Workflow i EZD jako brakujące ogniwo ERP nowej generacji

W dzisiejszych czasach system ERP to podstawa działania organizacji. Widzimy systematyczny wzrost funkcjonalności tego typu rozwiązań. Mechanizmy tych platform obejmują coraz więcej obszarów działalności i przetwarzają większe ilości danych niż kiedykolwiek wcześniej. Właśnie to pociąga za sobą konieczność większej automatyzacji procesów. 

Ograniczenia klasycznego ERP w obszarze obiegu dokumentów 

Głównym zadaniem systemów klasy ERP jest obsługa transakcji i ewidencji zdarzeń. W wielu przypadkach jest to wystarczające, ale gdy do transakcji chcemy dodać proces decyzyjny, okazuje się, że dostępne narzędzia to jednak za mało. Dostosowanie wbudowanych mechanizmów workflow w ERP do specyficznych procesów biznesowych firmy bywa kosztowne i mało elastyczne. 

Kolejnym ograniczeniem jest specjalizacja systemów ERP. Koncentrując się na ewidencji zdarzeń, platformy oferują bardzo rozbudowane funkcje w tym obszarze, które dobrze sprawdzają się w pracy księgowych. Dla pracowników merytorycznych – takich jak specjaliści IT, technolodzy czy logistycy – ich złożoność często stanowi barierę. 

Na poziomie konfiguracji te ograniczenia są jeszcze bardziej widoczne. W wielu wdrożeniach brakuje zaawansowanego narzędzia do modelowania procesów opartego na BPMN. Szybko okazuje się też, że o ile dokumenty finansowe czy kadrowe są dobrze obsługiwane, to dokumenty nieustrukturyzowane lub półstrukturalne trudno odwzorować w standardowym narzędziu. A przecież poza fakturami czy listą płac potrzebujemy także wniosków urlopowych czy umów.

Jak organizacje radzą sobie z tym problemem? Najczęściej powstaje „szara strefa obiegu” dokumentów. Faktury uzgadniane są mailowo, wnioski tworzone na szablonach Word z folderów współdzielonych, a stan realizacji zadań czy archiwizacji dokumentów śledzony jest w arkuszach Excel. 

Workflow oraz EZD – systemy do zarządzania obiegiem dokumentów 

Rozwiązaniem powyższych problemów są systemy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentami) nazywane również systemami workflow. Tego typu platformy umożliwiają przechowywanie dokumentów źródłowych (np. skanów, plików Excel, PDF), definiowanie ich metadanych oraz budowanie procesów obiegu. 

Systemy tej klasy pełnią rolę centralnego repozytorium dokumentów w organizacji. Do ich typowych funkcji należą: 

• repozytorium dokumentów z kontrolą dostępu, 
• obsługa procesów zgodnych z polityką organizacji, 
• mechanizmy akceptacji zależne od kontekstu biznesowego, 
• powiadomienia i raportowanie (np. o kończących się umowach), 
• zarządzanie archiwizacją i retencją dokumentów, 
• pełna ścieżka audytu. 

W praktyce rozwiązanie klasy EZD stanowi warstwę procesową nad systemem transakcyjnym (obsługiwanym przez ERP), umożliwiając zarządzanie dokumentem na każdym etapie jego życia. 

Ważnym aspektem nowoczesnych platform workflow jest wykorzystanie sztucznej inteligencji. Odpowiednio użyta może znacząco wspierać podejmowanie decyzji. Szczególnie dobrze sprawdza się w pracy z dokumentami nieustrukturyzowanymi – umowami, opiniami czy CV. Zamiast analizować wielostronicowy dokument, użytkownik może zapytać system o konkretne informacje, takie jak kary umowne czy zobowiązania. Sztuczna inteligencja w tego typu zadaniach nie jest bezbłędna, warto zwrócić uwagę na kontrolę jakości czy audytowalność decyzji.

Workflow jako uzupełnienie i rozszerzenie ERP 

Pojawia się więc pytanie: jak połączyć oba światy? Bez właściwego podziału ról użytkownicy mogą być zmuszeni do pracy w dwóch systemach jednocześnie. 

Warto kierować się kilkoma zasadami: 

• wskazanie systemu nadrzędnego (tzw. „source of truth”) – najczęściej jest nim ERP, 
• wprowadzanie danych tylko raz i integracja systemów zamiast ich dublowania, 
• konsekwentny podział ról. 

Przykładowy podział: 

• ERP = dane, transakcje, księgowość, 
• workflow/EZD = decyzje, akceptacje, kontekst biznesowy. 

Najlepiej zobrazować to na przykładzie faktury zakupu z KSeF: 

• workflow/EZD: 
• pobranie faktury, 
• uzupełnienie metadanych, 
• ERP → przekazanie danych kontrahenta, 
• workflow: 
• obieg merytoryczny, 
• opis i wstępna dekretacja, 
• akceptacje, 
• ERP: 
• weryfikacja księgowa, 
• księgowanie, 
• ewidencja. 

Takie podejście zapewnia zarówno elastyczność procesu, jak i pełną kontrolę nad dokumentem. Na każdym etapie wiadomo, gdzie się znajduje i kto jest za niego odpowiedzialny. Łatwo też zidentyfikować miejsca, w których proces się zatrzymał. 

Workflow jako platforma integracyjna w środowisku IT 

Integracja ERP z systemem obiegu dokumentów to dopiero początek. Platformy workflow mogą pełnić rolę warstwy orkiestracyjnej (łączącej różne systemy i procesy w jeden spójny flow biznesowy). W środowisku, gdzie funkcjonują również MES, CMMS czy systemy helpdesk, system workflow może stać się miejscem koordynacji zdarzeń. 

Takie podejście określane jest jako integracja procesowa. W przeciwieństwie do integracji danych nie skupia się na wymianie informacji, lecz na powiązaniu procesów w jeden spójny przepływ między systemami.