Rozmowa z Alexandrem Herfortem, Dyrektorem ds. Rozwoju Biznesu w United VARs, na temat najważniejszych celów organizacji

Jakie kluczowe korzyści przynosi organizacjom udział w programie United VARs?

Do kluczowych korzyści wynikających z uczestnictwa w programie United VARs należy niewątpliwie możliwość obsługiwania klientów na całym świecie. Dotyczy to zarówno wymogów prawnych, języka, jak i wyzwań kulturowych. Dodatkowo oprócz tego bardzo istotnego aspektu związanego z klientami, członkowie United VARs wymieniają się doświadczeniami i pomagają sobie nawzajem we wszystkich kwestiach dotyczących produktów SAP. Zyskujemy również dostęp do wiedzy najlepszych światowych ekspertów SAP, od których otrzymujemy na wczesnym etapie informacje o produktach, takie jak plany ich wprowadzania, strategiczne kierunki i wskazówki. Na koniec warto wspomnieć, że firma SAP naprawdę docenia nasze opinie, ponieważ mamy na co dzień do czynienia z klientami wykorzystującymi oprogramowanie SAP w swoich procesach biznesowych. Posłużę się konkretnym przykładem: stworzyliśmy różne Centres of Excellence jako grupy projektowe, w skład których wchodzą kluczowi członkowie zajmujący się produktami SAP, takimi jak S/4HANA, ByD, CX, SuccessFactors czy BTP. W tych grupach nasi członkowie wymieniają się informacjami o swoich praktykach i pomagają sobie nawzajem w sprostaniu wszystkim wyzwaniom związanym ze sprzedażą i wdrażaniem kompleksowych rozwiązań SAP. Nawiasem mówiąc, All for One jest członkiem wszystkich Centres of Excellence.

W grudniu 2021 r. All for One Poland dołączyło do międzynarodowej sieci United VARs.

Czym charakteryzują się firmy klienckie, do których skierowana jest oferta United VARs? Oczywiście poza tym, że już korzystają lub planują korzystać z rozwiązań SAP.

Cechą wspólną klientów członka United VARs jest przykładanie dużej wagi do tego, by obsługiwały ich organizacje i konsultanci rozumiejący ich kulturę i środowisko biznesowe, w którym działają. Nasi klienci prowadzą działalność głównie w branży produkcyjnej, sektorze usług specjalistycznych i life science.

Także wymagania naszych klientów na całym świecie są takie same: chcą mieć do dyspozycji rozwiązania, które pozwolą im sprostać wyzwaniom związanym z procesami biznesowymi i umożliwią osiągnięcie lepszych wyników z ekonomicznego punktu widzenia. Nie chodzi tu jedynie o produkty i funkcjonalności, ale głównie o efektywniejsze stawianie czoła codziennym wyzwaniom dzięki technologiom informatycznym.

Mówiliśmy już o korzyściach dla partnerów. A co klienci mogą zyskać dzięki współpracy w ramach programu United VARs?

Jak już wspomniałem, nasi klienci mogą być pewni, że zapewnieniem zgodności z wszelkimi wymogami prawnymi na całym świecie zajmą się najlepsi konsultantów w danym kraju. Poza tym klienci mogą być pewni, że lokalny konsultant mówi w lokalnym języku, a także zna dobrze lokalną kulturę oraz zwyczaje i praktyki biznesowe. Ma to kluczowe znaczenie nie tylko dla wyniku, ale także dla akceptacji systemu lub procesu. Dodatkowym atutem jest to, że lokalni konsultanci znajdują się zawsze we właściwej strefie czasowej, ponieważ pracują i mieszkają w danym kraju.

Jako że United VARs obejmuje swoim zasięgiem kraje, które odpowiadają za ponad 95% światowego produktu krajowego brutto (PKB), nasi klienci mogą być pewni, że UVARs jest tam, gdzie działają lub planuują działać w przyszłości – nawet jeśli dany obszar geograficzny nabierze dla nich znaczenia za pięć lat na skutek przejęcia lub założenia nowej filii.

