Wybór systemu ERP to jedna z tych decyzji, których konsekwencje pozostają w organizacji na lata. Od tego, jakie rozwiązanie zostanie wybrane, zależy nie tylko sposób pracy poszczególnych działów, ale również przepływ informacji, dostęp do danych, sprawność procesów produkcyjnych i logistycznych, a w efekcie – możliwość dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.
Dlatego wybór systemu wspierającego zarządzanie firmą nie powinien zaczynać się od przeglądania ofert producentów ani od umawiania pierwszych prezentacji. W dobrze przygotowanym projekcie technologia jest odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby organizacji, a nie punktem wyjścia do ich dopiero poszukiwania.
Najpierw potrzeby biznesowe, później system IT
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy wyborze ERP jest zbyt szybkie przejście do etapu poszukiwania konkretnego rozwiązania. Firma zaczyna porównywać funkcjonalności, ogląda prezentacje systemów i analizuje oferty dostawców, zanim dokładnie określi, jakie problemy chce właściwie rozwiązać.
Tymczasem pierwszym krokiem powinno być spojrzenie na organizację z perspektywy jej codziennego funkcjonowania. Gdzie pojawiają się opóźnienia? Które procesy wymagają ręcznego wprowadzania danych? Gdzie informacje są rozproszone pomiędzy różnymi systemami i arkuszami? Które działania są powtarzalne i można je zautomatyzować? W jakich obszarach pracownicy nie mają dostępu do aktualnych danych potrzebnych do podejmowania decyzji?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają zbudować rzeczywisty obraz organizacji i określić, czego firma oczekuje od przyszłego systemu.
Warto przy tym pamiętać, że system ERP nie powinien być wybierany wyłącznie przez dział IT. Projekt dotyczy całej organizacji, dlatego w proces powinny zostać zaangażowane osoby, które na co dzień odpowiadają za poszczególne obszary działalności. W przedsiębiorstwie produkcyjnym będą to między innymi przedstawiciele zarządu, produkcji, planowania, logistyki, magazynu, zakupów, sprzedaży, finansów czy utrzymania ruchu.
To właśnie pracownicy znający procesy od strony praktycznej najlepiej wiedzą, gdzie występują problemy, których nie widać w dokumentacji czy schematach organizacyjnych.
AS IS i TO BE – dwa punkty widzenia na organizację
Jednym z kluczowych etapów przygotowania projektu jest analiza procesów biznesowych. W tym kontekście często pojawiają się dwa pojęcia: AS IS i TO BE.
Analiza AS IS pozwala odpowiedzieć na pytanie, jak firma działa dzisiaj. Jak przebiega proces? Kto bierze w nim udział? Jakie informacje są wykorzystywane? Gdzie powstają dane i w jaki sposób są przekazywane dalej? Na którym etapie pojawiają się błędy, przestoje lub niepotrzebne czynności?
Z kolei TO BE opisuje model docelowy – czyli sposób, w jaki organizacja chce funkcjonować po zmianach i wdrożeniu nowego rozwiązania.
To rozróżnienie jest niezwykle ważne. Celem wdrożenia ERP nie powinno być bowiem proste przeniesienie wszystkich obecnych procesów do nowego systemu. Jeśli organizacja ma nieefektywny sposób działania, jego automatyzacja nie zawsze rozwiąże problem. Czasem jedynie sprawi, że nieefektywny proces będzie realizowany szybciej.
Dlatego analiza procesów powinna być okazją do zadania trudniejszych pytań: które działania rzeczywiście są potrzebne, które można uprościć, a które całkowicie wyeliminować? Gdzie warto wprowadzić automatyzację? Jak powinien wyglądać przepływ informacji, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji otrzymywały dane we właściwym czasie?
Dobrze przeprowadzona analiza AS IS / TO BE pozwala nie tylko lepiej przygotować wymagania wobec systemu. Pomaga również uporządkować sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa jeszcze przed rozpoczęciem właściwego wdrożenia.
Lista wymagań to więcej niż katalog funkcji
Kolejnym etapem jest przygotowanie wymagań wobec przyszłego rozwiązania. To moment, w którym łatwo wpaść w pułapkę tworzenia bardzo długich list funkcjonalności.
