Informacje:
W dobie cyfrowej transformacji efektywne zarządzanie korespondencją stało się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw. E-kancelaria to rozwiązanie, które nie tylko upraszcza obsługę pism przychodzących i wychodzących, ale także zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość procesów.
Zapraszamy na webinarium, podczas którego eksperci firmy Archman zaprezentują praktyczne zastosowanie systemu NAVIGATOR w zarządzaniu korespondencją. Omówimy, jak skutecznie przeprowadzić migrację z tradycyjnej kancelarii do e-kancelarii, jak korzystać z podpisów elektronicznych i e-doręczeń oraz jak optymalizować wysyłkę dokumentów.
Przedstawimy także:
• Kluczowe funkcje systemu NAVIGATOR wspierające automatyzację i archiwizację;
• Zarządzanie sprawami i usprawnienie pracy zespołowej dzięki integracji z kalendarzami i automatycznym powiadomieniom;
• Budowanie centralnego repozytorium dokumentów oraz skuteczną archiwizację jako element bezpieczeństwa.
Webinarium to praktyczne podejście do wyzwań cyfryzacji, poparte przykładami zastosowania systemu w rzeczywistych scenariuszach. Będzie również okazją do zapoznania się z rozwiązaniami, które ułatwiają codzienną pracę z dokumentami, porządkują procesy oraz wspierają organizację w przechodzeniu na elektroniczne zarządzanie korespondencją.
Do udziału w Webinarium zapraszamy zarząd, management przedsiębiorstw oraz osoby współuczestniczące w procesie wyboru rozwiązań informatycznych.
Zagadnienia poruszane na spotkaniu:
- E-kancelaria – fundament cyfrowej transformacji:
o Czym jest e-kancelaria i jakie problemy rozwiązuje;
o Omówienie narzędzi i funkcji kluczowych dla elektronicznego zarządzania korespondencją;
o Omówienie najważniejszych korzyści dla przedsiębiorstwa.- Obieg pism przychodzących i wychodzących w systemie NAVIGATOR:
o Automatyzacja procesu rejestracji, dekretacji i archiwizacji;
o Zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa danych;
o Case study – praktyczny scenariusz dla obiegu pism przychodzących i wychodzących.- Zarządzanie Sprawą i praca grupowa:
o Definiowanie i śledzenie spraw w kontekście korespondencji oraz dokumentów;
o Dzielenie zadań i nadzorowanie postępów w realizacji zadań;
o Monitorowanie efektywności pracy grupowej;
o Automatyczne powiadomienia, integracja z kalendarzami.- Repozytorium i archiwum dokumentów:
o Centralne miejsce przechowywania dokumentów firmy;
o Szybkie wyszukiwanie, udostępnianie i segregacja;
o Archiwizacja elektroniczna jako element bezpieczeństwa.- Podpisy elektroniczne w korespondencji:
o Rodzaje podpisów elektronicznych i ich zastosowanie;
o Zgodność z przepisami i ułatwienia w codziennej pracy;
o Praktyczna prezentacja podpisywania dokumentów w systemie.- e-Doręczenia – przyszłość oficjalnej korespondencji:
o Podstawy prawne i zasada działania e-doręczeń;
o Rola e-doręczeń w nowoczesnej e-kancelarii;
o Integracja systemu NAVIGATOR z e-doręczeniami.- e-Nadawca – optymalizacja wysyłki tradycyjnej:
o Elektroniczny nadawca jako wsparcie dla dokumentacji papierowej;
o Automatyzacja adresowania i śledzenia przesyłek;
o Integracja z systemem do Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Agenda:
Techniczne przygotowanie Partnerów Technologicznych.
Techniczne przygotowanie uczestników.
Wprowadzenie do spotkania.
Przedstawienie uczestników spotkania.
E-kancelaria i e-nadawca: cyfrowa rewolucja w obsłudze korespondencji i dokumentów.
1. E-kancelaria – fundament cyfrowej transformacji:
• Czym jest e-kancelaria i jakie problemy rozwiązuje;
• Omówienie narzędzi i funkcji kluczowych dla elektronicznego zarządzania korespondencją;
• Omówienie najważniejszych korzyści dla przedsiębiorstwa.
