Trudne negocjacje umowy

Proces wdrożenia w przedsiębiorstwie systemu ERP związany jest z istnieniem
wielu ryzyk prawnych. Ich wyeliminowanie lub przynajmniej ograniczenie może zapewnić
odpowiednio wynegocjowana umowa łącząca dostawcę z przedsiębiorcą,
zainteresowanym wdrożeniem.

Sebastian Smiatek, który z ramienia Business Penetration & Consulting, wspiera przedsiębiorstwa w negocjowaniu umów prawnych z dostawcami systemów informatycznych, wskazuje 4 newralgiczne obszary sporne.

1. Koszty w przypadku wydłużenia czasu realizacji projektu. Kto ponosi koszty w przypadku wydłużenia harmonogramu i konieczności wykonania dodatkowych usług szkoleniowych/wdrożeniowych – dostawca czy przedsiębiorstwo? Temat o tyle niejednoznaczny, że przyczyna opóźnień mogą wynikać z obydwu stron: dostawca podczas analizy przedwdrożeniowej mógł nie doszacować liczby koniecznych godzin do realizacji danego obszaru funkcjonalnego, a przedsiębiorstwo mogło zwiększyć zakres projektu już w trakcie implementacji.


Sebastian Smiatek,
Dyrektor działu usług doradczych,
Business Penetration & Consulting

2. Zdefiniowanie poprawności działania systemu. W opinii dostawcy system działa poprawnie gdyż realizuje wszystkie założone cele biznesowe np. możliwość wystawienia faktury, poprawne rozliczenie produkcji. W opinii przedsiębiorstwa system nie działania poprawnie bo wskazane operacje trwają kilka godzin.
3. Zdefiniowanie zakresu i podstawowych parametrów usługi serwisowej. W tym przypadku debata pomiędzy poszczególnymi stronami rozpoczyna się już u podstaw np. określenia definicji na kategorie błędów systemów (np. błąd krytyczny i niekrytyczny). Dostawcy preferują zapisy przy których błędem krytycznym (przy którym występują najszybsze czasy reakcji) jest całkowite wstrzymanie działania systemu, wynikający tylko z jego funkcjonowania (core systemu). W tym przypadku brak działania jednej funkcji systemu (choćby dla nas kluczowej), błąd możliwe wynikający z czynników zewnętrznych (np. sprzęt) przyjmuje kategorie błędu niekrytycznego.
4. Kary umowne i sposób ich naliczania. Dużym problemem w komunikacji między stronami projektu jest określenie stopnia odpowiedzialność dostawcy w obszarze kar finansowych. Nieprawidłowe wdrożenie/działanie systemu lub opóźnienie projektu może spowodować wielomilionowe straty dla przedsiębiorstwa (np. zastój produkcji na kilka dni). Lecz czy dostawca powinien płacić karę na kwotę 2 mln złotych jeśli wartość implementacji systemu wynosiła 0,5 mln złotych?

---

Radca prawny Rafał Palion zwraca tymczasem uwagę na 5 zagadnień prawnych, których pobieżne potraktowanie może prowadzić do poważnych sporów interpretacyjnych a w ostateczności nawet wieloletnich procesów sądowych.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na kwestię, która wydaje się nad wyraz oczywista, aczkolwiek w praktyce obrotu gospodarczego częstokroć jest zbywana na dalszy plan. Chodzi mianowicie o prawidłową reprezentację przedsiębiorców. Czyli upraszczając, należy zwracać uwagę, czy osoba podpisana po umową była do tego uprawniona. Uchybienia bowiem w tym zakresie mogą nawet wpływać na ważność zawartej umowy cywilnoprawnej, a przynajmniej wymagać potwierdzenia zawartej w ten sposób umowy przez właściwy organ spółki. Dlatego też najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zażądanie od drugiej strony (lub uzyskanie we własnym zakresie) aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie określone są osoby uprawnione do reprezentacji danego przedsiębiorcy oraz sposób reprezentacji. Jeżeli z kolei np. spółka reprezentowana jest przez pełnomocnika, wówczas bezwzględnie należy wymagać dokumentu pełnomocnictwa, uprawniającego go do zawarcia umowy.

Po drugie, choć sprawa wydaje się oczywista, to bardzo istotne jest odpowiednie określenie przedmiotu umowy, czyli tego co ma zostać wykonane. Truizmem wydają się stwierdzenia, iż wszelkie ustalenia winny być dokumentowane w formie pisemnej, podpisane przez obie strony, jednakże wielokrotnie nawet istotne ustalenia są dokonywane poprzez wymianę maili, czy też ustnie, co stwarza na późniejszym etapie spory co do ustalenia, co było przedmiotem umowy. W tym zakresie istotne jest również aby wszelkie zmiany umowy były dokonywane w formie pisemnej, przez osoby do tego umocowane. Jako, że w toku realizacji procesu wdrożenia najczęściej zmiany dotyczą harmonogramu, to należy na to zwrócić szczególną uwagę. Dokonanie bowiem zmiany harmonogramu (poprzez przesunięcie terminów wykonania poszczególnych etapów) przez nieumocowanych do tego kierowników projektów i wykonywanie prac według nowego harmonogramu może skutkować naliczeniem kar umownych za opóźnienie lub zwłokę (w takim bowiem przypadku istotne znaczenie ma harmonogram stanowiący załącznik do umowy, a nie nowy, ustalony przez osoby bez umocowania).

