPI oraz dynamicznych wykresów. Zarządzanie użytkownikami obejmuje zarówno określenie podstawowych danych takich jak nazwa użytkownika jak również przypisanie uprawnień w strukturze organizacyjnej, określenie dostępu do poszczególnych funkcji w systemie oraz uprawnień poprzez przypisania odpowiednich ról w systemie. Zarządzenie poprzez role pozwala administratorowi na elastyczną konfigurację procesu przepływu informacji w zakresie każdego z obsługiwanych w systemie dokumentów.
W celu ułatwienia procesu zasilanie danymi administrator dysponuje mechanizmem zbiorczego zasilania systemu danymi poprzez import z arkuszy Excel.
Workflow Moduł Workfolw gwarantuje w pełni elektroniczną obsługę procesu definiowania i przepływu uruchomionych w systemie dokumentów takich jak: projekt, budżet, zamówienie, faktura, karta pracy, dokumenty magazynowe, wnioski oraz inne uruchomione zgodnie z założeniami projektu. Definicja procesu przepływu poszczególnych dokumentów opiera się o encje oraz typy w ramach których są definiowane statusy oraz uprawnienia w odniesieniu do poszczególnych ról w systemie.
Graficzny mechanizm zarządzania procesem przepływu poszczególnych dokumentów gwarantuje że administrator systemu w sposób sprawny oraz czytelny może zmodyfikować istniejący już proces oraz stworzyć zupełnie nowy.
Mobile
Budowa systemu oraz zastosowane technologia powoduje że wszystkie elementy systemu są dostosowane do pracy zarówno na standardowych stacjach roboczych takich jak laptop jak również na urządzeniach mobilnych takich jak tablet czy też smartfon. Zaimplementowane mechanizmy definiowania nowych rekordów „dokumentów” gwarantują sprawną obsługę systemu przez każdego z użytkowników. Pełna skalowalności systemu dostosowuje ekrany roboczy do urządzenia na którym system jest obsługiwany. Dodatkowo zastosowanie dedykowanych modułów instalowanych ze sklepu na urządzeniach typu smartfon pozwoli usprawnić pracę na systemie poprzez wykorzystanie takich technologii jak RFID/NFC.
Raporty W ramach raportowanie z systemu użytkownicy mają do dyspozycji zarówno predefiniowane raporty dostępne w ramach poszczególnych obszarów biznesowych jak również mają elastyczne narzędzia do dynamicznego raportowania danych zgromadzonych w systemie. Jednym z podstawowych narzędzi do dynamicznego raportowania oraz informowania użytkownika systemu o kluczowych informacjach zarejestrowanych w systemie jest moduł KPI „moduł wskaźników”. W ramach niniejszego modułu administrator systemu ma możliwości zdefiniowania dowolnych ekranów w postaci różnego typu kafelków prezentujących, wskaźniki, wykresy, kluczowe dane.
Dodatkowo łatwym w użyciu narzędziem do raportowania są standardowe listy z danymi w ramach których użytkownik ma dostępne mechanizmy do analizy danych zbliżone do tych które znajdują się w arkuszu Excel. Eksport danych do arkusza Excel gwarantuje również łatwą dystrybucję informacji zgromadzonych w systemie.
W celu generowania dedykowanych formularzy bazujących na danych zgromadzonych w systemie użytkownicy mogą wykorzystać z wbudowanego mechanizm dołączania szablonów przygotowanych w dokumentach Word. Wiedza przekazywane podczas szkolenia administratorów systemu pozwoli na samodzielne tworzenie i modyfikowanie istniejących formularzy. Zaawansowane raportowanie może być realizowane zarówno za pomocą zewnętrznych narzędzi poprzez zapewnienie dostępu do danych jak również poprzez Crystal Reports w ramach którego system posiada wbudowany mechanizm do udostępniania przygotowanych raportów.
Projekty
Obsługa różnego typu projektów realizowanych w ramach przedsiębiorstwa,
Definicja zadań realizowanych w zakresie inwestycji/remontu,
Planowanie czasowe i kosztowe, umowy związanych z realizacją poszczególnych projektów,
Kontrola stopnia realizacji w odniesieniu do budżetu,
Realizacja zadań zasobami własnymi jak i przez wykonawców zewnętrznych.
Faktury System wspomaga obieg faktur kosztowych od ich wprowadzenia do akceptacji, księgowości i archiwizacji. Wstępne sprawdzenie, opis i szybka akceptacja dokumentów ułatwi pracę wszystkim pracownikom firmy. Wdrożony moduł skróci czas potrzebny na obsługę faktur kosztowych, zwiększy kontrolę nad terminami i pomoże w realizacji przepływu informacji w ramach akceptacji poszczególnych dokumentów kosztowych.
