Szacuje się, że segment ECM będzie rósł w latach 2015 -2019 w tempie ok. 14% rocznie, co czyni go jedną z najbardziej rozwijających się dziedzin systemów wspomagających zarządzanie. Ten segment obejmuje aplikacje do archiwizacji, rozpoznawania optycznego (OCR) a także obiegu dokumentów różnego typu.
Co sprawia, że systemy do ECM stają się tak popularne? Postaram się usystematyzować najważniejsze argumenty:
- Standaryzacja i uporządkowanie procesówWorkflow to nie tylko kroki akceptacji i powiadomienia. Prawdziwy workflow to kompletny przebieg procesu dla danego dokumentu uwzględniający pętle decyzyjne, różne ścieżki obiegu w zależności od właściwości dokumentu (np. typ, kwota), miejsca w strukturze organizacyjnej itd. W związku z tym projekt wymusza usystematyzowanie i opisanie procesów.
- Decentralizacja zarządzania
W tradycyjnym systemie (papierowym) jest tendencja do akceptacji dużej liczby dokumentów na wysokich szczeblach (np. dyrektor finansowy). Dzieje się tak w obawie, że w przeciwnym wypadku dokumenty umkną uwadze decydentów. W systemach ECM każdy uprawniony może śledzić jak przemieszczają się dokumenty (być co najwyżej o nich informowany) bez konieczności ich akceptacji. Można również precyzyjnie wydzielać odpowiedzialność (np. dokumenty powyżej danej kwoty trafiają do dodatkowej akceptacji zarządu itd.) co ostatecznie sprowadza się do tego, że mniej dokumentów „odwiedza” biurko wysokiej kadry menadżerskiej.
- Oszczędność czasu
W tradycyjnym systemie nie wyślemy faktury do akceptacji do dwóch osób jednocześnie. W systemie workflow takie „przyspieszacze” są regułą, podobnie jak przekierowywanie do zastępców podczas urlopów, systemowe ponaglanie, wykonywanie pewnych działać automatycznie etc.
- Oszczędność miejsca
Systemu ECM digitalizują wszystko. Szybki skaner z dupleksem potrafi przenieść zawartość kilku segregatorów w ciągu dnia pracy. Co się dzieje z segregatorami? Idą do archiwum (albo do spalenia). Co się dzieje z szafą? Można w jej miejsce postawić ładnego kwiatka, który zajmie mniej miejsca i będzie relaksował.
- Lepsza wymiana informacji
To podstawowa zaleta wdrożenia, nie da się jej wycenić. Zrozumie to każdy kto kiedykolwiek potrzebował jakiegoś dokumentu i nie wiedział gdzie on się znajduje, albo osoba, która mogła go udostępnić była zajęta (lub co gorsza na urlopie). ECM jest kopalnią wiedzy.. To taka firmowa Wikipedia. Można naleźć tam wszystko, pod warunkiem, że archiwum jest przyjaźnie zorganizowane.
- Lepsza kontrola
Czy w tradycyjnym obiegu można przeoczyć pewne reguły? Na przykład faktury za zakup towaru od kontrahentów zagranicznych powyżej 10 tys. euro powinny być akceptowane przez dyrektora logistyki? Łatwo! W systemie workflow nie ma takiej możliwości. Raz zdefiniowany proces zawsze wymaga, aby postępować zgodnie z zapisanymi w nim regułami.
- Wyższe standardy bezpieczeństwa
Firmy często boją się udostępniania dokumentów w systemie ECM, gdyż staje się on zbyt „bogaty w cenne i poufne informacje”. Przewaga systemu ECM nad segregatorem lub dyskiem wspólnym polega na tym, że wie, że jest systemem podwyższonego ryzyka. Większość systemów ECM jest wyposażonych w kilka poziomów kontroli dostępu. Coraz częściej sięga się również po heurystyczne (wywodzące się ze sztucznej inteligencji) algorytmy zabezpieczające, podobne do tych używanych w kartach płatniczych.
