Wprowadzanie nowego systemu informatycznego do funkcjonującego przedsiębiorstwa jest zawsze zadaniem złożonym. W dużej mierze wynika to z konieczności pogodzenia specyfiki działania oprogramowania z obowiązującą w firmie praktyką biznesową. Im większy obszar działalności przedsiębiorstwa ma objąć wdrażany system, tym większe jest ryzyko przekroczenia założonego budżetu i wydłużenia czasu wdrożenia.
Wdrożenie rozwiązania informatycznego nade wszystko oznacza konieczność opracowania i wprowadzenia w życie nowego sposobu podejścia do funkcjonowania firmy. Zmiana technologii jest w tym kontekście sprawą drugorzędną. Dlatego proces wdrażania powinien być prowadzony możliwie skrupulatnie. Będzie to miało wpływ na dalszą pracę całego systemu, mając znaczenie zarówno dla jego stabilności, jak i dla osiągnięcia odpowiedniego poziomu skuteczności. Konsekwencje błędów popełnionych na początkowym etapie pracy z systemem mogą wielokrotnie przewyższyć wartość samego oprogramowania.
Zespół analityków Graffiti.ERP S.A. opracował metodologię wdrożenia. Wyznacza ona etapy prac wdrożeniowych, minimalny zakres działania odpowiedni dla każdego z nich oraz oczekiwane wyniki. Niżej znajduje się zarys metodologii wdrożeniowej, który pomoże dookreślić wyobrażenie o wprowadzaniu nowego systemu informatycznego.
PRZYGOTOWANIE WDROŻENIA
To pierwsza część procesu wdrażania Graffiti.ERP. Ma za zadanie zbudowanie fundamentu, na którym oprze się ogół procedur wchodzących w skład właściwego wdrożenia.
Obejmuje ona kilka podstawowych etapów:
- Analiza stanu zastanego w kontekście systemu informatyki, przedyskutowanie niektórych rozwiązań, skonkretyzowanie wymagań itp. Weryfikuje intuicje klienta oraz pozwala przełożyć możliwości i zastosowania informatyki na język korzyści biznesowych.
- Studium możliwości zakresu funkcjonalnego oprogramowania. Umożliwia lepsze zrozumienie celów, których osiągnięcie stanowi sens zakupu oprogramowania. Wynikiem tego etapu ma stać się decyzja o podjęciu działań zmierzających do wdrożenia Graffiti.ERP.
- Ukonstytuowanie zespołu wdrożeniowego, składającego się z grupy prowadzącej, członków i Administratora (pracownika klienta) oraz określenie ich obowiązków.
- Analiza infrastruktury technicznej oraz środowiska produktu.
- Określenie struktury organizacyjnej firmy, liczby użytkowników i wymaganej liczby instalacji.
- Przypisanie zakresu funkcjonalnego do konkretnych użytkowników.
WDROŻENIE WŁAŚCIWE
Po etapach przygotowawczych oraz zaakceptowaniu oferty na projekt i wdrożenie, następuje najpierw opracowywanie ostatecznego planu wdrożenia, który będzie wykorzystywany do kierowania jego przebiegiem i nadzorowaniem realizacji, a później przejście do właściwego wdrożenia Graffiti.ERP.
Na tę część składa się również kilka etapów:
- Przygotowanie środowiska do pracy z systemem Graffiti.ERP: konfiguracja serwera, systemu sieciowego i poszczególnych stacji komputerowych, a także konfiguracja i parametryzacja baz danych.
- Instalacja i parametryzacja oprogramowania.
- Szkolenie użytkowników.
- Przeprowadzenie testu wstępnego i sprawdzenie procedur awaryjnych.
- Przeprowadzenie testu końcowego, ostatecznie weryfikującego poprawność wdrożenia.
- Uruchomienie oprogramowania i akceptacja zakończenia wprowadzenia Graffiti.ERP do przedsiębiorstwa.
FAZA OPERACYJNA
Po rozpoczęciu pracy z Graffiti.ERP – a więc już po zamknięciu projektu wdrożeniowego – najistotniejszym staje się poprawne nim zarządzanie. Dlatego w początkowej fazie funkcjonowania Graffiti.ERP, korzystając z konsultacji odpowiednio dobranego zespołu Graffiti.ERP S.A., według założonego harmonogramu kontrolowana jest poprawność działania Systemu w przedsiębiorstwie.
SERWIS POWDROŻENIOWY
Duża złożoność systemu informatycznego jako takiego, może ujawniać – zwłaszcza w początkowym okresie jego eksploatacji – nieuświadomione wcześniej przez użytkownika zawiłości. Są one sprawnie rozwiązywane przez zespół Graffiti.ERP S.A.
Decyzja należy do klienta – zakres serwisu jest ustalany w zależności od potrzeb i preferencji i może zawierać zobowiązania oraz warunki współpracy, które ważne będą również po zakończeniu okresu gwarancji
