Budżet produkcji ma na celu zapewnienie zasobów produkcyjnych i jest planowany na dany okres w ujęciu ilościowym i wartościowym. Budżet ten w swoim założeniu i formie jest prosty, ale w rzeczywistości jest wypadkową kilku elementów. Zależy od planu sprzedaży, który obarczony jest pewnym ryzykiem oraz od zapasów początkowych i końcowych.
Budżet produkcji jest podstawą do zaplanowania wielkości zużycia materiałów bezpośrednich, roboczogodzin i kosztów płac, a później także kosztów wydziałowych. Ponieważ jest to najtrudniejszy etap budowy budżetu całej firmy, wymaga on dużego zaangażowania od planujących oraz ich wiedzy i doświadczenia. Na proces produkcyjny, którego zasoby się budżetuje składają się chociażby moc produkcyjna maszyn, zasobów ludzkich, stany magazynowe, czasy produkcji operacyjne czy przezbrojeń.
W przypadku gdy firma posiada system do zarządzania gospodarką materiałową, uwzględniający ruchy magazynowe, od materiału poprzez półfabrykat do produktu końcowego, wówczas kalkulacja kosztów produkcji jest ułatwiona. W sytuacji gdy takiego systemu brak, a kalkulacje kosztów opierają się na „excelach” oraz na inwentaryzacjach materiałów i surowców, budżetowanie może być obarczone błędami, zwłaszcza gdy czas przygotowania budżetów jest ograniczony, jak to przy budżetowaniu zwykle bywa.
Dlatego przy tak skomplikowanym i trudnym procesie przygotowywania danych ważne jest zaangażowanie osób planujących budżet produkcji.
Wydawać by się mogło, że mając określone cele i parametry brzegowe oraz postawione zasady planowania i przygotowywania budżetu, opracowanie odpowiednich danych jest proste. Natomiast jest jeszcze jeden kluczowy element w procesie przygotowania budżetu, tzw. „czynnik ludzki”.
Można automatyzować procesy i usprawniać metody wyliczeń i mechanizmów kalkulacji ale nic nie zastąpi wiedzy i doświadczenia osób planujących.
W przygotowanie budżetu produkcji angażuje się wiele komórek i osób, ponieważ też wiele danych i zależności jest w takim procesie wykorzystywanych. Oczekiwane efekty można osiągnąć poprzez sprawną współpracę.
Jako controller wiele razy zastanawiałam się co ludzi motywuje, a co zniechęca do budżetowania. Gdy przychodzi czas budżetowania, wszyscy wiedzą co mają robić, ponieważ proces budżetowania jest wpisany w roczny harmonogram zadań i funkcjonowania organizacji. A jednak mimo wszystko zawsze menedżerowie „niefinansowi” zadawali pytania „czy naprawdę muszę?”. I tutaj rolą controllera finansowego jest edukacja, wskazanie na związek budżetu z posiadanymi zasobami niezbędnymi do zrealizowania zaplanowanego planu sprzedaży.
To co może negatywnie wpłynąć na postrzeganie procesu budżetowania przez komórki produkcyjne to niewłaściwe mechanizmy i zasady tworzenia budżetu, a co za tym idzie podział odpowiedzialności i uprawnień. Także niesprawny obieg informacji wynikający np. z racji rozproszenia jednostek czy złej współpracy wpływa negatywnie na proces. Równie niekorzystna jest nieznajomość celu – po co robimy budżety i jaki to ma wpływ na cały biznes, zmniejsza motywację pracowników.