2. Obieg pism przychodzących i wychodzących w systemie NAVIGATOR:
• Automatyzacja procesu rejestracji, dekretacji i archiwizacji;
• Zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa danych;
• Case study – praktyczny scenariusz dla obiegu pism przychodzących i wychodzących.
3. Zarządzanie Sprawą i praca grupowa:
• Definiowanie i śledzenie spraw w kontekście korespondencji oraz dokumentów;
• Dzielenie zadań i nadzorowanie postępów w realizacji zadań;
• Monitorowanie efektywności pracy grupowej;
• Automatyczne powiadomienia, integracja z kalendarzami.
4. Repozytorium i archiwum dokumentów:
• Centralne miejsce przechowywania dokumentów firmy;
• Szybkie wyszukiwanie, udostępnianie i segregacja;
• Archiwizacja elektroniczna jako element bezpieczeństwa.
5. Podpisy elektroniczne w korespondencji:
• Rodzaje podpisów elektronicznych i ich zastosowanie;
• Zgodność z przepisami i ułatwienia w codziennej pracy;
• Praktyczna prezentacja podpisywania dokumentów w systemie.
6. e-Doręczenia – przyszłość oficjalnej korespondencji:
• Podstawy prawne i zasada działania e-doręczeń;
• Rola e-doręczeń w nowoczesnej e-kancelarii;
• Integracja systemu NAVIGATOR z e-doręczeniami.
7. e-Nadawca – optymalizacja wysyłki tradycyjnej:
• Elektroniczny nadawca jako wsparcie dla dokumentacji papierowej;
• Automatyzacja adresowania i śledzenia przesyłek;
• Integracja z systemem do Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Doświadczony handlowiec, zafascynowany transformacją cyfrową i nowymi trendami technologicznymi. Na co dzień zgłębia tajniki digitalizacji dokumentów, cyfryzacji i automatyzacji przepływu pracy oraz rozwija sieć sprzedaży systemu NAVIGATOR. Absolwent Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie oraz Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania w Warszawie o specjalizacji inżynieria procesów biznesowych.
Dyskusja. Sesja pytań i odpowiedzi:
• Otwarte forum dla uczestników w celu wyjaśnienia wątpliwości;
• Dyskusja o praktycznych aspektach wdrożenia.
Podsumowanie i zakończenie:
• Najważniejsze wnioski i rekomendacje;
• Informacja o możliwościach dalszej współpracy i wsparcia ze strony ARCHMAN.
Organizatorzy generalni:
BPC GROUP POLAND
BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. wspiera duże i średnie przedsiębiorstwa w procesach informatyzacji. Świadczy usługi doradcze, które pomagają decydentom wybrać właściwą opcję informatyzacji przedsiębiorstwa, jak również odpowiedni system informatyczny i firmę wdrożeniową. Projekty obejmują m.in. przeprowadzenie analizy procesów biznesowych, opracowanie zapytania ofertowego, organizację prezentacji dedykowanych i negocjacje warunków umowy z dostawcami systemów IT.
Obok doradztwa świadczonego w sposób zindywidualizowany firma prowadzi szeroko zakrojone działania edukacyjne dla przedsiębiorstw. W ramach BPC Training Centre organizowane są konferencje i warsztaty dla kadry decyzyjnej, która wybiera systemy IT.
W trakcie piętnastu lat działalności zostało przeprowadzonych ponad 200 spotkań edukacyjnych i wyszkolonych blisko 8 tysięcy osób. BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. jest także właścicielem i redaktorem serwisu doradczego www.bpc-guide.pl oraz największej w Polsce internetowej bazy systemów IT. Firma systematycznie publikuje Raporty Analityczne o stanie informatyzacji polskich przedsiębiorstw.
