Mądra cyfryzacja, czyli jak nie przepłacić. Wiceprezes Comarch wystąpił w debacie Forbes

– Sztuczna inteligencja to wynalazek dużo ważniejszy, niż Internet, bo może zastąpić człowieka podczas wykonywania wielu codziennych zadań. Ten proces dzieje się na naszych oczach, a przecież jesteśmy dopiero na początku tej niezwykłej drogi – mówił podczas debaty Forbes inaugurującej Forum Firm Rodzinnych Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarch i dyrektor Sektora Enterprise Solutions.

Debata rozpoczęła Forum Firm Rodzinnych – serię spotkań organizowanych przez redakcję Forbes, podczas których nagradzane są najcenniejsze przedsiębiorstwa w Polsce.

Cyfryzacja a dzietność

Spotkanie odbyło się pod hasłem „Konkurencyjność w świecie pękających sojuszy”. Zaproszeni goście dyskutowali o aktualnych wyzwaniach biznesowych i geopolitycznych, koniecznych inwestycjach czy transformacji cyfrowej. Zwłaszcza ten ostatni temat wzbudził ożywioną dyskusję w studiu. Nowe technologie i cyfryzacja wydają się kluczowe w rozwoju polskiej gospodarki i zwiększaniu wartości polskich firm.

Na wyzwanie to, osadzone w różnych kontekstach, nie tylko biznesowych, zwracał uwagę Zbigniew Rymarczyk: – Według prognoz GUS-u, populacja Polski zmniejszy się o kilka milionów w perspektywie najbliższych dziesięcioleci. Jednocześnie średnia pensja wciąż rośnie znacznie szybciej niż inflacja, a luka płacowa względem Europy Zachodniej zmniejsza się. Oczywiście to dobrze, że wszyscy zarabiamy więcej, bo świadczy to o dobrej kondycji gospodarki, ale aby utrzymać ten trend, potrzebna jest mądra cyfryzacja – mówił.

Sukcesja w firmach rodzinnych sprzyja wdrażaniu technologii, ale należy bardzo starannie przemyśleć, jakie procesy cyfryzować. Często niewielka, nawet pojedyncza zmiana, jak samo usprawnienie wprowadzania dokumentów księgowych do systemu, pozwala w długim horyzoncie czasowym uwolnić pracownika od wielu godzin ciężkiej i powtarzalnej pracy – dodawał wiceprezes Comarch.

AI i KSeF szansą na rozruch firm

Jednym z silników nowej gospodarki w najbliższych latach ma okazać się sztuczna inteligencja. Inteligentne algorytmy i rozwinięte modele AI już dzisiaj wspierają wiele przedsiębiorstw w automatyzowaniu procesów czy odciążaniu pracowników. Polskie firmy dostrzegają te korzyści, ale… na razie niechętnie łączą wiedzę z praktyką. Prawie połowa z nich – według raportu „Made in Poland” przygotowanego przez PMR Market Experts i Comarch – nie potrafi wskazać obszarów, w których AI mogłaby im pomóc.

Uważam, że sztuczna inteligencja to wynalazek dużo ważniejszy, niż Internet, bo może wspierać człowieka podczas wykonywania wielu codziennych zadań. Ten proces dzieje się na naszych oczach, a przecież jesteśmy dopiero na początku tej niezwykłej drogi – podkreślał Zbigniew Rymarczyk.

Jak zatem firmy powinny planować cyfryzację? Proces ten musi uwzględniać zarówno wewnętrzne inicjatywy, jak i obowiązki narzucane przez państwo. Jednym z kluczowych jest Krajowy System e-Faktur, z którym obowiązkowa integracja wejdzie w życie już na początku przyszłego roku. Zapowiada się on na największą rewolucję biznesowo-księgową w nowoczesnej historii Polski, jednak wciąż wiele firm nie jest na tę zmianę przygotowana. Jak pokazują dane z przywołanego raportu, zaledwie 2 proc. firm zdecydowało się w 2024 roku na pilotaż i testy nowego systemu.

Jak nie przepłacać za system IT?

Przedsiębiorcy powinni jednak również samodzielnie planować transformację. Bez niej skuteczny rozwój i ekspansja na nowe rynki mogą okazać się niemożliwe. Istotne jest też zaufanie do dostawców informatycznych.

Zauważyłem, że często klienci kupują niezwykle drogie licencje na gotowe oprogramowanie, które później musimy dla nich modyfikować. Nestor, który wymyślił dany proces, kupuje drogi system, płaci za usługi consultingowe i zamiast korzystać z wystandaryzowanych, efektywnych rozwiązań, które budujemy razem z innymi przedsiębiorcami z danej branży, obstaje przy swoim. Właściciele potrafią na nas naciskać i zmuszają do wdrażania procesów, które sami wypracowali. W efekcie ponoszą dużo większe koszty, sam proces cyfryzacji znacznie się wydłuża, a my pracujemy nad często nieefektywnym systemem – mówi Zbigniew Rymarczyk. 

