Kierownictwo przedsiębiorstwa podejmuje decyzję o wprowadzeniu konkretnych rozwiązań informatycznych mając na uwadze przede wszystkim realizację celów strategicznych, definiowanych na wysokim poziomie ogólności.
Dotyczą one m.in. zwiększenia zysków, albo utrzymania lub powiększenia swoich udziałów w rynku.
Jednakże, analizując niższy poziom celów, wśród osób decydujących o zmianach w firmie bardzo często występuje duża rozbieżność w kwestii tego, co, jak, gdzie, kiedy oraz po co, ma być wprowadzane w firmie.
Z tej perspektywy, przeprowadzenie analizy procesów biznesowych jest kluczowym elementem całego projektu. W znaczącym stopniu zwiększa ona prawdopodobieństwo sukcesu wdrożenia systemu informatycznego, czyli realizacji zakładanych celów oraz zakończenia projektu w zaplanowanym czasie i budżecie.
Analiza procesów biznesowych powinna być przeprowadzona jako pierwszy etap wdrożenia systemu informatycznego, najlepiej zanim zapadną ostateczne decyzje kontraktowe.
Z analizy wynikają kluczowe wnioski dotyczące celów, zakresu, wyłączeń, budżetu i harmonogramu. Bardzo często wnioski z analizy pozwalają decydentom zobaczyć i zrozumieć wewnętrzne sprzeczności między celami, które stawiają różne działy firmy.
Zdiagnozowanie ich na początku pozwala uniknąć sytuacji konfliktowych, które mogłyby wywołać przestoje, czy przerwy w realizacji projektu, a w najgorszej sytuacji uniemożliwić realizację zakładanych celów.
Z perspektywy dostawcy rozwiązań informatycznych bardzo ważne jest by analiza procesów została wykonana przez jego konsultantów. W sytuacji gdy firma przygotowująca się do zmian przeprowadza analizę samodzielnie lub z pomocą firmy konsultingowej, powinna przedstawić jej rezultaty dostawcy rozwiązania.
Nie powinna również wzbraniać się, by pewne elementy tej analizy zostały powtórzone, lub przynajmniej przedyskutowane. Wynika to z faktu, że systemy informatyczne są narzędziami, które wpływają na sposób realizacji procesów biznesowych.
Przed rozpoczęciem wdrożenia analiza powinna być przeprowadzona w kontekście zastosowania konkretnych narzędzi.
Podczas prowadzonych analiz procesów biznesowych konsultanci DSR badają również wskaźniki, które pozwalają mierzyć efektywność poszczególnych procesów, czy zadań występujących w przedsiębiorstwie.
Odniesienie się do nich po zakończeniu wdrożenia pozwala zbudować pełny obraz pokazujący faktyczny wpływ systemu na procesy oraz dokonanie oceny, czy i jak system informatyczny pomógł przedsiębiorstwu zrealizować swoje zamierzenia.
Cenne jest więc, by w ciągu roku po zakończeniu wdrożenia przeprowadzić ponowną analizę procesów biznesowych, identyfikując miejsca wymagające optymalizacji lub uzyskując potwierdzenie, że żadne korekty nie są potrzebne.
Źródło: BPC GUIDE – WRZESIEŃ/PAŹDZIERNIK 2016 str. 1
