16 tygodni zamiast 16 miesięcy. Czy szybkie wdrożenie ERP jest naprawdę możliwe?

Poniedziałek, dziewiąty miesiąc wdrożenia ERP. Zespół projektowy po raz kolejny spotyka się, aby zdecydować, co jeszcze można usunąć z zakresu projektu, żeby zdążyć przed końcem roku. To scenariusz, który w firmach produkcyjnych zdarza się częściej, niż wielu menedżerów chciałoby przyznać. Problemem rzadko jest sama technologia. Częściej projekt zatrzymują stale rozszerzający się zakres, nieprzygotowane dane oraz decyzje odkładane na później. Coraz więcej organizacji wybiera dziś podejście fit-to-standard zamiast projektowania systemu ERP od podstaw. Jednym z przykładów takiego modelu jest LeverX ReadyCore Manufacturing for SAP GROW Fast.

Kontrola zakresu zamiast niekończącej się listy wymagań

Klasyczne projekty ERP często rozpoczynają się od pytania: „Czego potrzebujemy?”. Problem polega na tym, że odpowiedź zmienia się niemal na każdym etapie projektu. Kolejne działy zgłaszają nowe oczekiwania, lista wymagań rośnie, a harmonogram i budżet coraz trudniej utrzymać pod kontrolą. W modelu ReadyCore punkt wyjścia jest inny. Zamiast projektować rozwiązanie od podstaw, organizacja odpowiada na pytanie: „Które ze standardowych procesów SAP najlepiej odpowiadają naszemu sposobowi działania?” Zakres obejmujący procesy Order-to-Cash, Source-to-Pay, Plan-to-Produce oraz Record-to-Report jest określony już na początku projektu. Firma dopasowuje swoje procesy do sprawdzonego modelu biznesowego, zamiast tworzyć każdy element systemu od zera. Nie oznacza to rezygnacji z indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Dodatkowe wymagania są analizowane pod kątem ich wartości biznesowej oraz wpływu na harmonogram, budżet i utrzymanie standardowego rdzenia systemu.

Skąd bierze się 16 tygodni?

Pierwsze pytanie, które zadaje większość firm, brzmi: „Co trzeba pominąć, żeby wdrożenie trwało tylko 16 tygodni?” Odpowiedź brzmi: nic.

Projekt obejmuje analizę, warsztaty, konfigurację, migrację danych, testy, szkolenia i hypercare. Krótszy harmonogram wynika z wykorzystania metodyki SAP Activate, gotowych procesów biznesowych oraz podejścia fit-to-standard, które eliminuje konieczność projektowania rozwiązania od podstaw.

Polska lokalizacja od pierwszego dnia

Dla wielu polskich firm produkcyjnych wdrożenie ERP nie kończy się na uruchomieniu procesów finansowych czy logistycznych. Równolegle system musi spełniać lokalne wymagania prawne, takie jak obsługa KSeF, JPK oraz Biała Lista podatników. Jeżeli lokalizacja nie zostanie uwzględniona na etapie wdrożenia, przedsiębiorstwo często musi realizować dodatkowe projekty dostosowawcze już po uruchomieniu systemu. W modelu ReadyCore wymagania polskiej lokalizacji są uwzględniane w standardowej konfiguracji.

Chmura i przewidywalny budżet
Jednym z największych wyzwań klasycznych wdrożeń ERP jest trudność w oszacowaniu całkowitego kosztu projektu. Zakres prac zmienia się w trakcie realizacji, pojawiają się dodatkowe wymagania, a wraz z nimi rośnie budżet. Model oparty na zdefiniowanym zakresie pozwala znacznie wcześniej określić, które elementy wpływają na koszt wdrożenia oraz licencji. Dzięki temu organizacja może podejmować decyzje w oparciu o przewidywalne założenia, a nie dopiero po zakończeniu długiej fazy analitycznej. Dodatkową korzyścią jest wykorzystanie SAP S/4HANA Cloud Public Edition, które zapewnia regularne aktualizacje bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury ERP. W połączeniu z podejściem Clean Core, ograniczającym liczbę modyfikacji w podstawowym systemie, ułatwia to wdrażanie nowych funkcjonalności i zmniejsza koszty utrzymania środowiska.

Go-live to początek, a nie koniec projektu

Uruchomienie systemu nie oznacza zakończenia wdrożenia. Po go-live użytkownicy rozpoczynają pracę w nowym systemie. Dlatego istotnym elementem projektu jest faza hypercare, podczas której zespół wdrożeniowy wspiera użytkowników i szybko reaguje na zgłoszenia. Sprawne rozwiązywanie problemów w pierwszych tygodniach po uruchomieniu systemu ma bezpośredni wpływ na akceptację nowych procesów i ogranicza ryzyko powrotu do ręcznych obejść czy arkuszy Excel.

Jak podkreśla Magdalena Białecka, konsultantka SAP FICO w LeverX:

„Firmy produkcyjne coraz rzadziej pytają, czy przejść na SAP S/4HANA Cloud. Znacznie częściej chcą wiedzieć, jak zrobić to szybko, bezpiecznie i bez zakłócania bieżącej produkcji. Kluczowe jest wykorzystanie sprawdzonych procesów i jasno określonego zakresu”

Dla kogo ReadyCore będzie właściwym wyborem?

ReadyCore najlepiej sprawdzi się w średnich firmach produkcyjnych, które planują wymianę ERP i są gotowe wykorzystać standardowe procesy SAP. Model może nie być optymalny dla organizacji wymagających wielu niestandardowych procesów, licznych integracji lub wdrożenia obejmującego wiele krajów. Dlatego przed rozpoczęciem projektu warto przeprowadzić ocenę gotowości organizacji – obejmującą analizę procesów, jakości danych oraz oczekiwań biznesowych. Pozwala ona określić, czy podejście fit-to-standard będzie najlepszym wyborem oraz jakie warunki należy spełnić, aby harmonogram wdrożenia był realistyczny. Ocenę dopasowania rozwiązania LeverX przeprowadza podczas warsztatów obejmujących analizę zakresu, gotowości organizacji oraz harmonogramu i budżetu wdrożenia.

Czy 16 tygodni wystarczy również w Twojej firmie?
Porozmawiaj z ekspertami LeverX, aby ocenić zakres, gotowość organizacji i kluczowe czynniki, które mogą wpłynąć na harmonogram wdrożenia.