Konieczność pracy zdalnej uświadomiła przedsiębiorcom, które procesy działają sprawnie, a które stanowią wąskie gardła w codziennych zadaniach firmy. Optymalizacja procesów biznesowych to, krótko mówiąc, ciągłe znajdowanie sposobów na przyspieszenie czasu wykonywania działań i upraszczanie procedur tak, aby przynosiły wymierne rezultaty za pomocą przejrzystych działań. Pewną drogą do optymalizacji jest digitalizacja dokumentacji i procedur w firmie. Tutaj właśnie zaczyna się zadanie platformy NAVIGATOR.
Czym jest NAVIGATOR?
NAVIGATOR jest narzędziem typu ECM / Workflow, które wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji do automatyzowania procesów biznesowych. Wśród tych procesów wymienić można między innymi budżetowanie, obsługę wniosków i szans sprzedażowych, elektroniczny obieg dokumentacji i faktur. NAVIGATOR umożliwia digitalizację dokumentów i ich obiegów, dzięki czemu pozwala przeprowadzić analizę, które z tych procesów działają według planu, a które generują niepotrzebne koszty.
Proces optymalizacji za pomocą platformy NAVIGATOR może być realizowany za pomocą algorytmów sztucznej inteligencji, których działanie opiera się na mechanizmach głębokiego uczenia, a także za pomocą tych, które wykorzystują standardowe procedury, a których działanie jest równie potrzebne, bo oszczędzają czas pracy ludzkiej i minimalizują ryzyko wystąpienia błędów podczas zadań rutynowych.
Co wyróżnia tę platformę?
NAVIGATOR jest platformą przeglądarkową, a więc nie wymaga żadnych dodatkowych instalacji. Jego architektura jest wygodna w utrzymaniu, szczególnie w dużych firmach, gdzie z systemu będzie korzystać kilkuset, a nawet kilka tysięcy użytkowników. Platforma jest w pełni responsywna, dzięki czemu można z niej wygodnie korzystać z każdego rodzaju urządzenia. Co ważne, nawet wersja mobilna jest platformą przeglądarkową i nie wymaga pobrania ani instalacji, a posiada wszystkie funkcjonalności wersji standardowej.
NAVIGATOR, jako narzędzie w pełni konfigurowalne, idealnie nadaje się do zmieniających się realiów rynku. Jego funkcjonowanie opiera się na paradygmacie low-code/no-code, co oznacza, że bez trudu można go dostosować do potrzeb firmy z niewielką znajomością programowania lub całkowicie bez niego. To oznacza, że może wspierać efektywność procesów jako skrojone na miarę narzędzie, dostosowane do już istniejących procedur wewnątrz firmy, a jest to o tyle kluczowe, że nie wymaga gruntownych zmian od początku wdrożenia, aby dać wymierne rezultaty. Z czasem, gdy analiza procesów wykaże, gdzie znajdują się newralgiczne punkty, NAVIGATOR dostosuje się także do nowych obiegów i to bez dodatkowych kosztów wdrożeniowych.
Jak wykorzystać platformę NAVIGATOR do optymalizacji procesów w firmie?
Optymalizacja procesów w firmie może przybrać różne postacie. Częstym sposobem wykorzystania NAVIGATORA jest obsługa obiegów dokumentacji elektronicznej. Proces rozpoczyna się poprzez utworzenie wzoru dokumentu, który chcemy procesować. Wzory mogą być przypisane do konkretnego działania lub kontrahenta. Dodawanie dokumentu może się odbywać w ciągu kilku sekund, podczas których NAVIGATOR za pomocą usługi Data Capture skanuje i automatycznie przepisuje dane formularza.
Zarówno tworzenie wzorów, jak i metoda przechwytywania danych znacznie skraca czas w porównaniu do wykonania tych samych czynności analogowo, na papierze. Dodatkowo, NAVIGATOR dysponuje własnym, zautomatyzowanym archiwum dokumentacji, które w ciągu sekund przyporządkuje i bezpiecznie przechowa dany dokument. O bezpieczeństwo danych zadba system uprawnień, który pozwala na przypisywanie, dziedziczenie i kontrolę dostępu do wyświetlania i edycji danego dokumentu.
NAVIGATOR daje jednak dużo więcej możliwości niż tylko procesowanie dokumentacji. Proces optymalizacji działań w firmie może dotyczyć każdej dziedziny, która postępuje według odgórnie ustalonego algorytmu postępowania. Dobrym przykładem jest obsługa zadań i projektów. Platforma pozwala na zaplanowanie wszystkich działań z góry tak, aby pracownicy wiedzieli, na jakim etapie projektu się znajdują. System informuje też, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, gdzie następują ewentualne opóźnienia i ile zajmują kolejne etapy. Automatyzacja w tym zakresie dotyczy weryfikacji, gdzie występują tzw. wąskie gardła, czyli te elementy projektu, które wstrzymują progres innych zadań, zajmują więcej czasu niż było to przewidywane, a co za tym idzie – generują niepotrzebne koszty. NAVIGATOR pozwala na stałą modyfikację obiegu zadań, dzięki czemu w każdym momencie można dostosować go do wniosków optymalizacyjnych.
Optymalizacja procesów w firmie to także wprowadzanie drobnych zmian, które zrewolucjonizują dotychczasowe przyzwyczajenia. Chociażby wykorzystywanie podpisu elektronicznego. Drukowanie, podpisanie i archiwizacja dokumentu to proces, który, przeniesiony całkowicie na platformę elektroniczną, zajmuje o wiele mniej czasu, co skutkuje obniżeniem kosztów i zwiększeniem bezpieczeństwa przechowywanych danych.
Podsumowanie
Podejścia do optymalizacji są tak różne, jak wiele jest firm. To, jaką strategię obejmiemy, zależy od aktualnych potrzeb firmy i jej priorytetów. Optymalizacja poszczególnych procesów jest zadaniem niekończącym się, bo zawsze znajdzie się element, który można wykonać prościej, szybciej lub bardziej efektywnie. Na tym właśnie opiera się siła systemów klasy ECM. Są łatwe w utrzymaniu i nie generują dodatkowych kosztów przy ciągłych zmianach wymagań, co do ich działania. Funkcjonowanie firmy jest o tyle efektywne, o ile składa się z dobrze przemyślanych i sprawnie działających procesów składowych. To właśnie dlatego dbałość o szczegóły jest kluczem do sukcesu w procesach optymalizacji.
