• Witaj na bpc-guide.pl
Baza systemów IT

Archiwum Autora: Aleksandra

Czy stać cię na nieposiadanie systemu ERP?

Choć coraz więcej firm korzysta z systemów ERP, wśród średnich przedsiębiorstw wciąż jest to niewiele ponad połowa (53,9 proc.). Jednym z czynników, dla których wiele organizacji nie decyduje się na korzystanie z tego rodzaju oprogramowania, jest cena. Tymczasem wzięcie pod uwagę wyłącznie kosztów wdrożenia czy utrzymania systemu nie daje pełnego obrazu. Pytaniem, które warto sobie zadać, jest: co firma traci, jeśli nie używa systemu ERP?

O konkurencyjności na rynku decyduje nie tylko aktualna kondycja przedsiębiorstwa, jego wyniki czy liczba klientów. Kluczowe znaczenia ma również możliwość dostosowania się do zmieniających się warunków. Mogą to być rosnące oczekiwania klientów, wprowadzenie przez konkurencję nowych produktów, ale także otoczenie rynkowe i okoliczności zewnętrzne. Ostatnie miesiące są dowodem na to, że w wielu branżach to właśnie elastyczność potrafi przesądzić o „być albo nie być”. Jest ona możliwa wtedy, kiedy proces decyzyjny w firmie jest możliwie jak najkrótszy, zarząd ma dostęp do najważniejszych danych finansowych zarówno w skali mikro jak i makro, a jednocześnie organizacja potrafi efektywnie działać i zapewnić sprawny przepływ zadań i informacji między pracownikami. To właśnie umożliwiają systemy ERP i wspierające je oprogramowanie obejmujące procesy miękkie w organizacji.

Ile więc może kosztować nieposiadanie systemu ERP?

Koszt opóźnionych decyzji

W globalnych korporacjach, które mają tysiące spółek rozsianych po świecie, dostęp do informacji o pełnej kondycji finansowej firmy ma kluczowe znaczenie. Nie ma wątpliwości, że skuteczne systemy, które pozwalają przygotować pełne raporty w poszczególnych spółkach, przesłać do centrali i na ich podstawie przygotować analizy w szybkim czasie, są niezbędne.

Jak można jednak te doświadczenia przełożyć na mniejsze firmy? Informacje, które w systemie ERP byłyby przygotowywane w sposób automatyczny i generowane zgodnie z ustalonymi standardami, wymagają ręcznego sprawdzenia przez pracowników. Proces ten jest więc znacznie dłuższy, a dane finansowe spływają po czasie. Sprawia to, że decyzje podejmuje się nie na podstawie aktualnego stanu przedsiębiorstwa, tylko informacji, z bliskiej, ale jednak przeszłości. Tymczasem spóźnione decyzje mogą przekładać się np. na dalszą sprzedaż nierentownego produktu, nadmierną produkcję niektórych towarów czy nałożenie zbyt niskiej marży. Są to realne koszty, które firma ponosi tylko dlatego, że proces zamykania miesiąca czy przesyłanie raportów finansowych z poszczególnych oddziałów trwa zbyt długo.

Koszt braku płynnej konsolidacji danych

Niezależnie od tego, czy organizacja zupełnie nie korzysta z oprogramowania biznesowego, czy wykorzystuje różne systemy np. do procesów księgowych, produkcji, zarządzania relacjami z klientami, wyzwaniem jest skuteczna i płynna konsolidacja danych. Tam, gdzie brakuje integracji systemów lub wszystkie dane wprowadzane są ręcznie, wciąż kluczowe z punktu widzenia zarządu informacje takie jak: aktualne przychody i koszty, kondycja finansowa przedsiębiorstwa – nie są w pełni przejrzyste. Wymagają dodatkowych analiz, a więc także czasu, aby móc wyciągać właściwie wnioski.

Nieodpowiednia integracja może doprowadzać również do sytuacji, w których dane są analizowane w niewłaściwym kontekście lub tego kontekstu zupełnie nie mają. Wówczas wystarczy inna interpretacja poszczególnych pozycji z raportów finansowych, aby wyniki nie oddawały realnego obrazu. Uniknięcie tych problemów umożliwiają systemy do konsolidacji danych lub takie oprogramowanie, które w jednym ekosystemie zapewnia moduły dedykowane poszczególnym obszarom. Możliwość szybkiej, zautomatyzowanej i w pełni cyfrowej konsolidacji danych, zyskała jeszcze większe znaczenie w obliczu pandemii i ujaskrawiła przewagę firm, które z niej korzystają.

