Wybór systemu ERP to duże przedsięwzięcie wymagającego zaangażowania i czasu po obu stronach, zarówno Dostawcy jak i Odbiorcy. Kluczem do sukcesu jest pełne zrozumienie i rozpisanie poszczególnych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i ich usprawnienie przy wykorzystaniu wiedzy i doświadczenia Dostawcy, twierdzi Rafał Pokora z Comp Soft Sp. z o. o.
Robert Stiller z Hicron Sp. z o.o. podkreśla, że wybór systemu ERP to bardzo odpowiedzialne zadanie. System powinien być dopasowany do procesów biznesowych i oczekiwań użytkowników. Należy podkreślić, że wdrożenie systemu ERP nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do osiągnięcia przewagi względem konkurencji.
Poniżej prezentujemy elementy na jakie trzeba zwrócić uwagę przy wyborze ERP, aby proces wyboru nie zakończył się niepowodzeniem.
Rafał Pokora,
Specjalista ds. Sprzedaży,
COMPSoft Sp. z o.o.
Jednym z najczęstszych problemów w trakcie wdrożenia jest brak komunikacji między osobami odpowiedzialnymi za obszar finansów i produkcji. Jedno od drugiego nie może być oderwane, a z perspektywy wdrożenia musi ze sobą ściśle współpracować. Model kosztowy nie może być narzucony bezpośrednio z księgowości nie znając wszystkich realiów i wymagań po stronie produkcji. Wymiana informacji powinna być dwukierunkowa przy uwzględnieniu potrzeb oraz końcowego efektu. Celem tym jest stopień szczegółowości rozliczenia modelu kosztowego danego przedsiębiorstwa.
Ważnym elementem w trakcie analizy czy też samego wdrożenia są poukładane i w pełni zdrowe magazyny. Od poprawnie działających magazynów zależy wiele innych obszarów (techniczne przygotowanie produkcji, rozliczanie kosztów, planowanie produkcji, zaopatrzenie, sprzedaż, ofertowanie itp.). Każdy z Państwa zna przypadki zdublowanych indeksów, braku kontroli w kolejce dostaw oraz wydań, brak możliwości identyfikacji surowca, co do sztuki itp. Wykorzystując odpowiednie mechanizmy Nabywca ma szansę na pełne usprawnienie magazynów, a co się za tym przekłada na odpowiednie poukładanie procesów w pozostałych obszarach.
Nie bez znaczenia jest również techniczne przygotowanie produkcji. Obszar ten przy odpowiedniej parametryzacji pozwala na wprowadzenie szeregu automatów, które mogą usprawnić pracę pionu konstrukcyjnego i technologicznego. Alternatywne technologie, rewizyjność, możliwość dopisywania i odłączania wcześniej przypiętych operacji to tylko niektóre z funkcji, które powinien zawierać dobrze opracowany system produkcyjny.
Biorąc pod uwagę realia polskich przedsiębiorstw i instytucji kluczem do sukcesu jest również pełne zrozumienie tematu, czym tak naprawdę jest system klasy ERP oraz co on wnosi do przedsiębiorstwa. Jakie usprawnienia on przyniesie i co dzięki niemu uzyskamy pod kątem korzyści nie tylko dla kadry zarządzającej, ale również dla zwykłych pracowników produkcyjnych. Tylko dzięki temu sukces będzie obustronny.
Robert Stiller,
Associated Partner Hicron,
Hicron Sp. z o.o.
Przy podejmowaniu decyzji związanej z wyborem rozwiązania ERP należy:
1. Określić specyfikę procesów biznesowych w firmie docelowej oraz jej potrzeby
Na początku współpracy powinny zostać powołane dwa zespoły, symetryczne względem siebie po stronie partnera wdrożeniowego i firmy, w której dane rozwiązanie zostanie zaimplementowane. Konsultanci modułowi i pracownicy firmy powinni wymienić się wiedzą celem ustalenia dokładnego zakresu projektu. Pozwoli to na całkowite sprecyzowanie oczekiwań i szczegółowe opisanie procesów biznesowych przebiegających w organizacji.
2. Określić przyszłe potrzeby firmy
Konsultacja powinna dotyczyć także udoskonaleń i rzeczy związanych z przyszłością wdrażanego systemu. Należy wziąć pod uwagę strategię całego rozwoju biznesowego firmy, odpowiedzieć sobie na pytania czy firma chce uruchamiać nowe oddziały. Ważne jest by zaprojektować system z myślą o jego potencjalnym rozwoju w przyszłości.
3. Ustalić elastyczność i kompleksowość firmy wdrożeniowej, doświadczenie zespołu
Zapewnienie szybkiej reakcji, elastyczność i kompleksowość implementacji powinny być kluczowe dla dobrze zarządzanego projektu wdrożenia systemu ERP. Zwłaszcza przy szybko zmieniającym się rynku i oczekiwaniach klienta. Istotne jest także sprawdzenie referencji partnera wdrożeniowego i członków zespołu implementacyjnego.
4. Określić koszty wdrożenia, rozwoju i utrzymania systemu
Budżet to kluczowy element chroniący obie strony projektu wdrożeniowego przed błędnymi decyzjami. Należy go zawsze jasno określić i wyważyć stosunek pożądanej funkcjonalności do ceny. Bywa, że systemy kuszą niskimi cenami, ale ich funkcjonalności są niedopracowane. W takiej sytuacji lepiej wybrać rozwiązanie sprawdzone. Warto zwrócić uwagę na koszty wewnętrzne organizacji, czyli to że część pracowników (odpowiedzialnych za wdrożenie) będzie oderwana od swoich standardowych obowiązków. Są to zarówno koszty finansowe jak i czasowe. Szczegółowy harmonogram i plan działania powinien pomóc w ustaleniu dostępności i wyszczególnieniu osób odpowiedzialnych za konkretne działania.
