Zwinny ERP w chmurze. Jak połączyć standard SAP z procesami specyficznymi dla firmy?

Wdrożenie systemu ERP przez lata kojarzyło się z długim projektem, rozbudowaną analizą przedwdrożeniową i szczegółowym dostosowywaniem rozwiązania do sposobu działania organizacji. W modelu chmurowym punkt wyjścia jest inny. Zamiast projektować każdy proces od początku, firma może korzystać z gotowych scenariuszy biznesowych i koncentrować prace projektowe przede wszystkim na tych obszarach, które rzeczywiście wymagają indywidualnego podejścia.

Na takiej filozofii opiera się SAP S/4HANA Cloud Public Edition (SAP Cloud ERP). Jest to kompletny system ERP działający w modelu chmury publicznej i dostarczany w formule Software as a Service.

Standard tam, gdzie nie potrzeba indywidualizacji

SAP Cloud ERP obejmuje szeroki zakres procesów biznesowych – od finansów i controllingu, przez sprzedaż, zakupy i gospodarkę magazynową, po produkcję, utrzymanie ruchu, serwis czy zarządzanie projektami.

Punktem wyjścia są SAP Best Practices, czyli gotowe modele procesów przygotowane na podstawie doświadczeń z różnych branż. Firma nie rozpoczyna więc wdrożenia od pustej kartki. Może przeanalizować proponowany przebieg procesu i ocenić, czy rzeczywiście istnieje biznesowa potrzeba jego modyfikacji.

W wielu obszarach takich jak księgowość, podstawowe zakupy czy obsługa sprzedaży, nadmierna indywidualizacja nie daje organizacji dodatkowej wartości. Zwiększa natomiast koszt utrzymania środowiska i komplikuje jego późniejszy rozwój.

Clean core nie oznacza braku elastyczności

Jednym z głównych założeń SAP Cloud ERP jest koncepcja clean core, czyli utrzymania możliwie czystego rdzenia systemu. Nie oznacza to jednak, że rozwiązania nie można rozwijać. Standardowe procesy mogą być konfigurowane, a dodatkowe potrzeby obsługiwane na kilka sposobów.

Pierwszym jest wykorzystanie wyspecjalizowanych rozwiązań SAP. SAP Field Service Management może rozszerzać obszar serwisowy o harmonogramowanie pracy techników i obsługę mobilną. SAP SuccessFactors uzupełnia ERP o zarządzanie kadrami i kompetencjami, natomiast SAP Enterprise Portfolio and Project Management pozwala rozszerzyć środowisko o zarządzanie portfelem projektów.

Drugą możliwością jest integracja SAP Cloud ERP z rozwiązaniami zewnętrznymi, na przykład własnym CRM, systemem e-commerce lub specjalistyczną aplikacją branżową.

Trzecią możliwością jest budowa własnych rozszerzeń i dodatkowych aplikacji na SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Platforma udostępnia gotowe komponenty i usługi wspierające m.in. pracę z danymi, automatyzację procesów oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji. Dzięki temu procesy specyficzne dla organizacji mogą być rozwijane poza standardowym rdzeniem ERP, zgodnie z podejściem clean core.

Najważniejsza pozostaje zasada: modyfikować tam, gdzie istnieje realna wartość biznesowa, a nie tylko dlatego, że dotychczas organizacja wykonywała dany proces w określony sposób.

Jak sprawdzić dopasowanie systemu przed wdrożeniem?

Jednym z narzędzi wspierających przygotowanie wdrożenia jest Digital Discovery Assessment. Narzędzie pozwala określić zakres planowanego wdrożenia i przeanalizować dostępne procesy jeszcze przed rozpoczęciem właściwej konfiguracji.

Firma może wskazać między innymi branżę, kraj działania oraz obszary biznesowe, które mają znaleźć się w systemie. Następnie analizowane są dostępne scenariusze SAP Best Practices, ich przebieg oraz wymagania funkcjonalne i licencyjne.

Zespół projektowy może dzięki temu określić: które procesy mogą działać w standardzie, gdzie występują rzeczywiste różnice względem potrzeb organizacji, w których miejscach wystarczy konfiguracja, gdzie potrzebna będzie integracja lub rozszerzenie, czy które funkcjonalności powinny znaleźć się w pierwszym etapie wdrożenia.

To pozwala ograniczyć ryzyko sytuacji, w której system już na początku zostaje nadmiernie rozbudowany o funkcjonalności, które nie są faktycznie potrzebne.