Koszt błędnych rozliczeń

Papierowy obieg faktur może powodować opóźnienia w akceptowaniu, przetwarzaniu i księgowaniu dokumentów finansowych. W wielu firmach związany jest on z koniecznością osobistej wizyty w biurze lub danym oddziale. Szczególnie w przypadku pracowników zdalnych czy terenowych proces ten może być czasochłonny i problematyczny. Tymczasem opóźnione czy przeoczone faktury mogą oznaczać nie tylko obowiązek zapłaty odsetek, ale także problemy z odliczeniem podatku VAT. Straty generuje tu konieczność dodatkowej pracy działów księgowych, które muszą przygotować odpowiednie korekty czy po prostu brak możliwości odliczenia kosztów. O ile są to tylko pojedyncze transakcje, nie będą zazwyczaj wpływały na rentowność przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku gdy pojawiają się regularnie lub dotyczą faktur na wysokie kwoty, mogą już oznaczać znaczące straty.

Koszt utraconych klientów

Konkurencja na rynku jest coraz większa, co powoduje, że klienci detaliczni stają się bardzo wymagający. Bieżące informacje o czasie realizacji zamówienia czy statusie zamówienia, stają się niezbędnym elementem. Coraz częściej podobne wymagania można również zauważyć w obszarze B2B. Wraz z postępującą cyfryzacją, automatyzacja procesów w firmie (np. automatyczne powiadomienia o zamówieniu, wysyłce towaru itp.) będą nie tylko wpływać na optymalizację pracy, ale także przesądzać o tym, czy klient powróci czy przejdzie do konkurencji oferującej mu lepsze doświadczenie użytkownika. Koszt pozyskania nowego klienta jest znacznie wyższy niż utrzymanie obecnych, a dodatkowo w wielu branżach to właśnie lojalni konsumenci generują najwyższe koszyki zakupowe.

Koszt braku optymalizacji pracy

W obliczu pandemii niemal wszystkie firmy zrewidowały swoje podejście dotyczące organizacji pracy. Systemy ERP cyfryzują komunikację między pracownikami. Umożliwiają nie tylko usunięcie prac żmudnych – takich jak np. ręczne kopiowanie danych, ale także znacznie ułatwiają przepływ informacji w obliczu pracy zdalnej. Warto więc zadać sobie pytanie: czy firmę stać na to, żeby pracownik przynosił dokument w formie papierowej lub żeby ręcznie wprowadzał dane, które mogą być generowane automatycznie? Czy nie będzie bardziej opłacalne, jeśli ten sam czas poświęci on na bardziej ambitne lub kreatywne zadania?

Wojciech Wileński,
Consultancy Manager CEE,
Exact Software Poland

Dodatkowych informacji udziela:

Magdalena Zlot
Monday – agencja komunikacji
E-mail: magdalena.zlot@mondaypr.pl
Tel.: +48 884 208 223

Exact Software Poland sp. z o.o. działa na polskim rynku od 1992 roku. Spółka rozpoczęła działalność w 1984 roku w Holandii i stała się liderem rynku oprogramowania biznesowego w krajach Beneluksu. Wspomaga już ponad 500 000 firm na świecie. Bazując na światowych standardach, Exact w Polsce uwzględnia wymogi lokalnego rynku.

Firma oferuje narzędzia związane z automatyzacją procesów księgowych i finansowych, tradycyjne systemy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP), jak również aplikacje do zarządzania relacjami z klientem (CRM) czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow). Exact udostępnia swoje rozwiązania na urządzeniach mobilnych. System Exact Synergy dostępny jest w App Store i Android Market, skąd klienci firmy mogą pobierać darmowe aplikacje na platformy iPhone, iPad i Android. Z produktów Exact można korzystać za pomocą przeglądarek internetowych różnych producentów.

[1] Dane GUS za 2019 r.; średnie firmy definiowane jako zatrudniające 50-249 pracowników

Cyberbezpieczeństwo w przemyśle. VECTO zapewnia skuteczny monitoring sieci OT.