Obieg faktur kosztowych składa się z trzech podstawowych kroków: zarejestrowania faktury w systemie, jej opisania i zaakceptowania oraz eksportu faktury do bufora systemu finansowo-księgowego. Elektroniczny obieg dokumentów wyeliminuje ryzyko utraty lub zanieczyszczenia danych dokumentów. Obieg faktur można zdefiniować dla całej firmy lub dla konkretnego działu, projektu lub dowolnej innej jednostki. Każdy proces ma swoje zasady związane z opisywaniem, akceptacją i archiwizacją faktur.
Infrastruktura
Możliwość szczegółowej ewidencji wyposażenia wchodzącego w skład przedsiębiorstwa z zachowaniem hierarchicznego podziału,
Szczegółowe informacje techniczne wraz z planami prac cyklicznych i historią serwisową,
Możliwość powiązania dokumentów technicznych takich jak schematy, instrukcje, dokumentacja producenta,
Gwarancje producenta i dostawcy z terminami ich upłynięcia i zasadami świadczenia,
Powiązanie ze środkami trwałymi i innymi nośnikami kosztów,
Mechanizm znakowania infrastruktury za pomocą kodów QR lub tagów RFID/NFC.
Pracownicy
Ewidencja pracowników i użytkowników systemu,
Ewidencja personelu własnych jak również firm na stałe współpracujących,
Rejestracja posiadanych przez pracowników uprawnień, badań, szkoleń,
Możliwość tworzenia zmianowego harmonogramu pracy z możliwością centralnego
zarządzania w formie kalendarza,
Zarządzanie narzędziami posiadanymi przez pracownika,
Praca
Rejestracja zadań przez poszczególnych użytkowników infrastruktury za pomocą urządzenia przenośnego typu smartfon,
Wielowariantowa ścieżka przepływu zgłoszeń uzależniona od typu i priorytetu zgłoszenia,
Dokumentacja zgłoszeń poprzez zdjęcia,
Klasyfikacja zdarzeń, ocena możliwości i czasu realizacji, dobór wykonawcy,
Odbiór zrealizowanych prac przez zgłaszających,
Uproszczony mechanizm tworzenia zadań do realizacji,
Planowanie
Konserwacje i przeglądy planowane czasowo i eksploatacyjnie
Przeglądy UDT i inne wynikające z zasad eksploatacji
Legalizacje, kalibracje itp.
Obchody zmianowe z wykorzystaniem urządzeń przenośnych i oznaczenia RFIF/NFC/QR,
Bieżąca kontrola stopnia realizacja poszczególnych remontów w odniesieniu do planu w zakresie terminów i kosztów,
Zakończenie zadań remontowych wraz z protokołami odbioru prac i protokołami przekazania do użytkowania (eksploatacji),
Magazyn
Techniczna ewidencja części zamiennych i materiałów raz z danymi technicznymi, załącznikami, stanami magazynowymi, stanami minimalnymi,
Obsługa centralnego magazynu części zamiennych jak i magazynów wydziałowych,
Obsługa standardowych transakcji magazynowych obejmujących rozchody części, przyjęcia, inwentaryzację oraz aktualizację stanów za pośrednictwem integracji,
Techniczna ewidencja części zamiennych do elementów wyposażenia,
Proces zakupu części zamiennych
Zamówienia
Kartoteka Dostawców części zamiennych i usług,
Pełny proces zakupu części zamiennych i usług od wystawienia zapotrzebowania poprzez akceptację merytoryczną i finansową zamówienie i przyjęcie,
Definicja matrycy uprawnień w zakresie akceptacji elektronicznej dokumentów zamówienia.
Inwentaryzacja Inicjalna
Efektywne i sprawne zarządzanie infrastrukturą produkcyjną wymaga również wiedzy na temat gospodarki magazynowej części zamiennych dostępnych dla pracowników służb technicznych oraz historii ich rzeczywistego wykorzystania w odniesieniu do wykonywanych prac serwisowych. Częstym problemem związanym z tym obszarem jest posiadanie dużej ilości części zamiennych poza elektroniczną ewidencją. Przyczyn takiej sytuacji może być wiele a rozwiązaniem jest:
Zgoda na prowadzenie elektronicznej ewidencji magazynu części zamiennych wykorzystywanych przez służby utrzymania ruchu,
Przeprowadzenie spisu posiadanych części zamiennych rozproszonych po terenie przedsiębiorstwa,
Wprowadzenie procedury pobierania części zamiennych z magazynu tylko na realizowane zlecenia serwisowe,
Udostępnienie pracownikom służb technicznych prostego narzędzia informatycznego pozwalającego na rejestrację danych w trakcie prowadzonych prac serwisowych,
Podstawowymi elementami modułu do inwentaryzacji inicjalnej
Urządzenie mobilne za pomocą którego bezpośrednio w terenie są rejestrowane wymagane informacje na temat poszczególnych części zamiennych. Aplikacja mobile gwarantująca sprawną rejestrację wymaganych danych poprzez zastosowanie prostych w obsłudze formularzy do uzupełniania danych które wymuszają wprowadzenie wymaganych informacji z predefiniowanych słowników.
Przenośna drukarka zintegrowana z mobilną aplikacją co pozwala na szybki wydruk etykiety dla części zamiennej która została zinwentaryzowana.