Metodyka, która porządkuje projekt

SAP dostarcza również metodykę SAP Activate, która prowadzi organizację przez kolejne etapy projektu – od identyfikacji potrzeb, przez projektowanie i konfigurację, aż po uruchomienie produkcyjne oraz dalsze utrzymanie rozwiązania.

Poszczególne fazy są wspierane przez narzędzia do analizy procesów, migracji danych, testowania, szkolenia użytkowników i zarządzania projektem. Jednym z nich jest SAP Cloud ALM, umożliwiający planowanie zadań i monitorowanie postępów prac w ramach jednego środowiska.

ERP, który jest regularnie rozwijany

Jedną z istotnych cech modelu SaaS jest to, że producent odpowiada za dalszy rozwój platformy. Aktualizacje oraz nowe funkcjonalności są dostarczane regularnie w ramach subskrypcji. Dla firmy oznacza to odejście od modelu, w którym po kilku latach od wdrożenia środowisko zaczyna technologicznie oddalać się od aktualnej wersji systemu.

Ma to znaczenie również w kontekście sztucznej inteligencji. SAP stopniowo dodaje funkcje Business AI bezpośrednio do procesów biznesowych. Mogą one między innymi wspierać analizę informacji, tworzyć podsumowania dokumentów czy ułatwiać wyszukiwanie danych. Użytkownicy mają również dostęp do asystenta Joule, który umożliwia interakcję z systemem przy wykorzystaniu języka naturalnego.

Jedno środowisko dla procesów, analityki i workflow

SAP Cloud ERP nie ogranicza się do rejestrowania transakcji. Użytkownik podczas wykonywania swoich zadań może jednocześnie korzystać z aktualnych danych analitycznych, KPI i workflow. Interfejs jest dostosowany do roli biznesowej, dlatego inne informacje otrzymuje menedżer projektu, inne osoba odpowiedzialna za finanse, a jeszcze inne pracownik serwisu.

System może również zostać rozszerzony o inne rozwiązania SAP. Przykładowo w obszarze zarządzania projektami standardowe funkcje ERP pozwalają planować i kontrolować budżety, koszty, rozliczenia oraz podstawowe aspekty realizacji projektów. Jeżeli organizacja potrzebuje bardziej zaawansowanego zarządzania zasobami lub spojrzenia na cały portfel przedsięwzięć, w zależności od wariantu środowiska może wykorzystać m.in. SAP Project and Resource Management albo SAP Enterprise Portfolio and Project Management. Możliwa jest również integracja z zewnętrznymi narzędziami do zarządzania projektami.

Model oparty na standaryzacji może mieć szczególne znaczenie dla organizacji rozwijających się poprzez nowe spółki lub ekspansję zagraniczną. SAP Cloud ERP posiada gotowe lokalizacje dla wielu krajów, uwzględniające lokalne wymagania dotyczące między innymi finansów i raportowania. Jeżeli organizacja stworzy własny standard wdrożenia, może później wykorzystać go jako punkt wyjścia przy kolejnych rolloutach.

Nie eliminuje to konieczności migracji danych, testów czy szkoleń użytkowników, ale ogranicza zakres ponownej pracy koncepcyjnej i konfiguracyjnej.

Czy SAP Cloud ERP jest rozwiązaniem dla każdej firmy?

Największe korzyści z takiego modelu osiągną organizacje gotowe zaakceptować standaryzację tam, gdzie własny sposób realizacji procesu nie daje im istotnej przewagi biznesowej. W zamian otrzymują środowisko rozwijane przez producenta, oparte na gotowych procesach, przygotowane do regularnych aktualizacji oraz możliwe do rozszerzania o dodatkowe aplikacje i integracje.

Dlatego jednym z najważniejszych etapów projektu pozostaje analiza przedwdrożeniowa. Jej celem nie powinno być wyłącznie przygotowanie listy wymaganych funkcjonalności, ale przede wszystkim świadome rozdzielenie procesów na te, które można oprzeć na standardzie, oraz te, których indywidualny charakter rzeczywiście warto zachować.

Rozważasz wdrożenie SAP Cloud ERP lub chcesz sprawdzić, w jakim stopniu standard SAP odpowiada procesom w Twojej organizacji? Eksperci Axians wspierają firmy od analizy przedwdrożeniowej i wyboru architektury, przez konfigurację i integrację, aż po rozwój oraz utrzymanie środowiska SAP.

Więcej informacji na stronie Axians.