Problem polega na tym, że nie każda funkcja dostępna w systemie będzie dla konkretnej firmy równie ważna. Sam fakt, że producent oferuje określony moduł lub mechanizm, nie oznacza jeszcze, że rozwiązanie odpowiada rzeczywistym potrzebom organizacji.
Dlatego wymagania warto budować przede wszystkim w oparciu o procesy biznesowe i cele, jakie firma chce osiągnąć. Inaczej należy oceniać funkcjonalność, która jest jedynie dodatkowym udogodnieniem, a inaczej rozwiązanie, od którego zależy sprawność planowania produkcji, obsługi zamówień, gospodarki magazynowej czy kontroli kosztów.
W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych szczególnego znaczenia nabierają między innymi zagadnienia związane z planowaniem i harmonogramowaniem produkcji, zarządzaniem materiałami, kontrolą realizacji zleceń, śledzeniem postępu produkcji czy integracją z rozwiązaniami wspierającymi logistykę i magazyn.
Na tym etapie warto również rozstrzygnąć, które potrzeby powinny zostać obsłużone przez ERP, a które przez systemy specjalistyczne współpracujące z rozwiązaniem centralnym. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa mogą to być między innymi systemy MES, WMS, APS czy rozwiązania wspierające utrzymanie ruchu.
Jak wybrać dostawcę i nie dać się zwieść samej prezentacji?
Kiedy firma ma już określone potrzeby i wymagania, przychodzi czas na wybór dostawcy oraz rozwiązania. I właśnie tutaj często zaczyna się najtrudniejsza część całego procesu.
Każdy producent prezentuje swój system z najlepszej strony. Demonstracje są przygotowane tak, aby pokazać mocne strony rozwiązania, a przykładowe scenariusze często przebiegają bez zakłóceń. Trudno jednak na podstawie samej prezentacji ocenić, jak system poradzi sobie z rzeczywistymi procesami konkretnego przedsiębiorstwa.
Dlatego warto unikać oceniania rozwiązań wyłącznie na podstawie ogólnego wrażenia czy liczby dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest sprawdzenie, w jaki sposób system obsługuje konkretne scenariusze biznesowe.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie zestawu rzeczywistych przypadków, z którymi firma mierzy się na co dzień, i poproszenie dostawców o ich przedstawienie w systemie. Wówczas można zobaczyć nie tylko, czy dana funkcja istnieje, ale przede wszystkim jak wygląda jej wykorzystanie w praktyce.
Równie istotne jest poznanie doświadczenia dostawcy. Warto sprawdzić, czy realizował projekty w firmach o podobnej skali i profilu działalności, jak wygląda jego metodyka wdrożeniowa oraz kto będzie odpowiadał za projekt po podpisaniu umowy.
ERP to nie produkt, który po zakupie wystarczy „włączyć”. To projekt organizacyjny, wymagający współpracy pomiędzy firmą a dostawcą. Nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli proces wdrożenia będzie źle przygotowany.
Wdrożenie ERP zaczyna się długo przed uruchomieniem systemu
Wybór rozwiązania jest dopiero początkiem drogi. Kolejne wyzwania pojawiają się na etapie wdrożenia, migracji danych, integracji z innymi systemami, testów oraz przygotowania użytkowników do pracy w nowym środowisku.
Wiele projektów nie kończy się sukcesem nie dlatego, że wybrano „zły system”, ale dlatego, że nie poświęcono wystarczającej uwagi przygotowaniu organizacji do zmiany.
Wdrożenie ERP oznacza bowiem zmianę codziennych przyzwyczajeń. Pracownicy muszą nauczyć się nowych sposobów realizacji zadań, a często również zrozumieć, dlaczego dotychczasowe procedury zostają zmienione. Dlatego komunikacja wewnętrzna, odpowiednie przygotowanie użytkowników oraz zaangażowanie osób kluczowych dla poszczególnych procesów mają ogromne znaczenie.
Nie bez znaczenia pozostaje również odpowiednie zarządzanie zakresem projektu. Próba wdrożenia wszystkiego jednocześnie może znacząco zwiększyć ryzyko opóźnień i komplikacji. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może sprawić, że nowy system nie odpowie na najważniejsze potrzeby przedsiębiorstwa.
Kluczowe jest więc znalezienie właściwego balansu i zaplanowanie projektu w taki sposób, aby organizacja mogła przejść przez zmianę w kontrolowany sposób.