Jasno sformułowany cel i potrzeba budżetowania buduje efektywną i klarowną współpracę. Jako pozytywne aspekty budżetowania są wymieniane najczęściej:
- Urealnia plany
- Pozwala ustalić cele do zrealizowania i na bieżąco sprawdzać ich realizację
- Ułatwia koordynację i przepływ informacji różnych jednostek w organizacji
- Pozwala wykryć potencjalne problemy, niekorzystne zjawiska na etapie planowania
- Kreuje świadomość kosztów i wyników
Warto pomyśleć o świadomości celu przed rozpoczynającymi się intensywnymi pracami budżetowymi. Czy osoby biorące udział w procesie budżetowania mają świadomość, po co jest budżet i jaki wpływ mają dane, które przekażą dalej?
Aby budżetowanie i jego realizacja mogło przebiegać sprawnie i w pełnej świadomości celu, należy optymalizować proces gromadzenia i przetwarzania danych budżetowych, a punkt ciężkości przesunąć na miejsca problematyczne i potraktować budżetowanie jako system wczesnego ostrzegania.
Proces budżetowania w organizacji usprawnia system controllingowy EURECA, który pomagam wdrażać naszym klientom. Eureca to autorskie rozwiązanie polskiej firmy Controlling Systems. To kompleksowe narzędzie informatyczne, które wspomaga także takie zadania jak: ustalanie celów, prognozowanie, planowanie, kalkulacje, analizy i raportowanie.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu controllingowego w firmie produkcyjnej:
- dla dyrektora finansowego to możliwość planowania i śledzenia marży, możliwość rozliczania kosztów – planowanych i rzeczywistych – praktycznie online,
- dla dyrektora sprzedaży to dostęp do analiz sprzedażowych związanych z podziałem na regiony, z podziałem na kierunki sprzedaży, a dodatkowo budżetowanie sprzedaży, czyli założenia zarządu dotyczące planu sprzedaży na dany rok.
- dla dyrektora zakładu produkcyjnego to możliwość kontrolowania receptury produkcji – czy jest właściwa, czy jest zgodna z założeniami – co bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe. Możliwość wyszukiwania „wąskich gardeł” na produkcji dzięki integracji danych z systemu MES. Na podstawie takich danych można tworzyć analizy związane z pracą maszyn, wyliczać współczynniki jakości, wydajności itp
- dla zarządu to możliwość wdrożenia i monitorowania wskaźników wydajności KPI.
Dla czytelników www.bpc-guide.pl udostępniliśmy nagrania szkoleń pt.
„Controlling w firmach produkcyjnych – trzy kluczowe wyzwania biznesowe:”
Po pierwsze – rentowność czyli wiarygodna informacja o zjadaczach zysku. Jeżeli zarząd Twojej firmy chciałby uzyskiwać wiarygodną informację nt. rentowności klientów czy produktów, aby lepiej przygotowywać się do negocjacji z kontrahentami i rezerwować zasoby na właściwe działania to ten webinar powinien Cię zainteresować.
Po drugie – przewidywalność biznesu – jak połączyć budżet z prognozą i proaktywnie zarządzać wynikiem bieżącego miesiąca. Pokażemy konkretne wskazówki jak sprawić, aby budżet był bardziej elastyczny i wspierał podejmowanie decyzji
Po trzecie – jedna wersja prawdy dla wszystkich menedżerów – spójna, zrozumiała i czytelna. Jeżeli podczas spotkań menedżerowie prezentują raporty z różnymi lub błędnymi danymi to znaczy, że warto zastanowić się nad specjalną bazą danych do raportowania w firmie czyli hurtownią danych, aby dane były nie tylko odpowiednio prezentowane ale i wiarygodne.
Anna Madera-Roszak, konsultant w Controlling Systems Sp. z o.o.
Praktyk z kilkunastoletnim stażem w obszarze: controllingu produkcyjnego, finansów i rachunkowości, raportowania w spółkach z kapitałem międzynarodowym.
Obecnie jako konsultant w Controlling Systems w zakresie wdrażania controllingu oraz narzędzi wspomagających pracę controllerów uczestniczyła w wielu projektach, prowadzonych przez Firmę
Materiały znajdują się na: http://www.eureca.com.pl/wydarzenia/webinarium/
