„Przed 20. dniem miesiąca jestem niedostępna” – mówią księgowe. Siedzą w pracy, zbierają dane od klientów, księgują, tworzą zestawienia i raporty. I są wykończone powtarzaną nudną, żmudną pracą. Co miesiąc to samo: na myślenie brak czasu, a oczekiwania w stosunku do działu księgowego to nie tylko wprowadzanie danych i robienie raportów, ale również bieżąca wiedza chociażby na temat zmieniających się przepisów i jej zastosowanie w praktyce.
A gdyby tak zatrudnić robota?
Księgowość to naturalne środowisko do wykorzystania robotów programowych. Pozyskiwanie faktur od klientów, przetwarzanie e-maili i wprowadzanie danych z faktur do systemów informatycznych to schemat, którego z powodzeniem można nauczyć robota. Łatwo powiedzieć, tylko jak to zrobić?
Dziś z pomocą przychodzi technologia RPA. W swojej najprostszej postaci to zbiór poleceń, które ma wykonać robot w danej kolejności. „Robotów nie widać, widać efekty ich działania” – mówi Łukasz Kowalski, Business Development Director w SI-Consulting. Robot to ikona na pulpicie, która po uruchomieniu działa identycznie jak człowiek. Loguje się tam, gdzie on, pobiera dane, które pobierałby człowiek, tworzy raporty i na koniec może je wysłać mailem lub zapisać w katalogach. Dla systemów informatycznych robot to kolejny użytkownik.
Platformy RPA przynoszą ze sobą ideę „less-code”/ „no-code”, czyli tworzenia oprogramowania bez programowania. Zbiór poleceń dla robota można ułożyć myszką lub użyć nagrywarki do nagrania całego procesu. Jest to łatwiejsze niż tworzenie makr w Excelu. Można szybko stworzyć takiego robota, w ekspresowym tempie możemy też nauczyć nowych ludzi – nie będących informatykami – jak tworzyć roboty. Ja swojego pierwszego robota zrobiłem po 15 minutach. Oczywiście był on niezwykle prosty, ale to pokazuje, jak szybko za pomocą tej platformy można zrobić rzeczy, na które kiedyś trzeba było poświęcić wiele czasu i zasobów – mówi Sławomir Puciłowski, Dyrektor ds. rozwoju i serwisu SAP w SI-Consulting.
Dla każdego asystent na miarę
Platformy RPA mają zastosowanie zarówno w dużych, jak i małych organizacjach. W małych – bo łatwo w nich odzwierciedlić procesy: proste, powtarzalne, oparte na opisywalnych i przewidywalnych regułach. Ludzie odpowiedzialni za ich realizację mogą sobie sami tworzyć własnych asystentów.
Czy w dużej organizacji RPA się przyda? Oczywiście. Wraz ze wzrostem skali przedsiębiorstwa rośnie stopień skomplikowania i procesów, i robotów. – Wtedy RPA dryfuje w stronę takich pojęć jak automatyzacja kognitywna i hiperautomatyzacja – mówi Sławomir Antoniewicz, Project manager Zintegrowanych Systemów Informatycznych w SI-Consulting.
– Dodajemy sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, dzięki czemu robot staje się robotem inteligentnym i można wtedy automatyzować procesy, których decyzje wynikają z historii przebiegów. Jeśli do tego dodamy hiperautomatyzację, to powstaje nam całe środowisko przenoszące automatyzację na wyższy poziom. W przypadku koniecznej interwencji człowieka robot kolejkuje zadania wymagające decyzji. Pracownik odpowiedzialny za ich podjęcie, podejmuje decyzje i przekazuje pracę dalej do wykonania przez robota, nie zatrzymując całego procesu – uzupełnia.
Sławomir Puciłowski podkreśla, że w założeniu cała technologia od strony użytkowej jest bardzo prosta i nie wymaga wiedzy programistycznej tak jak jest to w przypadku standardowego pisania aplikacji. RPA powstało na bazie oprogramowania do testowania programów. Aplikacja do testów udawała człowieka, by znaleźć potencjalne błędy. Ktoś pomyślał, że można tę ideę wykorzystać do automatyzacji procesów i tak skonstruował narzędzie, by udawało, że jest człowiekiem w stosunku do systemu.