Apeluję, aby przedsiębiorcy bardziej ufali informatykom i technikom, ponieważ tworzone przez nich systemy nie są projektowane w próżni – konkluduje wiceprezes Comarch.

W debacie Forbes wzięli też udział Magdalena Zmitrowicz, członkini zarządu Banku Millennium; Marcin Molak, prokurent w firmie Mexem; Dariusz Duma, prezes FBN Poland; oraz Hubert Rybka, wiceprezes w firmie Reslogistic. Relację z debaty można przeczytać w najnowszym magazynie „Forbes” oraz na stronie internetowej.

—–

O Comarch

Comarch został założony w 1993 roku w Krakowie. Jest jedną z największych firm informatycznych w Europie i prowadzi projekty dla czołowych marek z Polski i świata w najważniejszych sektorach gospodarki m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT, administracji publicznej, przemyśle, ochronie zdrowia oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Allianz, Auchan, BNP Paribas Fortis, BP, Carrefour, Heathrow Airport, Heineken, ING czy LG U+, Orange, Telefónica, T-Mobile, Vodafone.

Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Corocznie Comarch inwestuje środki o wartości ok. 15 proc. przychodów w projekty innowacyjne. W 2024 roku nakłady na prace R&D wyniosły ponad 400 mln zł. Obecnie zatrudnia ponad 6400 ekspertów, w ponad 80 biurach w ponad 30 krajach od Australii i Japonii przez Bliski Wschód oraz Europę aż po obie Ameryki.

Globalny zasięg, lokalna precyzja: DHL wybiera Comarch do wdrożenia e-fakturowania w Jordanii

DHL  – globalny lider w dziedzinie logistyki– wdrożył rozwiązanie Comarch do e-fakturowania, dostosowane do wymogów jordańskiego krajowego systemu e-faktur, JoFotara. To kluczowe osiągnięcie podkreśla zaangażowanie Comarch we wspieraniu międzynarodowych firm w procesie dostosowywania się do złożonych, lokalnych przepisów.

Nowa era e-fakturowania w Jordanii

Cyfryzacja jordańskich procesów fakturowania rozpoczęła się w 2019 roku, jednak przełomowy moment nastąpił w 2023 roku wraz z uruchomieniem JoFotara. To system wymagający wstępnej weryfikacji faktur, które muszą być w ustrukturyzowanym formacie UBL 2.1 i przesyłane za pośrednictwem interfejsu API. Od kwietnia 2025 roku wszyscy podatnicy w Jordanii są zobowiązani do wystawiania e-faktur z wykorzystaniem tego systemu.

Aby sprostać tym wyzwaniom, firma DHL nawiązała współpracę z Comarch. Projekt bazuje na zaawansowanej platformie do e-fakturowania, która zapewnia pełną zgodność ze wszystkimi wymogami prawnymi i administracyjnymi.

Więcej niż zgodność z przepisami

Przejście DHL na system JoFotara nie tylko dostosowało procesy do wymogów regulacyjnych, ale także zwiększyło wydajność operacyjną.

„Rozwiązanie Comarch pomogło nam bezproblemowo zintegrować nowy system e-fakturowania, będący częścią cyfrowej transformacji w Jordanii”, powiedział Khaled Saleem, Country Manager, DHL Express Jordan.

Dla Comarch projekt ten jest przykładem szerszego zaangażowania we wspieranie globalnych przedsiębiorstw w skutecznym dostosowywaniu się do lokalnych regulacji.

„Ten projekt to doskonały przykład na to, jak nasze skalowalne rozwiązania i strategiczne partnerstwa pozwalają błyskawicznie dostosować się do zmieniających się przepisów prawa” – dodał Adam Beldzik, Dyrektor Subsektora e-Invoicing w Comarch. „Stanowi on również kolejny krok w naszej globalnej strategii zgodności z regulacjami i jest odzwierciedleniem rosnącego znaczenia regionu MEA oraz istotnych zmian w zakresie e-fakturowania, które weszły tam w życie”

Dzięki udanemu wdrożeniu w Jordanii Comarch umacnia swoją pozycję zaufanego partnera technologicznego dla międzynarodowych firm poszukujących sprawdzonych rozwiązań do e-fakturowania dla swoich oddziałów na całym świecie. Poprzez płynną integrację z narodowymi systemami, takimi jak JoFotara, i zapewnienie pełnej zgodności prawnej i technicznej, Comarch umożliwia globalnym organizacjom utrzymanie ciągłości operacyjnej, minimalizację ryzyka niezgodności i optymalizację procesów finansowych – niezależnie od miejsca działania.