Rozmawiała Mirosława Huk, All for One Poland

Źródło: https://www.all-for-one.pl/

all for one: 28% wzrostu przychodów w 2021 roku

Kolejny rok rekordów dla spółki będącej liderem polskiego rynku usług SAP. Przychody All for One Poland w 2021 roku sięgnęły 167,8 mln zł, co oznacza ponad 28% wzrost w stosunku do 2020 roku. Na koniec roku zespół specjalistów firmy liczył 469 osób – o ponad 20 osób więcej niż w 2020 roku.

„Poprzedni 2020 rok, pomimo kryzysu wynikającego z pandemii COVID, był dla nas rekordowy pod względem przychodów firmy. Drugi rok pandemii zakończyliśmy z jeszcze lepszym rezultatem, osiągając wzrost w praktycznie każdym obszarze naszego portfolio usług i rozwiązań” – powiedział Bartłomiej Buszczak, Prezes Zarządu All for One Poland.

Największą grupę usług (już drugi rok z rzędu 50% przychodów) stanowiły usługi zarządzane dla systemów SAP, w tym serwis aplikacyjny (wsparcie użytkowników), administracja systemami oraz usługi chmury prywatnej All for One Managed Cloud.

Wśród projektów SAP wyróżniają się przedsięwzięcia związane z najnowszym pakietem ERP od SAP – S/4HANA. Są to zarówno wdrożenia, jak i migracje z poprzednich wersji systemów. Warto wyróżnić wśród nich projekt dla polskiej firmy detalicznej, polegający na dostarczeniu platformy sprzętowo-programowej dla jednego z największych w Polsce środowisk systemowych SAP. Aż 36% przychodów w 2021 roku stanowił eksport. Specjaliści firmy wspierali dziesiątki projektów SAP o zasięgu globalnym i regionalnym, w tym m.in. liczne przedsięwzięcia w Niemczech i Austrii, rollouty SAP dla korporacji ze Szwajcarii i Chorwacji, a także rozbudowaną migrację do S/4HANA dla instytucji edukacyjnej w Arabii Saudyjskiej.

Znaczącą pozycją w przychodach był też rozwój oprogramowania. W tym obszarze programiści m.in. wspierają dla firmy SNP SE rozbudowę platformy CrystalBridge do automatyzacji transformacji środowisk SAP. Równolegle rozwija się sprzedaż i wdrożenia oprogramowania autorskiego All for One Poland – w tym rozwiązań ECM i portalu samoobsługowego BeeOffice.

Najważniejszym wydarzeniem minionego roku było nabycie większościowego pakietu udziałów firmy przez All for One Group, największego partnera SAP w obszarze niemieckojęzycznym. W ślad za tym, w grudniu 2021 r. spółka SNP Poland została przemianowana na All for One Poland.

Cyfryzacja faktur – jak przetwarzać dane z dokumentów-obrazów? 

– Wyrażam zgodę na przesyłanie faktur drogą mailową – ta zgoda pojawia się coraz częściej w procesie formalizowania sprzedaży usługi czy produktu lub współpracy z kontrahentami. Droga elektroniczna sukcesywnie wypiera drogę tradycyjną. Jeśli dodatkowo trafia do nas forma elektroniczna faktury – sprawa jest łatwa – wiele systemów do zarządzania zasobami posiada w ramach elektronicznego obiegu dokumentów funkcje do jej przetwarzania i zatwierdzania. Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur faktura elektroniczna będzie jedyną obowiązującą formą. I dobrze, bo ogranicza nam koszty, oszczędza czas i minimalizuje pracę włożoną w obsługę dokumentacji. 

Jednak co w przypadku faktur, które potrzebują najpierw przetworzenia na formę cyfrową? Czy pracownik jest skazany na manualne wprowadzanie danych do systemu? 

Elektroniczny obieg dokumentów w systemie ERP 

Rozwiązanie ERP od Microsoft – Dynamics 365 Finance posiada obieg dokumentów z definiowalnymi przepływami pracy, z różnymi ścieżkami zatwierdzania faktur, przetwarza dokumenty elektroniczne, ekstrahuje i porządkuje dane w nich zawarte. Dane z dokumentów, które nie mają formy elektronicznej również muszą zostać zidentyfikowane i zaczytane do systemu. W tym system potrzebuje już wsparcia.

Co w rozwiązaniach Microsoft dla biznesu może wykonać te operacje?  