Nadto należy wskazać, iż przedmiot umowny winien zostać opisany sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń; podobnie wszelkie zwroty umowne winny zostać należycie zdefiniowane w umowie (np. zdefiniowania wymagają wady uniemożliwiające dokonanie odbioru, czyli „wady istotne”, w przeciwieństwie do wad, których istnienie nie może być powodem odmowy odbioru, czyli „wad nieistotnych”). Jednocześnie zwrócić należy uwagę na występujące przy opisie przedmiotu umowy zwroty „w szczególności”, „między innymi”, które tworzą katalog otwarty zobowiązań i mogą w rezultacie stanowić instrument interpretacyjny służący rozszerzaniu przedmiotu umowy. Bezpiecznym rozwiązaniem z punktu widzenia każdej ze stron jest zatem dokładnie opisanie zobowiązań umownych.

W dalszej kolejności należy mieć na względzie, aby wysokość ustalonego wynagrodzenia (lub sposób jego określenia) był precyzyjny i jednoznaczny. W szczególności należy bowiem ustalić, czy wynagrodzenie umowne ma charakter ryczałtowy (czyli jest wynagrodzeniem stałym, co skutkuje co do zasady brakiem możliwości jego zmiany), czy też kosztorysowy (czyli jest wynagrodzeniem na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów, w związku z czym jego wysokość na wstępnym etapie nie jest jednoznacznie określona). Znaczenie w tym zakresie ma również należyte ustalenie ilości roboczogodzin pracowników/wykonawców po stronie dostawcy systemów ERP, co wystąpi w szczególności przy ustaleniu wynagrodzenia jako kosztorysowego. Powyższa kwestia ma bowiem fundamentalne znaczenia do ustalenia końcowego, całościowego wynagrodzenia. Brak bowiem wprowadzenia rozwiązań zabezpieczających np. ustalających maksymalną ilość roboczogodzin lub konieczności ustalania poszczególnych prac oraz przeznaczonych na nie roboczogodzin może skutkować, iż ostateczne wynagrodzenie będzie znacznie odbiegało od wcześniejszych przewidywań. Ponadto istotne jest również wprowadzenie klauzul umownych regulujących wynagrodzenie związane z wykonywaniem przez dostawcę prac zamiennych lub prac dodatkowych. Częstokroć również spory budzą sytuacje w których następuję ograniczenie zakresu umownego umowy, a w tym względzie zapisy umowne co do ewentualnego obniżenia wynagrodzenia są bądź nieprecyzyjne, bądź niewykonalne. Ważne jest również, aby strony umowy wdrożeniowej określiły zagadnienia związane z płatnymi usługami serwisowymi, trybem ich realizacji oraz czasem przystępowania do prac, liczonym od chwili zgłoszenia zaistnienia awarii systemu ERP.

Po czwarte należy zwrócić uwagę, iż powszechnie pomijane w umowach są niezwykle ważne zapisy dotyczące majątkowych praw autorskich. Tymczasem niezbędne jest aby w umowie określić, czy mocą umowy ma miejsce wyłącznie udzielenie licencji na dany system ERP, czy też ma miejsce przeniesienie majątkowych prawa autorskich do powyższego systemu. Zwrócić też należy uwagę na prawidłowe określenie pól eksploatacji, czy też kwestii związanych z aktualizacją danego systemu lub wprowadzaniem do niego zmian. W tej kwestii należy mieć również na względzie zagadnienia dotyczące kodu źródłowego oraz możliwości dokonywania jego zmian. Brak uregulowań w wyżej wymienione kwestii może skutkować tym, iż nawet mając wdrożony system ERP nie można go w sposób legalny uruchomić.

I wreszcie po piąte należy zalecić należyte ukształtowanie klauzul umownych związanych odpowiedzialnością (w tym i z karami umownymi). Możliwe bowiem jest w tym zakresie takie wykorzystanie swojej przewagi (np. poprzez choćby odpowiednią wiedzę prawną lub wsparcie ze strony kancelarii prawnej), że odpowiedzialność drugiej strony może przekroczyć kilkukrotnie wartość samej umowy, a za wady związane z systemem ERP lub wdrożeniem jego dostawca może ponosić niemalże odpowiedzialność całkowitą, nawet w sytuacjach niezawinionych przez siebie. Niewątpliwie zatem podstawą każdego udanego wdrożenia systemu ERP jest umowa, odpowiednio zabezpieczająca w zakresie prawnym oraz pozwalająca zminimalizować ryzyko związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwie systemu ERP.