VECTO rozszerza swoje kompetencje i ofertę w obszarze cyberbezpieczeństwa. Do katalogu proponowanych rozwiązań, spółka włączyła SCADVANCE XP, sygnowane przez  ICsec. Narzędzie podnosi poziom bezpieczeństwa sieci przemysłowych i pozwala wykryć wszelkie anomalie oraz cyberincydenty w sieciach automatyki przemysłowej w czasie rzeczywistym. Informuje o niepożądanym zdarzeniu, wskazując miejsce wystąpienia zagrożenia, cel ataku i jego prawdopodobną przyczynę.

Systemy OT/SCADA zostały zaprojektowane na długo przed rozwojem bezprzewodowego Internetu czy zdalnego dostępu do systemów i sieci. Projektowane były do długotrwałego działania, nie uwzględniano w tych rozwiązaniach aspektów bezpieczeństwa. Podstawowym zadaniem urządzeń automatyki przemysłowej była ich wieloletnia użyteczność. Dynamiczny rozwój technologii siłą rzeczy nie objął sfery bezpieczeństwa sieci OT.

„W konsekwencji, ze względu na charakter i przestarzałość składników, ponad 80 proc. organizacji korzystających z sieci OT nie było zdolnych nawet do zidentyfikowania wszystkich podłączonych do niej urządzeń” – mówi Jakub Wychowański, członek zarządu VECTO.

Aktualizacja urządzeń w systemach OT jest dużo trudniejsza niż w systemach IT. W zakładach przemysłowych wymagana jest bowiem wysoka dostępność usług i narzędzi. Często zdarza się też, że aktualizacje sterowników i systemów SCADA powodują zatrzymanie programów systemów automatyki i tym samym błędne działania. Sterowniki i urządzenia komunikują się za pośrednictwem starych i niebezpiecznych protokołów. Można je podsłuchiwać lub hakować. Z drugiej strony, systemy OT/SCADA, przez wzgląd na oczekiwania biznesowe, są włączane do infrastruktury przedsiębiorstw w celu optymalizacji obsługiwanych przez nie procesów. Tym samym nie da się w pełni odizolować sieci, w której pracują, od środowisk publicznych. Główne wyzwania, przed jakimi stoją dzisiaj zakłady przemysłowe, to:

  1. Podatność na cyberzagrożenia, która jest spowodowana:
    • brakiem znajomości aktualnej mapy sieci;
    • komunikacją w sieci za pomocą przestarzałych protokołów;
    • brakiem całkowitego oddzielenia sieci OT od IT;
    • nieprawidłową aktualizacją sterowników.
  1. Konieczność wypełnienia obowiązków wynikających:
    • ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa;
    • ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

W jaki sposób SCADVANCE XP wspiera bezpieczeństwo infrastruktury krytycznej?

Monitoring sieci

SCADVANCE XP monitoruje sieci przemysłowe nie na ich brzegach (jak robią to standardowesystemy informatyczne), lecz zbiera informacje bezpośrednio z ich środka, analizując cały ruch przesyłanych pakietów. Zastosowane interfejsy sprzętowe pozwalają na podłączenie i monitorowanie wszystkich popularnych sieci automatyki przemysłowej.

Dzięki temu osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo w przedsiębiorstwie mają w czasie rzeczywistym dostęp do wizualizacji informacji na temat wszystkich istniejących połączeń oraz urządzeń. Tym samym widzą od razu niepożądaną komunikację w sieci OT. System umożliwia wizualizację statystyk ruchu w chronionej sieci OT/IT za pomocą wbudowanego oraz konfigurowalnego dashboardu.

Zarządzanie aktywami

SCADVANCE XP wykrywa urządzenia podłączone do chronionej sieci na podstawie obserwowanego ruchu. W ten sposób powstaje mapa chronionej sieci w postaci grafu połączeń pomiędzy urządzeniami na poziomie urządzeń logicznych.

Wykrywanie anomalii i cyberataków

Dzięki analizie pakietów, wykorzystaniu charakterystyk NetFlow i zastosowaniu korelacji system pozwala na wykrycie anomalii (czyli niepożądanej pracy systemów sterowania
i niepożądanych połączeń), w tym najbardziej niebezpiecznych cyberataków (np. zero day, man in the middle, blackhole attack). Rozwiązanie posiada mechanizmy pozwalające na zbudowanie modeli predykcyjnych przeznaczonych dla monitorowanej sieci (nie korzysta
z gotowych modeli dostarczanych przez producentów), co pozwala na wyeliminowanie błędów false-positive. System oparty jest o moduły analityczne uczenia maszynowego (ML) oraz sztucznej inteligencji (AI) odpowiedzialne za wykrywanie sytuacji odbiegających od normy.