Wczytywanie danych z zewnętrznych dokumentów wymaga ich wcześniejszego odczytania, przetworzenia oraz przesłania przy pomocy odpowiedniego zestawu encji (lub wprowadzenia ręcznego przez użytkownika). Power Platform umożliwia automatyzację tej procedury. 

Narzędzia wspierające przetwarzanie dokumentów  

Power Platform to narzędzia Power Apps, Power Automate i Power BI, w których w prosty i szybki sposób możemy tworzyć rozwiązania biznesowe. Jednym z nich może być właśnie aplikacja do automatycznego przetwarzania faktur w postaci innej niż elektroniczna. 

Jak zbudować taki proces? Tworząc odpowiednie tabele w Dataverse i prostą aplikację Power Apps – jako interfejs użytkownika – możemy wczytać przychodzącą do nas w PDF fakturę w postaci załącznika do wiersza danych. Dzięki standardowym kolumnom, jak i tym dodanym przez nas, możliwe będzie śledzenie statusu przetwarzania dokumentu, a także czasu jego wprowadzenia i modyfikacji.   

Po wprowadzeniu faktura zostanie przetworzona w Power Automate, gdzie, wykorzystując do tego jeden z przeszkolonych modeli AI (przetwarzający obraz i tekst) z narzędzia AI Builder w Power Apps, zostaną wyekstrahowane interesujące nas informacje. Następnie utworzymy paczkę danych, w której przypiszemy nasze informacje do odpowiednich pól encji. Po spakowaniu nasza faktura jest gotowa do przesłania do Dynamics 365 Finance i wpada w dalszy obieg, workflow. Nieodzownym dodatkiem może okazać się Dual-Write – pozwoli on już w trakcie odczytu faktury pobierać brakujące dane z systemu Dynamics 365. 

Do zadań specjalnych

Przy dużej liczbie dokumentów przetwarzanych w taki sposób Power BI ułatwi nam przygotowanie raportów czy pozwoli wykryć anomalie w przetwarzaniu faktur, wykorzystując dane przechowywane w Dataverse. 

Nie potrzebujemy synchronizacji z całym systemem, aby automatyzować obieg dokumentów. W analogiczny sposób możemy użyć Power Platform lub zastosować SharePoint, na którym i tak znaczna część firm przechowuje dokumenty. Dodajmy do kolekcji dokumentów przepływy (Flow) Power Automate, które reagują na zmiany w dokumentach, a stworzymy proces zatwierdzania publikacji dokumentu czy przesłania go automatycznie do innej osoby. Wbudowany system kontroli wersji zadba o przechowanie historii zmian.

Mateusz Nosalik, programista Power Platform, ANEGIS

Przygotowania do ostrego zakrętu w kierunku e-fakturowania

Cyfrowa metamorfoza

Współczesny biznes na całym świecie, zwłaszcza w Europie, zmierza w kierunku digitalizacji. W ostatnich latach trend ten zauważalny jest również w Polsce, która obecnie robi kolejny krok wprowadzając w 2023 roku obowiązek e-fakturowania B2B.

„Wdrożenie e-fakturowania wpisuje się w strategię cyfrowej transformacji, którą polski rząd stara się realizować od wielu lat. Jest to również zgodne z kierunkiem rozwoju w krajach sąsiednich” – mówi Andrzej Pijanowski, Country Manager Pagero Poland.

W ciągu najbliższych 3-5 lat możemy spodziewać się, że wiele europejskich krajów wprowadzi analogiczny obowiązek. Polska jest bardzo ważnym elementem układanki na gospodarczej mapie Europy, a teraz nadchodzi czas na nowy rozdział. Z obserwacji wynika, że polskie firmy mają odpowiednie podejście i wizję digitalizacji, co jest dobrym punktem wyjściowym. W świetle szeroko pojętych zobowiązań, wynikających również z przepisów prawa, digitalizacja nie jest już opcją – jest koniecznością, by móc konkurować i odnosić sukcesy w biznesie.

Obowiązki i korzyści

„Wprowadzanie obowiązku e-fakturowania oraz innych modeli sprawozdawczości wynika bezpośrednio z chęci zmniejszenia luki w podatku VAT oraz pośrednio z chęci usprawnienia gospodarki. Jednocześnie na transformacji cyfrowej skorzystają również firmy” – kontynuuje Pijanowski.

