Inwestycja w pozyskanie oraz wdrożenie systemu ERP jest znacząca zarówno pod względem zasobów finansowych, jak również zasobów ludzkich. W czasie wprowadzenia systemu zaangażowani są pracownicy, których aktywne uczestnictwo pomaga w budowie, weryfikacji i testowaniu oprogramowania. Przed jakimi problemami stoi przedsiębiorstwo, kiedy decyduje się na wdrożenia systemu ERP oraz jak się do niego przygotować.
Częsta zmiana oprogramowania nie jest powszechną praktyką, gdyż jest to kosztowny i czasochłonny proces. Czasami jednak jest ona niezbędna, zwłaszcza gdy wcześniej wyboru systemu dokonało się pobieżnie, marginalizując analizę przedwdrożeniową. Sam proces zmiany systemu wiąże się najczęściej z ograniczeniami używanego rozwiązania, co doprowadza do utrudnień i zatorów przyczyniających się do hamowania rozwoju przedsiębiorstwa. Często system po kilku latach realizuje inne zadania niż były one wymagane na początku wdrożenia, co również ma wpływ na dynamikę rozwoju firmy. Na jakie pytanie powinien odpowiedzieć przedsiębiorca przed decyzją o zmianie systemu ERP?
Bardzo istotnym przy wyborze nowego produktu staje się wiedza o jego możliwościach adaptacji do oczekiwań, które mogą pojawić się w przyszłości – stwierdzenie czy system może rozwijać się z moją firmą, czy za nią nadąży. Dzięki temu można pracować na jednym systemie przez wiele lat. Nasz praktyka pokazuje, że nawet kilkanaście lat. – Radosław Balicki, Dyrektor Initius Sp. z o.o. Sp. k.
Analiza przedwdrożeniowa
Jednym z najważniejszych elementów decydujących o wprowadzeniu lub zmianie systemu jest dobrze przygotowana analiza przedwdrożeniowa. Analiza powinna skupiać się w głównej mierze na wymaganiach stawianych nowemu oprogramowaniu. W oparciu o te dane można opracować dokumentację podsumowującą, która jest podstawowym dokumentem stosowanym w przetargach zamówień publicznych, a także pomaga firmom wdrożeniowym w przygotowaniu systemu dla firmy. Taki dokument nie jest niezbędny, jednakże dzięki niemu dużo łatwiej porównywać funkcjonalności systemów dostępnych na rynku.
Dzięki dobrze przygotowanej analizie przedwdrożeniowej i odpowiednim doborze wymaganych danych łatwiej jest przygotować kompletny produkt dla klienta, który będzie odpowiadał wymaganiom stawianym przez współczesny biznes. Wdrożenie systemu ERP może odbyć się w wielu etapach, w których poszczególne moduły dołączane są wraz z rozwojem firmy zwiększając funkcjonalność systemu.
Taki proces może trwać od kilku miesięcy do nawet kilku lat – wszystko zależy od skali wdrożenia, poziomu skomplikowania procesów, oczekiwań dotyczących automatyzacji. W ramach umowy serwisowej system może być również rozwijany i może podlegać dalszej rozbudowie, tak, aby potrzeby firmy mogły być odpowiednia zaspokajane, nie tylko wymagania związane ze zgodnością z obowiązującymi przepisami. – mówi Radosław Balicki, Dyrektor Initius Sp. z o.o. Sp. k., zajmujący się wdrażaniem systemu ERP enova365.
Wyzwania związane ze zmianą systemu
Kiedy przychodzi do wdrożenia nowego oprogramowania ERP, pracownicy muszą zrozumieć specyfikę nowego systemu w ramach szkoleń, adaptacji praktycznej wiedzy, obycia, czy używając kolokwialnego języka “klikologii”. Z punktu widzenia pracodawcy, może to być obciążenie, gdyż pracownicy muszą więcej czasu poświęcać na zadania, które nie są związane z zakresem ich obowiązków czy stanowiskiem w firmie, z drugiej strony są niezbędne do wytworzenia automatyzmów potrzebnych do efektywnej pracy. Wybierając system należy zwrócić uwagę na jego intuicyjność, a także możliwość korzystania z wielu platform gdyż ułatwia to adaptację pracowników z nowym oprogramowaniem. System musi być przyjazny dla użytkownika, w przeciwnym razie pracownicy nie bedą chcieli na nim pracować i tym samym wykorzystywać pełnych możliwości programu.
Obecnie na rynku dostępne są systemy ERP, jak np. enova365, gdzie w zależności od potrzeb można kompletować moduły z których każdy wspiera określone procesy w przedsiębiorstwie, a także dostosować system do wielkości firmy, mobilności swoich pracowników i preferencji użytkowania. W każdej chwili, np. kiedy firma się rozwinie, można przejść na wyższą wersję i zmienić model dostępu. To istotne, gdyż inwestycja w system ERP jest na lata, dlatego warto wybrać, taki, który rozwinie się wraz z firmą.