Partnerzy technologiczni:
Archman
Producent przeglądarkowych systemów do controllingu i zarządzania.Firma Archman Sp. z o.o. jest polskim producentem rozwiązań informatycznych w zakresie Business Intelligence, Workflow i HR. Flagowym produktem firmy jest system NAVIGATOR, który działa w środowisku przeglądarki internetowej. NAVIGATOR jest często wdrażany jako bardzo istotne uzupełnienie do najdroższych systemów ERP. System wspiera obieg i pracę grupową na bardzo szerokim zakresie dokumentów (dokumenty handlowe, kadrowe, zadania, zlecenia etc.) Ponadto wyposażony jest w zestaw wbudowanych narzędzi klasy Business Intelligence pozwalających na wielowymiarową i szybką analizę dokumentów.
Czy systemy ECM, BPM, BI powinny być na jednej platformie czy osobno?
Pod koniec XX wieku lansowano trend systemów zintegrowanych wierząc, że obsługa wszystkich procesów na jednej platformie jest rozwiązaniem właściwym. Szybki rozwój informatyki i pojawianie się nowych obszarów eksploatacji dla niej sprawił, że coraz częściej zaczęto zauważać, że jeden system nie jest w stanie obsłużyć wszystkich potrzeb. Dzisiaj tzw. systemy dziedzinowe (dedykowane do określonej dziedziny np. obiegu dokumentów) komunikujące się z głównym systemem ERP są standardem. Powstaje jednak pytanie jaka jest rozsądna liczba systemów specjalistycznych w firmie? Czy część z nich można połączyć? Jeżeli tak, to które? Jaki są koszty i korzyści takiego połączenia?Podczas prezentacji pokażemy cechy wspólne a także różnice pomiędzy systemami klasy BI, ECM, BPM. Przedstawimy argumenty za oraz przeciw ich integracji na jednej platformie. Postaramy się wskazać uniwersalne kryteria, które pomogą podjąć decyzję przy wyborze architektury dla określonej firmy.
Rozwiązania:
NAVIGATOR
Platforma NAVIGATOR wyposażona już dzisiaj w zestaw prawie 20 zintegrowanych ze sobą modułów, które działają w 3 kluczowych obszarach wsparcia biznesu:
BUDŻETOWANIE I ANALIZA DANYCH
- Automatyczne ściąganie danych z różnych systemów (program księgowy, magazynowy itp.);
- Dane wszystkich jednostek dostępne „od ręki” w jednym miejscu;
- Zaawansowane i wygodne pulpity menadżerskie;
- Praca przez przeglądarkę lub z poziomu Excela;
- Różne modele budżetowania: od góry, od dołu, zadaniowe, projektowe, rzeczowe, finansowe;
- Zarządzanie przepływem pracy w procesie budżetowania;
- Wielowymiarowa analiza odchyleń budżetowych pozwalająca na poznanie ich przyczyn.
OBIEG PRACY I DOKUMENTÓW
- Obieg faktur, umów, zamówień, delegacji, projektów, zadań;
- Wprowadzanie własnych typów dokumentów (karty sprzętu, budynków, remontów etc.);
- Modelowanie własnych procedur obiegu;
- Powiadamianie mailowe i/lub sms o zmianie statusu dokumentu;
- Możliwość dopisywania informacji do dokumentu podczas obiegu (atrybuty, dekretacja, komentarze);
- Eksport zadekretowanych dokumentów handlowych (faktury, zapotrzebowania, zamówienia) do systemu finansowo-księgowego.
ZARZĄDZANIE PERSONELEM
- Zarządzanie strukturą organizacyjną;
- Modelowanie opisów stanowisk pracy;
- Ocena kompetencji (przez przełożonego, podwładnych, współpracowników);
- Ocena celów i zadań;
- Rekrutacja pracowników;
- Modelowanie rozwoju pracownika (rozmowy rozwojowe, szkolenia);
- Urlopy, delegacje;
- Ewidencja czasu pracy.
Regulamin
- Organizatorem Webinarium jest BPC GROUP POLAND sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (40-384) przy ul. Ks. Bpa. H. Bednorza 2a-6.
- Webinarium zostanie przeprowadzona w dniu 30 stycznia 2025 r.
- Webinarium skierowana jest do kadry managerskiej przedsiębiorstw, która chce usprawnić zarządzanie poprzez wprowadzenie zaawansowanych systemów IT nadzorowanie.