Na pierwszy rzut oka korzyści nie zawsze są oczywiste. Z jednej strony może się wydawać, że rząd stara się jedynie spełnić własne potrzeby, ale z drugiej strony, wprowadzając e-fakturowanie i wymianę e-dokumentów przyniesie nam wartość biznesową w postaci oszczędności czasu i kosztów związanych z manualnym procesowaniem dokumentów oraz ograniczenie liczby błędów. Taka automatyzacja wpłynie również znacząco na jakość danych. Bez dokładnych i szczegółowych danych poruszamy się po omacku, a decyzje podejmowane są w oparciu o przeczucia. Posiadanie poprawnych i kompletnych danych umożliwi nam podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

e-fakturowanie w KSeF

Aby umożliwić ogólnopolskie e-fakturowanie, powstała nowa scentralizowana platforma KSeF (Krajowy System e-Faktur), która jest już uruchomiona. Ta zmiana umożliwi ustawodawcy uszczelnienie systemu podatkowego. Tym samym przeniesie rozliczanie podatku VAT na wyższy poziom. Korzystanie z KSeF wiąże się również z wieloma korzyściami dla podatnika, na przykład zwrot podatku zostanie skrócony z sześćdziesięciu do czterdziestu dni, a archiwizacja e-faktur nie będzie wymagana, ponieważ dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF. Ponadto nie będzie potrzeby oddzielnego generowania plików audytowych (JPK), ponieważ wymagane dane będą dostępne dla organów w systemie.

Przygotowanie do zmiany

Wejście w sferę digital nastąpi w krótkim czasie. Rok 2023 jest tuż za rogiem, dlatego też firmy powinny zacząć działać już teraz. Należy sprawdzić możliwości swojego systemu ERP oraz zdolność dostarczania i odbierania ustrukturyzowanych danych. Jeśli Twój system nie jest gotowy, a procesy nadal oparte są o formę papierową czy pliki PDF, należy upewnić się, że zostaną wprowadzone odpowiednie korekty, aby spełnić wymogi wynikające z przepisów.

Ponadto w KSeF obsługiwane będą jedynie faktury. Załączniki, zamówienia zakupu czy dokumenty dostaw w dalszym ciągu muszą być wymieniane między firmami. W związku z tym należy znaleźć rozwiązanie do dystrybucji również innych dokumentów biznesowych, aby uniknąć dodatkowej podwójnej, manualnej pracy.

W zgodzie z przepisami – globalnie dzięki Pagero

Podsumowując, uregulowane przepisami e-fakturowanie przynosi bezpośrednie korzyści Twojej firmie. Wysyłanie i procesowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych pomoże usprawnić wewnętrzne procesy i stworzyć solidną podstawę do dalszych optymalizacji.

Umożliwiając dostęp do największej na świecie, otwartej sieci biznesowej do wymiany e-dokumentów, Pagero z początkiem 2022 rozpoczęło lokalną działalność w Polsce.  „W świetle nadchodzących zmian w przepisach chcemy być jeszcze bliżej naszych Klientów, by pomóc im w płynnej adaptacji” – mówi Pijanowski.

Jeśli uwarunkowania techniczne KSeF lub format ustrukturyzowanej faktury stanowią wyzwanie, powinieneś skontaktować się z dostawcą usług, takim jak Pagero, aby otrzymać wsparcie i adekwatne rozwiązanie

Powinniśmy również spojrzeć na wymianę e-dokumentów w szerszej perspektywie. Kupno i sprzedaż to jednoczesna kooperacja wielu podmiotów, często wykraczająca poza granice jednego kraju. Połączenie z siecią Pagero nie tylko umożliwia usprawnienie procesów oraz wymianę dokumentów w sposób cyfrowy, ale również wymianę dokumentów w sposób zgodny z lokalnymi przepisami – globalnie.

Bez względu na to gdzie się znajdujesz, kupowanie i sprzedawanie powinno być łatwe i właśnie to pomożemy Ci osiągnąć.

Andrzej Pijanowski, Country Manager

Pagero Poland