ERP jako element szerszej transformacji przedsiębiorstwa
Współczesne przedsiębiorstwa coraz rzadziej traktują ERP jako pojedynczy system informatyczny. W wielu organizacjach stanowi on centralny element większego ekosystemu technologicznego, który obejmuje również rozwiązania produkcyjne, magazynowe, logistyczne czy analityczne.
Właściwie zaprojektowane środowisko IT pozwala integrować dane pochodzące z różnych obszarów działalności i budować jeden, spójny obraz przedsiębiorstwa. Dzięki temu informacje o zamówieniach, zapasach, produkcji, dostawach czy kosztach mogą być dostępne w jednym środowisku i wykorzystywane do podejmowania szybszych, bardziej świadomych decyzji.
Jednocześnie cyfryzacja nie powinna być celem samym w sobie. Najważniejsze jest to, aby technologia wspierała sposób działania firmy, odpowiadała na jej rzeczywiste wyzwania i pozwalała organizacji rozwijać się w przyszłości.
Jak przygotować się do wyboru i wdrożenia systemu ERP?
Proces wyboru ERP warto więc potraktować jako projekt strategiczny, a nie wyłącznie zakup oprogramowania. Im lepiej organizacja przygotuje się do tego procesu, tym większa szansa, że inwestycja przełoży się na rzeczywistą poprawę efektywności biznesowej.
W praktyce warto rozpocząć od kilku podstawowych kroków:
- określenia celów biznesowych, które firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu,
- przeprowadzenia analizy obecnych procesów i zidentyfikowania ich słabych punktów,
- przygotowania modelu docelowego funkcjonowania organizacji,
- zdefiniowania wymagań wobec systemu i dostawcy,
- przygotowania obiektywnych kryteriów oceny rozwiązań,
- przeprowadzenia porównania dostawców na podstawie rzeczywistych scenariuszy biznesowych,
- oceny ryzyk związanych z wdrożeniem,
- zaplanowania harmonogramu, zakresu odpowiedzialności i sposobu zarządzania projektem,
- przygotowania organizacji i pracowników do zmiany.
Takie podejście pozwala spojrzeć na wybór systemu ERP szerzej – jako na proces, który łączy technologię, organizację i biznes.
Szkolenie w Katowicach – jak zorganizować proces wyboru i wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem?
Dla organizacji, które stoją przed wyborem nowego systemu ERP lub planują rozpoczęcie projektu transformacji cyfrowej, dobrym punktem wyjścia może być uporządkowanie wiedzy na temat całego procesu – od analizy potrzeb, przez wybór rozwiązania, aż po przygotowanie do wdrożenia.
Temu zagadnieniu poświęcone będzie szkolenie „Jak zorganizować proces wyboru i wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem?”, które odbędzie się w Katowicach.
Podczas spotkania eksperci BPC GROUP POLAND przedstawią praktyczne podejście do planowania i realizacji projektów informatycznych. Uczestnicy dowiedzą się między innymi, jak analizować i mapować procesy w modelach AS IS / TO BE, jak prawidłowo definiować wymagania, na co zwrócić uwagę podczas wyboru dostawcy oraz jak ograniczać ryzyko związane z realizacją projektu.
Istotnym elementem spotkania będzie również tematyka wykorzystania systemów ERP w obszarze produkcji i logistyki. Wiedza dotycząca organizacji procesu wyboru i wdrożenia zostanie uzupełniona o praktyczną prezentację możliwości nowoczesnych systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem, przygotowaną przez ekspertów CompuTec.
Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do kadry zarządzającej, menedżerów oraz osób odpowiedzialnych za rozwój przedsiębiorstwa i realizację projektów transformacji cyfrowej – szczególnie tych, którzy chcą świadomie przygotować się do wyboru i wdrożenia systemu klasy ERP lub rozwiązań wspierających procesy produkcyjne i logistyczne.
Jeżeli więc Państwa organizacja stoi przed decyzją o zmianie systemu, planuje rozwój zakładu, chce uporządkować procesy lub zastanawia się, jak przygotować się do projektu wdrożeniowego, udział w szkoleniu może być okazją do spojrzenia na cały proces z szerszej, praktycznej perspektywy.
Szczegóły szkolenia i formularz zgłoszeniowy dostępne są na stronie wydarzenia.
