Najpierw był chaos w dokumentach. Cyfrowa ewolucja przyszła z czasem, a z nią szybsze rozliczenia i automatyzacja księgowości

Problemy zaczęły się od niespójności systemów informatycznych. To prowadziło do chaosu, błędów i braku realnej analizy rentowności. Tak do niedawna wyglądała codzienność firmy Termomodernizacje, działającej w zakresie usług budowlanych oraz na rynku OZE. Organizację pracy zmieniło wdrożenie systemu Comarch ERP Optima, który zapewnił automatyzację i uporządkował przepływ dokumentów.

Praca na niespójnych systemach wcześniej czy później doprowadzi do problemów. Przekonała się o tym firma Termomodernizacje, która zajmuje się ocieplaniem budynków, wymianą okien i drzwi czy modernizacją instalacji grzewczych. Korzystanie przez organizację z niespójnego ekosystemu narzędzi IT poskutkowało trudnościami w organizacji danych, błędami w dokumentacji oraz problemami z monitorowaniem przepływów finansowych związanych z dotacjami czy środkami od klientów. Efekt? Chaos w dokumentacji, wydłużanie procesów oraz brak skutecznej analizy kosztów i przychodów. Pracownicy zamiast automatyzować sobie pracę, tracili czas na ręcznym przygotowywaniu raportów.

Co można zmienić w 1,5 miesiąca?

Dlatego firma postanowiła, że musi to zmienić. Księgowanie wszystkich operacji na jedno konto sprawiało, że trudno było ocenić opłacalność kontraktów. Bez tego nie było mowy o przewidywalności biznesu czy planowaniu rozwoju. Konieczna stała się integracja najważniejszych obszarów – księgowych, handlowych oraz kadrowo-płacowych – i spięcie ich w jeden spójny system. Przedsiębiorstwo wybrało w tym celu oprogramowanie Comarch ERP Optima ze względu na jego elastyczność i szeroki wachlarz dostępnych funkcji.

Wdrożenie trwało 1,5 miesiąca. W tym czasie firma przeszła gruntowną transformację operacyjną. Nowe narzędzie umożliwiło szczegółową analizę kosztowo-przychodową, migrację danych kontrahentów i informacji kadrowo-płacowych oraz ich uporządkowanie. Uruchomiono dedykowane moduły (takie jak Handel Plus, Środki Trwałe, IBARD), które pozwoliły na standaryzację danych i wprowadzenie spójności informacji, której na początku brakowało w organizacji. Efektem była redukcja błędów i skrócenie czasu księgowania o 15 procent. Co więcej, usprawniło to też import wyciągów bankowych i rozliczenia płatności – proces ten przebiega o 20 proc. szybciej. Od teraz dotacje i środki klientów mogły być monitorowane w czasie rzeczywistym.

Szybka reakcja na odchylenia

Wdrożenie wprowadziło też parę innowacji procesowych. Największą zmianą jest funkcja, która pozwala błyskawicznie tworzyć wiele faktur pro-forma bezpośrednio z zamówień, co eliminuje ręczną pracę i oszczędza czas. Dodatkowo, dzięki uporządkowaniu kategorii projektowych według numerów umów i etapów prac, system sam zajmuje się księgowaniem dokumentów.

– Możemy wreszcie precyzyjnie śledzić rentowność każdego projektu i szybko reagować na odchylenia. System znacząco usprawnił naszą pracę i poprawił jakość danych – podsumowuje Agata Januszewska, specjalista ds. księgowości w spółce Termomodernizacje.

Za wdrożenie odpowiadał Partner Comarch, firma ACOMIT.

—–

O Comarch

Comarch został założony w 1993 roku w Krakowie. Jest jedną z największych firm informatycznych w Europie, prowadzi projekty dla czołowych marek z Polski i świata w najważniejszych sektorach gospodarki, m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT, przemyśle, ochronie zdrowia oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Allianz, Auchan, BNP Paribas Fortis, BP, Carrefour, Heathrow Airport, Heineken, ING czy LG U+, Orange, Telefónica, T-Mobile, Vodafone.

Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Obecnie zatrudnia 5000 ekspertów.