- Co trzeba zrobić lub jakie warunki trzeba spełnić aby system ECM został skutecznie wdrożony?
Dzięki 30-letniemu doświadczeniu we współpracy z klientami, w szczególności z sektora FMCG oraz Retail, doszliśmy do wniosku, że udany projekt wdrożenia ECM musi spełniać dwa kryteria wstępne: musi być znana odpowiedź na pytanie o cel przedsięwzięcia oraz platforma ECM, która jest aktualnie wdrażana, musi zapewniać tanie metody adaptacji do szybko zmieniających się oczekiwań. SER GROUP pomaga klientom ocenić realistycznie formułowane oczekiwania oraz zapewnia bardzo elastyczną platformę ECM.
- Kiedy wybrać pakiet ECM, a kiedy poszczególne moduły?
Najlepiej jest wybrać pakiet ECM, którego budowa oraz model licencyjny gwarantuje możliwość i opłacalność modułowego wdrażania, tak jak w przypadku produktu SER Group: DOXIS4. Zwykle pierwotny zakres wdrożenia ECM ulega przeobrażeniu, a wówczas bardzo cenną wartością jest rozszerzalność wybranego pakietu o kolejne dodatkowe funkcjonalności i usługi, w ramach jednolitej platformy technologicznej (szczególnie zwracając uwagę na łatwość jej integracji z działającymi już w firmie systemami).
- Jak wygląda proces wdrożenia systemu ECM?
W przypadku naszego produktu, DOXIS4 Designer pozwala na bezpośrednią pracę z użytkownikami w celu skonfigurowania widoku graficznego interfejsu użytkownika, przebiegu procesów oraz metamodelu. Produktem pracy warsztatowej jest w pełni działająca konfiguracja ECM odzwierciedlająca wymagania procesowe oraz funkcjonalne. Wdrożenia DOXIS4 jest bardzo szybkie, co możliwe jest dzięki wypracowanym konfiguracjom tematycznym: np. zarządzanie umowami lub proces akceptacji faktur czy prowadzenie dokumentacji produktowej.
- Jakie nowości wprowadziła firma SER GROUP jeśli chodzi o systemy ECM?
Jako największy europejski dostawca systemów klasy ECM, czujemy się zobowiązani do kreacji innowacji na naszym rynku. Jesteśmy członkiem AIIM, organizacji definiującej standard zarzą- dzania dokumentami. Bardzo aktywnie i ostrożnie aplikujemy nowatorskie pomysły w kolejnych wersjach naszego produktu DOXIS4. Dobrym przykładem może być tu realizowana z powodzeniem koncepcja współdzielenia metamodelu dokumentów z metamodelem procesów w naszym systemie. Dzięki realizacji tej koncepcji wdrażanie i późniejsze modyfikacje konfiguracji DOXIS4 są o wiele prostsze i szybsze, co dla naszych klientów jest niezwykle ważne.
- Jakie trendy/innowacje są aktualnie na rynku systemów ECM?
Obserwując rynek i współuczestnicząc w kreacji tego rynku, możemy wskazać następujące kierunki rozwoju: włączenie w rozwiązania klasy ECM analizy językowej treści, wspartej sztuczną inteligencją oraz dalsze prace nad skuteczną analizą informacji nieustrukturyzowanych przetwarzanych przez systemy ECM. Krótkookresowe trendy są związane z dostosowaniem rozwiązań do nowych wymagań i regulacji prawnych, np. GDPR – co w przypadku DOXIS4 jest już faktem.
- Jakie są możliwości integracji systemu ECM z innymi rozwiązaniami klasy ERP?
W przypadku DOXIS4 integracja z systemami ERP jest zapewniona przez gotową wtyczkę DOXIS4 Universal ERP Connector. DOXIS4 posiada również natywne wtyczki profilowane dla SAP/R3, które są certyfikowane przez producenta SAP oraz natywne wtyczki do MS Navision/AX. Integracja pomiędzy DOXIS4 a ERP odbywa się w obu kierunkach, gdyż zwykle system ERP jest doskonałym źródłem informacji o kontrahentach, zamówieniach, klasyfikacji kosztowej i nie ma potrzeby duplikowania tych informacji w DOXIS4.
- Czy system Doxis4 można modyfikować?
Tak, oczywiście – to jest kwintesencja nowoczesnej platformy ECM. Najważniejsze jest to, że wiele aspektów konfiguracji DOXIS4 może być konfigurowana intuicyjnie bez konieczności angażowania specjalistów. Ciekawostką, związaną ze stopniem swobody konfiguracji DOXIS4, jest koncepcja procesów ad-hoc, gdzie użytkownik końcowy, bez znajomości specjalistycznej wiedzy, jednym przyciskiem w swoim interfejsie użytkownika może ingerować w definicję procesu workflow.
Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str. 17