- Każdy przedsiębiorca będący uczestnikiem Webinarium (Uczestnik Webinarium) musi spełnić wymagania techniczne umieszczone na stronie internetowej Organizatora Webinarium.
- W ramach Webinarium Partner Technologiczny przeprowadzi część prezentacyjną (60 minut) oraz część przeznaczoną dla Uczestników Webinarium na kierowanie pytań do Partnera Technologicznego (15 minut).
- Podczas trwania Webinarium zarówno Partner Technologiczny, jak i Uczestnik Webinarium zobowiązani są do uruchomienia kamery internetowej, chyba, że istnieje szczególnie uzasadniona przyczyna jej nie uruchomienia.
- Webinarium rozpocznie się przedstawieniem Partnera Technologicznego, Uczestników Webinarium przez moderatora reprezentującego Organizatora Webinarium.
- Uczestnicy Webinarium zobowiązani są do nie utrwalania przebiegu Webinarium poprzez jej nagrywanie oraz rozpowszechnianie materiałów bez uprzedniej zgody Organizatora Webinarium.
- Organizator Webinarium zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego regulaminu w każdym czasie. Organizator Webinarium zastrzega sobie prawo odwołania Webinarium w każdym czasie, bez uzasadnienia. Z tytułu zmiany niniejszego regulaminu lub odwołania Webinarium Uczestnikom Webinarium nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora Webinarium.
Wymagania techniczne
Do udziału w konferencji online / webinaru / szkolenia BPC GROUP POLAND wymagane jest połączenia audio-video poprzez aplikację Microsoft Teams lub też przeglądarkę.
Opcja I: Instalacja aplikacji Microsoft Teams
- Pobierz aplikację i zainstaluj na swoim komputerze (https://products.office.com/pl-pl/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion) lub uruchom ją jeśli posiadasz ją już zainstalowaną w ramach pakietu Office.
- Zaloguj się do aplikacji wykorzystując istniejący login i hasło lub też utworzyć nowe konto.
- Dołącz do spotkania klikając na link, który zostanie przesłany pocztą elektroniczną w przeddzień spotkania.
- Zezwól na dostęp aplikacji Microsoft Teams do kamery oraz mikrofonu.
Opcja II: Dołączenie do spotkania poprzez przeglądarkę internetową
- Sprawdź czy posiadasz zainstalowaną najnowszą wersję wykorzystywanej przeglądarki(jeśli nie – zaktualizuj ją).
- Dołącz do spotkania klikając na link, który zostanie przesłany pocztą elektroniczną w przeddzień spotkania.
- Zaakceptuj opcjonalną instalację pluginu Microsoft Teams dla przeglądarki.
- W przypadku braku kompatybilnej przeglądarki Microsoft Teams podpowie i wskaże link do uruchomienia spotkania poprzez Microsoft Edge.
- Zezwól na dostęp aplikacji Microsoft Teams do kamery oraz mikrofonu.
Obsługiwane przeglądarki to Internet Explorer 11, Microsoft Edge, Najnowsza wersja przeglądarki Chrome, Najnowsza wersja przeglądarki Firefox
Prosimy o próbę dołączenia około 30 minut przed rozpoczęciem spotkania celem uniknięcia opóźnienia. W razie jakichkolwiek pytań lub problemów prosimy o kontakt telefoniczny z naszym administratorem spotkania pod numerem telefonu: 608 289 148
Rejestracja:
Bezpłatne Uczestniczy: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie będąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadząca działalność gospodarczą oraz dokonująca rejestracji w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie będąca konsumentem.
Z uwagi na ograniczoną ilość miejsc, Organizator zastrzega sobie prawo doboru uczestników. Potwierdzenie rejestracji zostanie dokonane przez Organizatora w najbliższym możliwym terminie.
Kontakt:
BPC GROUP POLAND Sp. z o.o.
Sekcja Organizacji Spotkań Edukacyjnych 40-384 Katowice, ul. Ks. Bpa. H. Bednorza 2a-6, Telefon Kontaktowy: +48 532 918 919 E-Mail: kontakt@bpc-group.plZapraszamy do kontaktu – przygotujemy dla Państwa dedykowaną ofertę szkoleniową!