Człowiek niezbędny do indywidualizacji
Wirtualny asystent uwalnia czas pracownika na działania, które są bardziej efektywne dla organizacji. Eliminując zadania powtarzalne, przesuwamy pracowników do zadań bardziej wymagających. Oczywiście, nie wszystkie procesy warto automatyzować. Ale te nie zautomatyzowane będą musiały dziać się dużo szybciej i dużo wydajniej, żeby nadążyć za tymi zautomatyzowanymi, przez co będą potrzebowały dodatkowych zasobów i uwagi. Automatyzacja procesów biznesowych jest bardzo podobna do tego, co dzieje się na hali produkcyjnej.
Łatwo można sobie wyobrazić model biznesowy, w którym znacząca część produkcji to wyroby standardowe, kupowane z katalogu. Ich produkcja mogłaby odbywać się na taśmie produkcyjnej, całkowicie automatycznie. – Ale już w przypadku produktów na zamówienie, np. specjalistycznych rowerów, z których każdy jest inny, dostosowany do konkretnego użytkownika, nie ma sensu automatyzowanie procesu, a przynajmniej nie w całości – mówi Sławomir Puciłowski. Oczywiście procesy przebiegające w systemach informatycznych to nie linia produkcyjna, ale od strony automatyzacji klasa problemów jest bardzo podobna.
Łukasz Kowalski z kolei podkreśla, że kiedyś automatyzowaliśmy procesy produkcyjne, a cała reszta wymagała pracy człowieka. Teraz idziemy krok dalej: znamy się na naszym biznesie i jemu, poświęcamy większość uwagi, dbamy o to, co mamy unikatowe. – A proste procesy robotyzujemy, dzięki czemu w większym stopniu koncentrujemy się na naszym biznesie – dodaje.
Do automatyzacji wybiera się procesy stabilne, które nie ewoluują w perspektywie czasu, stanowią żmudną i powtarzalną, obciążającą wytrzymałość pracownika czynność, nie wymagającą zbyt intensywnego myślenia. Przed wdrożeniem sprawdza się podatność procesów na automatyzację. Jeśli z analizy wyjdzie, że dany proces w 70 % przebiegów wykona się poprawnie, warto go automatyzować. Pozostałe 20-30 %, które się nie udały, robot raportuje do człowieka, który ma znaleźć przyczynę niepowodzenia.
Ludzie którzy będą pracowali z robotami, muszą być gotowi na wyzwania, zmianę codziennych nawyków i obowiązków, ale nie powinni się tego obawiać.
Robotyzacja umożliwia przedsiębiorstwom więcej, inaczej, lepiej, efektywniej, z korzyścią dla ludzi, którzy będą czuli, że nie grzęzną w powtarzalnych i schematycznych działaniach i pracodawcy, którego najcenniejsi pracownicy nie będą szukali innej, bardziej rozwijającej pracy.
PROBLEM: Mam wyspowe systemy informatyczne i nie da się z nimi nic zrobić
Wielu przedsiębiorców korzysta z systemów, które są trudne i drogie do integracji lub integracja ich jest wręcz niemożliwa.
RPA działa zarówno na warstwie integracyjnej jak i na interfejsie użytkownika, co oznacza że każdy system może być elementem procesu robotyzacji i integracji.
PROBLEM: Cały zespół ludzi na kwarantannie
RPA w obecnej sytuacji zapewnia bezpieczeństwo realizacji procesów biznesowych. Przeniesienie realizacji procesów na roboty uniezależnia przedsiębiorstwo od stanu zdrowia pracowników. Robot przez całą dobę wykonuje pracę, w tempie jakiego od niego wymagamy.
Zaawansowana automatyzacja czyli Robotic Process Autiomation
Rok 2021 to dynamiczny rozwój narzędzi wspierających tworzenie inteligentnego przedsiębiorstwa: wydobywanie i odkrywanie rzeczywistych procesów przebiegających w przedsiębiorstwie (process mining), kontrolowanie i zarządzanie nimi (process management) oraz ich automatyzacja (process automation).
Pojawią się coraz doskonalsze narzędzia pozwalające w czasie rzeczywistym tworzyć modele procesów, śledzić ich wykonanie oraz różnorodne wskaźniki. Warto zobaczyć co już dziś potrafią rozwiązania wiodących firm w tym zakresie, a to dopiero początek! Modele procesów są świetnym wstępem do ich automatyzacji.
W roku 2021 technologie RPA z pewnością w pełni wykorzystają zmiany zachodzące w obszarze technologicznym (AI, cloud, no-code), dostarczając coraz sprawniejszych narzędzi informatycznych. Rok 2021 to już nie prosta automatyzacja, ale coraz lepsze wsparcie dla skomplikowanych procesów wraz z możliwością podejmowania decyzji i uczenia się przez technologię IT.