Monitoring procesów

SCADVANCE XP posiada moduł pozwalający na przechwycenie wartości zmiennych fizycznych występujących w procesach rzeczywistych. Pozwala także na śledzenie ich zmian niezależnie od systemu SCADA.

VECTO sp. z o.o. działa od 2008 roku. Spółka dostarcza i wdraża systemy informatyczne oraz świadczy usługi outsourcingu IT dla firm. Oferuje kompleksowe rozwiązania zabezpieczania danych oraz backupu w oparciu o produkty renomowanej firmy DELL EMC. VECTO jest również autorem corocznego raportu „Cyberbezpieczeństwo w polskich firmach”, stanowiącego analizę świadomości zagrożeń i rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych, stosowanych przez polskie firmy.

Więcej informacji: www.vecto.pl

Magazyn o wysokim IQ

Centrum dystrybucji to jeden skomplikowany organizm, w którym jednocześnie – w czasie rzeczywistym – zachodzi wiele różnych procesów. Procesy te, choć z pozoru niezależne od siebie, łączy jeden inteligentny organ, którym jest mózg. W magazynie rolę tę pełni System Zarządzania Magazynem. Tak jak w ciele człowieka mózg kontroluje funkcje życiowe, tak system klasy WMS w magazynie dba o to, aby wszystkie urządzenia, pracownicy i systemy zintegrowane pracowały bez zakłóceń.

Sprawuje on kontrolę nad procesami i monitoruje je, a także wspiera podejmowanie decyzji, co w efekcie zapobiega stratom w firmie. To dzięki systemowi klasy WMS przepływ dóbr w magazynie trwa nieprzerwanie.

E-commerce, handel tradycyjny, produkcja czy 3PL – niezależnie od branży zarządzający magazynem zamiast skupiać się na powtarzalnych, czasochłonnych czynnościach powinni więcej czasu poświęcić na działania strategiczne. Dlatego profesjonalny system klasy WMS przejmuje odpowiedzialność za wiele zadań, takich jak rozdzielanie zadań, optymalizacja rund kompletacyjnych, redukcja błędów podczas kompletacji czy śledzenie rzeczywistych czasów wykonywania operacji. W tym samym czasie pracownicy fizyczni prowadzeni są przez system przez kolejne zadania, nie musząc podejmować właściwie żadnych decyzji.

 

Inteligentny i wysoce elastyczny system zarządzania magazynem

Astro WMS® to system stworzony z myślą o optymalizacji procesów magazynowych i wsparciu w podejmowaniu decyzji. Zaawansowane algorytmy pomagają zarządzać magazynem zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Ogromna liczba konfigurowalnych parametrów i ustandaryzowane interfejsy wymiany danych ułatwiają wdrożenie i eksploatację systemu.

 

Astro WMS® jest systemem nierezerwującym i wszystkie procesy oparte są na tej logice. Oznacza to, że system nadaje priorytety zadaniom w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy Twój magazyn pracuje głównie manualnie, czy jest zautomatyzowany, Astro WMS® pozwoli zarządzać poziomem zatowarowania oraz pomoże wskazać najlepsze lokalizacje składowania.

 

Rozwój w standardzie

Mózg, poza regulowaniem podstawowych funkcji życiowych, ma wiele zadań dodatkowych. Podobnie działa mózg magazynu, który posiada blisko 60 funkcji uzupełniających, czyli tzw. modułów dodatkowych.

 

Proces wdrożenia systemu ERP w 4 etapach

Wprowadzanie nowego systemu informatycznego do funkcjonującego przedsiębiorstwa jest zawsze zadaniem złożonym. W dużej mierze wynika to z konieczności pogodzenia specyfiki działania oprogramowania z obowiązującą w firmie praktyką biznesową. Im większy obszar działalności przedsiębiorstwa ma objąć wdrażany system, tym większe jest ryzyko przekroczenia założonego budżetu i wydłużenia czasu wdrożenia.

