Myśląc o tym, jakie wyzwania występują w branży logistycznej – najczęściej myślimy o problemach związanych z zarządzaniem magazynem, a znacznie rzadziej o mało efektywnym obiegu dokumentów. Czy słusznie? Niekoniecznie, ponieważ ilość przetwarzanych danych w branży logistycznej jest naprawdę ogromna, a konsekwencje wynikające ze zgubienia dokumentów lub zbyt długiego czasu ich lokalizacji mogą okazać się niezwykle bolesne.
Firmą, która jest niezwykle świadoma tego, jak kluczowe znaczenie na sprawne funkcjonowanie całej organizacji ma efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów i workflow jest Mostva Sp. z o.o.
Powoli zaczynaliśmy czuć, że za chwilę coraz ciężej będzie nam odnaleźć się we wszystkich informacjach i danych, które gromadzimy bez wyspecjalizowanego systemu IT. Traciliśmy kontrolę nad sprawnym przetwarzaniem dokumentów różnego typu, o różnym priorytecie i tematyce, a komunikacja pomiędzy oddziałami naszej firmy nie była tak szybka i efektywna, jakbyśmy tego oczekiwali. Zaczęliśmy szukać rozwiązania, które efektywnie wesprze obieg dokumentów w naszej firmie, scentralizuje dane ze wszystkich oddziałów i z łatwością zsynchronizuje się z naszym systemem ERP. Wszystkie te cechy znaleźliśmy w systemie XPRIMER.ECM i obecnie trudno nam sobie wyobrazić, jak mogliśmy funkcjonować bez wsparcia tego rozwiązania. Bardzo ważna jest dla nas również możliwość rozwoju systemu w zakresie obszarów HRM i HCM. Mamy poczucie, że to system, który będzie rozwijał się razem z nami na przestrzeni naprawdę wielu lat i unikniemy problemu, z którym boryka się wiele firm, czyli zmiany wdrożonego systemu już po kilku latach.
Doceniamy również wsparcie ze strony specjalistów eq system podczas całego procesu wdrożenia oraz po jego zakończeniu. Wykazali się oni znajomością branży logistycznej i zachodzących w niej procesów. Swoją pracę opierali na ścisłej współpracy z naszymi ekspertami i skupiali się na bardzo szczegółowym poznaniu naszych procesów i zrozumieniu funkcjonowania naszej organizacji. Polecam zarówno system XPRIMER.ECM, jaki firmę eq system.
Grzegorz Kukuła, Główny Księgowy Mostva Sp. z o.o.
Wśród najważniejszych celów do osiągnięcia Mostva Sp. z o.o. wskazała między innymi:
• Zwiększenie nadzoru nad dokumentami papierowymi i ich kopiami.
• Eliminację rozproszenia dokumentów.
• Poprawę komunikacji pomiędzy firmą a poszczególnymi jej oddziałami.
• Obniżenie kosztów związanych z obsługą dokumentów.
Osiągnięte korzyści:
• Skrócenie czasu obiegu dokumentów o ponad 20% dzięki zgromadzeniu wszystkich informacji w jednym miejscu.
• Zmniejszenie ilości zapytań kierowanych do działu księgowego o 10% dzięki nadaniu pracownikom dostępu do najważniejszych informacji i danych, które ich bezpośrednio dotyczą.
• Coroczne zmniejszenie ilości papierowych dokumentów o 20%.
System XPRIMER.ECM jest rozwiązaniem, które rozwija się razem z daną organizacją – w związku z tym korzyści, które udało się teraz osiągnąć, to dopiero początek zmian i usprawnień. Specjaliści w firmie Mostva to osoby zaangażowane w ciągłe doskonalenie procesów, dlatego nie mamy żadnych wątpliwości, że XPRIMER.ECM nadal będzie wspomagał usprawnienia z zakresu zarządzania obiegiem dokumentów i workflow.
Więcej informacji o projekcie i jego zakresie znajdą Państwo pod adresem: www.eqsystem.pl/case_study/mostva-case-study/