Mechanizm wykonywania zdjęcia dla inwentaryzowanych części zamiennych i zapisywanie ich do centralnej bazy.
Obchody zmianowe W ramach wielu przedsiębiorstw posiadających infrastrukturę kluczowe jest sumienne prowadzenie cyklicznych kontroli nadzorowanych urządzeń i instalacji. W wielu przypadkach awariom powodującym zatrzymanie się instalacji i co za tym idzie straty produkcyjne można uniknąć. Kluczowe jest zidentyfikowanie nieprawidłowości na wczesnym etapie wystąpienia usterki oraz podjęcie odpowiednich działań naprawczych.
Autonomicznego Utrzymania Ruchu „Autonomous Maintenance”. Zdarza się również że tego typu działania prowadzone są również przez Służby Utrzymania Ruchu co wynika najczęściej ze struktury organizacyjnej i podziału odpowiedzialności. Niezależnie pod tego jaki dział jest odpowiedzialny za realizację obchodów często zakres tych działań nie jest ujęty w żadnym systemie informatycznym, bardzo często pozostaje w wersji papierowej.
W teorii precyzyjne definicja zakresu kontroli jest kluczowa i daje gwarancję sukcesu w postaci eliminacji zdarzeń awaryjnych których wystąpienie jest poprzedzone możliwymi do zaobserwowania symptomami. Niestety w praktyce nawet bardzo precyzyjne określony zakres obchodu jeśli nie jest elektronicznie nadzorowany nie daje oczekiwanych rezultatów.
W tym miejscu należy podkreślić że aktualnie z pomocą przychodzą najnowsze technologie których zastosowanie pozwoli na znaczące zwiększenie skuteczności wykonywanych obchodów. Jesteśmy przekonaniu że wykorzystanie dedykowanego modułu do obsługi obchodów pracującego na urządzeniach mobilnych typu smartfon/tablet współpracujących z technologią RFID zastosowaną do oznakowania infrastruktury pozwala na rejestrację danych podczas realizacji obchodu.
Podstawowymi elementami modułu do obsługi obchodów są następujące elementy:
Dedykowanych mechanizm do definiowanie zakresu kontroli dla poszczególnych urządzeń wchodzących w zakres ścieżki obchodowej,
Ewidencja ścieżek obchodowych wraz z częstotliwością wykonania,
Urządzenie mobilne typu Tablet lub Smartfon do potwierdzania wykonanych czynności podczas realizacji obchodu,
Oznakowanie trasy obchodowej z wykorzystaniem technologii RFID/NFC która wymusi obecność pracownika na instalacji i usprawni rejestrację danych,
Mechanizm do szybkiej rejestracji zidentyfikowanych problemów obejmujący klasyfikacją i dokumentacją zdjęciową,
Intuicyjne i proste w obsłudze narzędzie do analizy i nadzoru zrealizowanych obchodów,
Powiadomienia o zidentyfikowanych nieprawidłowościach,
Uruchamiane narzędzie do obsługi obchodów może stanowić uzupełnienie dla wykorzystywanych systemów klasy CMMS/EAM a standardowe mechanizmy integracji mogą zagwarantować wymianę wymaganych informacji.
Kluczowymi korzyściami wdrożenia tego typu narzędzi jest:
zwiększenie bezpieczeństwa na nadzorowanej infrastrukturze,
ograniczenie nieplanowanych postojów,
zwiększenie żywotności eksploatowanych urządzeń,
zwiększenie dostępności infrastruktury,
ograniczenie kosztów ponoszonych na realizacje napraw,
podniesienie efektywności działań służb technicznych.
_
O SimplyMobile
Jesteśmy dynamiczne rozwijającą się firmą której fundamentem są ludzie specjalizujący się od ponad 20 lat wdrażaniem dedykowanych rozwiązań informatycznych w pełni dostosowanych do indywidualnych potrzeb użytkowników. W znaczącym stopniu koncentrujemy się wokół branżowych systemów klasy CMMS / MES / Work-Flow / DMS. W ramach realizowanych projektów gwarantujemy udział konsultantów, którzy z pasją od wielu lat realizują projekty, których podstawowym celem jest optymalizacja procesów zarządzania majątkiem, informatyczne wspieranie procesów utrzymania ruchu, elektroniczna ewidencja zleceń serwisowych.
Mobilność i ergonomia wdrażanych rozwiązań to gwarancja pozyskiwania rzeczywistych i kompletnych danych, na podstawie których możliwe jest podejmowanie trafnych decyzji.
Mamy doświadczenie w zakresie:
Optymalizacja procesów zarządzania majątkiem i utrzymania ruchu,
Wdrożenia rozwiązań klasy CMMS/MES/DMS/Work-Flow,
Wdrażania aplikacji mobilnych zintegrowanych z dużymi rozwiązaniami ERP,
Nasz portal wykorzystuje pliki cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich używanie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Więcej informacji znajdziesz w Polityce Prywatności Grupy BPCZapoznałem się