Wdrożenie rozwiązania informatycznego nade wszystko oznacza konieczność opracowania i wprowadzenia w życie nowego sposobu podejścia do funkcjonowania firmy. Zmiana technologii jest w tym kontekście sprawą drugorzędną. Dlatego proces wdrażania powinien być prowadzony możliwie skrupulatnie. Będzie to miało wpływ na dalszą pracę całego systemu, mając znaczenie zarówno dla jego stabilności, jak i dla osiągnięcia odpowiedniego poziomu skuteczności. Konsekwencje błędów popełnionych na początkowym etapie pracy z systemem mogą wielokrotnie przewyższyć wartość samego oprogramowania.

Zespół analityków Graffiti.ERP S.A. opracował metodologię wdrożenia. Wyznacza ona etapy prac wdrożeniowych, minimalny zakres działania odpowiedni dla każdego z nich oraz oczekiwane wyniki. Niżej znajduje się zarys metodologii wdrożeniowej, który pomoże dookreślić wyobrażenie o wprowadzaniu nowego systemu informatycznego. 

 

PRZYGOTOWANIE WDROŻENIA

To pierwsza część procesu wdrażania Graffiti.ERP. Ma za zadanie zbudowanie fundamentu, na którym oprze się ogół procedur wchodzących w skład właściwego wdrożenia.

Obejmuje ona kilka podstawowych etapów:

  • Analiza stanu zastanego w kontekście systemu informatyki, przedyskutowanie niektórych rozwiązań, skonkretyzowanie wymagań itp. Weryfikuje intuicje klienta oraz pozwala przełożyć możliwości i zastosowania informatyki na język korzyści biznesowych.
  • Studium możliwości zakresu funkcjonalnego oprogramowania. Umożliwia lepsze zrozumienie celów, których osiągnięcie stanowi sens zakupu oprogramowania. Wynikiem tego etapu ma stać się decyzja o podjęciu działań zmierzających do wdrożenia Graffiti.ERP.
  • Ukonstytuowanie zespołu wdrożeniowego, składającego się z grupy prowadzącej, członków i Administratora (pracownika klienta) oraz określenie ich obowiązków.
  • Analiza infrastruktury technicznej oraz środowiska produktu.
  • Określenie struktury organizacyjnej firmy, liczby użytkowników i wymaganej liczby instalacji.
  • Przypisanie zakresu funkcjonalnego do konkretnych użytkowników.

WDROŻENIE WŁAŚCIWE

Po etapach przygotowawczych oraz zaakceptowaniu oferty na projekt i wdrożenie, następuje najpierw opracowywanie ostatecznego planu wdrożenia, który będzie wykorzystywany do kierowania jego przebiegiem i nadzorowaniem realizacji, a później przejście do właściwego wdrożenia Graffiti.ERP.

Na tę część składa się również kilka etapów:

  • Przygotowanie środowiska do pracy z systemem Graffiti.ERP: konfiguracja serwera, systemu sieciowego i poszczególnych stacji komputerowych, a także konfiguracja i parametryzacja baz danych.
  • Instalacja i parametryzacja oprogramowania.
  • Szkolenie użytkowników.
  • Przeprowadzenie testu wstępnego i sprawdzenie procedur awaryjnych.
  • Przeprowadzenie testu końcowego, ostatecznie weryfikującego poprawność wdrożenia.
  • Uruchomienie oprogramowania i akceptacja zakończenia wprowadzenia Graffiti.ERP do przedsiębiorstwa.

FAZA OPERACYJNA

Po rozpoczęciu pracy z Graffiti.ERP – a więc już po zamknięciu projektu wdrożeniowego – najistotniejszym staje się poprawne nim zarządzanie. Dlatego w początkowej fazie funkcjonowania Graffiti.ERP, korzystając z konsultacji odpowiednio dobranego zespołu Graffiti.ERP S.A., według założonego harmonogramu kontrolowana jest poprawność działania Systemu w przedsiębiorstwie.

SERWIS POWDROŻENIOWY

Duża złożoność systemu informatycznego jako takiego, może ujawniać – zwłaszcza w początkowym okresie jego eksploatacji – nieuświadomione wcześniej przez użytkownika zawiłości. Są one sprawnie rozwiązywane przez zespół Graffiti.ERP S.A.

Decyzja należy do klienta – zakres serwisu jest ustalany w zależności od potrzeb i preferencji i może zawierać zobowiązania oraz warunki współpracy, które ważne będą również po zakończeniu okresu gwarancji

 

1 … 182 183 184 185 186 … 199