O Comarch

Comarch został założony w  1993 roku w  Krakowie. Jest jedną z  największych firm informatycznych w  Europie, prowadzi projekty dla czołowych marek z  Polski i  świata w najważniejszych sektorach gospodarki, m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT, administracji publicznej, przemyśle, ochronie zdrowia oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Allianz, Auchan, BNP Paribas Fortis, BP, Carrefour, Heathrow Airport, Heineken, ING czy LG U+, Orange, Telefónica, T-Mobile, Vodafone.

Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Corocznie Comarch inwestuje środki o wartości ok. 15 proc. przychodów w projekty innowacyjne. W 2023 roku nakłady na prace R&D wyniosły ponad 400 mln zł. Obecnie zatrudnia ponad 6500 ekspertów, w ponad 80 biurach w ponad 30 krajach od Australii i Japonii przez Bliski Wschód oraz Europę aż po obie Ameryki.

KSeF: Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie

W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów.

Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów.

Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw.

Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów.

System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych.

Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF.
Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.

Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu E-faktur

Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów.
Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji,
co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji.

W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami.

Obsługa E-faktur zakupowych: zgodność i walidacja

System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe.

System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie.

Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja

Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru.

Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności
w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania
dla dedykowanego działu.

We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie.

Nowoczesne zarządzanie E-fakturami

Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.

Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:

  • Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.
  • Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.
  • Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.
  • Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.
  • Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.
  • Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.
  • Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.
  • Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.

Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie
z wymogami KSeF.

Więcej niż obowiązek, czyli nowa perspektywza na wdrożenie KSeF

KSeF nadciąga nieubłaganie. Już od lutego 2026 największe firmy będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, a dwa miesiące później dołączą do nich wszyscy pozostali przedsiębiorcy. Dla jednych to kłopot. Dla innych – impuls, którego od dawna brakowało, by uporządkować procesy dokumentowe w firmie.

KSeF jako szansa
W języku chińskim słowo „kryzys” składa się z dwóch znaków, z których jeden oznacza „zagrożenie”, a drugi „punkt przełomowy”. Okazuje się, że wymogi związane z KSeF można rozumieć w bardzo podobny sposób. Każda sytuacja, która stawia nas w niekomfortowej pozycji, może być również okazją do zmiany. Chcemy, by ta zmiana przeszła gładko. Właśnie w tym celu zaprojektowaliśmy funkcje KSeF w systemach Navigator.

Jak działa KSeF w systemach Navigator?
Systemy Navigator (Navigator oraz Navigator365) oferują dwa modele integracji z KSeF:

  • obiegowy (niezależne rozwiązanie) – faktura jest pobierana do systemu, przechodzi pełną ścieżkę akceptacji
    i dopiero potem jest wysyłana do KSeF,
  • techniczny (hub) – systemy Navigator pełnią rolę kanału komunikacji między systemem ERP a KSeF bez uruchamiania procesu obiegu dokumentów.
    Oba warianty można wdrożyć zależnie od potrzeb.

Dlaczego warto zrobić więcej niż minimum?
KSeF w swojej podstawowej formie obsługuje wyłącznie wystawianie
i odbieranie faktur. Nie przechowuje kontekstu biznesowego, nie rozdziela dokumentów po działach, nie obsługuje załączników. Integracja z takimi systemami jak Navigator daje więc wiele użytecznych możliwości.

Kiedy faktura trafia do Navigatora, może uruchomić całą lawinę automatycznych działań. System:

  • przypisuje dokumenty do odpowiednich osób lub działów – np. na podstawie numeru umowy czy zlecenia,
  • sprawdza kontrahenta – weryfikując jego status VAT, rachunek bankowy czy historię wcześniejszych współprac,
  • blokuje dalszy obieg, jeśli partner handlowy nie przeszedł weryfikacji,
  • integruje się z systemem księgowym – pobierając z niego faktury i przesyłając je do KSeF,
  • dba o kontekst, który gubi się w samym KSeF – np. poprzez obsługę załączników (PDF, JPG), które można przekazywać przez API, webserwisy lub e-mail, niezależnie od rządowego systemu.

KSeF jako okazja do większego porządku
Powiedzmy to wprost – KSeF sam w sobie niczego nie uporządkuje. Jest to po prostu rządowa skrzynka nadawczo-odbiorcza. Ale integrując go z systemem Navigator, można narzucić całemu obiegowi nową logikę.

I tu pojawia się najważniejsza myśl tego krótkiego artykułu – skoro i tak zmieniasz sposób wystawiania i odbierania faktur, dodaj do tego automatyczne przypisywanie odpowiedzialności, powiązanie dokumentów z umowami i budżetami oraz jasne ścieżki akceptacji. Takie procesy można ułożyć raz,
a korzyści czerpać przez lata. Wiemy od naszych klientów, że naprawdę warto to zrobić.

KSeF mnie to obchodzi!
Ograniczenie się tylko do „technicznego podłączenia” do KSeF byłoby zmarnowaniem jego potencjału. Czekamy na Twój sygnał, by razem z systemami Navigator jak najpełniej wykorzystać tę szansę.