W Polsce wiele firm korzysta z wyspecjalizowanych doradców, którzy wspierają proces analizy potrzeb i przebieg wyboru wykonawcy
wraz z nadzorem wdrożenia. To jednak jest domeną firm średnich i dużych. Mniejsze firmy opierają się przede wszystkim
na opiniach w branży i relacjach. Czy większość przeprowadza wybór planowo? Raczej nie. Do tak zwanej „pierwszej
awarii krytycznej”, działy IT skutecznie pielęgnują stare rozwiązania. Po awarii i analizie strat zaczynają mieć
większy posłuch w Zarządzie albo są zmuszone szukać nowych ścieżek kariery.
Adam Piętera,
Development manager,
Itelligence Sp. z o.o.
Magiczny „czwarty kwartał” dla ERP
Z grubsza można podzielić etapy wyboru rozwiązania na: etap analizy potrzeb, której wynikiem jest zakres funkcjonalny docelowego rozwiązania oraz proces analizy ofert wraz z wyborem najlepszej propozycji i negocjacjami kontraktu wykonawczego. Wybór rozwiązania wiąże się często z zakupem licencji oprogramowania, a te dostarczane są przez vendorów typu SAP czy Microsoft.
Nie jest tajemnicą, że pod koniec każdego kwartału, każdy z liczących się producentów ma dążyć do zakończenia tego okresu 100% wykonaniem planu. Magicznym kwartałem jest jednak kwartał IV, który często ma kluczowy wpływ na wynik całego roku. Na pytanie, kiedy należy kupować odpowiedziałbym: koniec roku. Oczywiście w zależności od wysokości sprzedaży w pierwszych trzech kwartałach jest on u poszczególnych dostawców bardziej lub mniej „magiczny”.
Karuzela zdarzeń w procesach IT
Klientów można podzielić ogólnie na komercyjnych i publicznych. Czas zakupu u tych drugich uzależniony jest od wcześniej przyjętego budżetu, a czynnikami wpływającymi na długość i skuteczność procesu zakupowego / przetargowego jest zawiła i nie zawsze przejrzysta procedura przetargowa. Niekiedy pomimo ogłoszenia wyniku wyboru, proces może trwać jeszcze długo ze względu na procedurę odwoławczą.
Rynek komercyjny można podzielić bardzo ogólnie na uczestników rynku dóbr i usług dla klienta końcowego i rynek inwestycyjny. Na zachowania pierwszej grupy często wpływają np. święta, szczególnie Bożego Narodzenia czy Wielkanocy. Często wyniki sprzedażowe podczas tych okresów decydują zarówno o decyzji rozpoczęcia procesu zakupowego IT, jak i o przebiegu procesu implementacji.
Dla obu grup okres wakacyjny jest czasem, w którym niechętnie podejmuje się decyzje o inwestycji, o której często dziś decydują zespoły a nie tylko właściciel.
Rynek inwestycyjny jest uzależniony od ilości zamówień od uczestników „rynku konsumenta”, ale w przeciwieństwie od tego pierwszego kontrakty są dłuższe i niwelują one wahnięcia popytu w krótkim czasie. To pozwala na dłuższe procesy decyzyjne i dokładniejszą analizę proponowanych rozwiązań.
Właściciel decyduje
W zależności od wielkości i doświadczeń każdej firmy proces może trwać od 2 miesięcy do roku. Krócej wybierane są rozwiązania commodity, którymi w Polsce bez wątpienia są rozwiązania ERP, BI, HR czy Work Flow. Znacznie dłużej wybiera się rozwiązania innowacyjne, takie jak omnichannel, lub mniej powszechne np. CRM. Decyzje podejmowane są gremialnie, właściciel bardzo często opiera się na opiniach swoich managerów. W sytuacji, gdy na stole pozostają dwie bardzo podobne oferty rozstrzygające jest zdanie Właściciela.
Budżetowanie po analizie rynku
Uogólniając, budżetowanie następuje najczęściej po analizie rynku, zebraniu informacji cenowych. To po takim raporcie, najczęściej szef IT przedstawia poziom potencjalnej inwestycji. Po zaakceptowaniu szacunków rozpoczyna się docelowy proces zakupowy. I dobrze, że tak się dzieje. Pominięcie tego ważnego etapu skutkuje pojawieniem się na stole Klienta produktów różniących się zakresem funkcjonalnym, architekturą i przeznaczeniem. Rezultatem jest brak możliwości porównania poszczególnych rozwiązań i podstaw do określenia orientacyjnego poziomu inwestycji.
Komentarzy udzielił Adam Piętera
Adam Piętera od 20 lat jest związany z branżą IT, specjalizuje się w rozwiązaniach wspierających biznes. Szczególnie bliskie są mu zagadnienia e-handlu i e-marketingu. Od kilkunastu lat, m.in. jako manager sprzedaży i marketingu, doradza polskim i zagranicznym przedsiębiorstwom w wyborze i zastosowaniu narzędzi typu CRM i e-commerce. Najdłużej związany z produktami SAP. Autor wielu publikacji i wystąpień branżowych. Obecnie jako business development manager w itelligence Sp. z o.o. odpowiada m.in. za sprzedaż rozwiązań SAP Hybris dla e-commerce.
