W każdej firmie pracownicy przygotowują i wymieniają między sobą mnóstwo dokumentów. Niektórzy przetrzymują je na mailach, inni tworzą archiwa na własnych komputerach. Efekt obu rozwiązań jest podobny; dokumenty nie są ogólnodostępne i jakiekolwiek zarządzanie nimi jest bardzo trudne. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest system informatyczny Comarch DMS, który automatyzuje proces obiegu wprowadzonych już dokumentów.
Z takiego oprogramowania korzysta firma SFD, dystrybutor suplementów diety oraz właściciel marek: ALLNUTRITION, SFD Nutrition. System jest wykorzystywany do obsługi szeregu procesów takich jak rejestracja i obieg faktur, zarządzanie umowami czy też wniosków i dokumentów związanych z majątkiem trwałym.
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
– Narzędzie informatyczne, z którego wcześniej korzystaliśmy nie nadążało za rozwojem firmy. Z roku na rok potrzebowaliśmy kolejnych modułów, żeby usprawnić naszą pracę. Niezbędne zaczęły być funkcjonalności do zarządzania obiegiem dokumentów, w szczególności faktur, umów oraz prowadzenia ewidencji środków trwałych. Rozpoczęliśmy rozmowy z firmą Comarch, ponieważ docierały do nas informacje, że jest to stabilny partner biznesowy, a rozwiązania informatyczne, które ma w ofercie, usprawnią proces digitalizacji naszej firmy. Dodatkowo chcieliśmy, aby system był dostępny dla pracowników, którzy swoje obowiązki wykonują poza siedzibą firmy. Comarch DMS idealnie się wpisywał w nasze potrzeby – mówi Katarzyna Błaszczyk, kierownik administracji w SFD.
– Po podjęciu decyzji o zakupie Comarch DMS przyszedł czas na jego wdrożenie w firmie. Był to proces czasochłonny, ale bardzo szybko zaczęliśmy dostrzegać korzyści. Pracownicy sprawnie nauczyli się obsługiwać system i dokumentacja jest teraz pod stałą kontrolą. Po kilku latach korzystania z tego systemu postanowiliśmy rozbudować elektroniczny obieg dokumentów w firmie i wdrożyliśmy Comarch OCR, który pozwala zdigitalizować dokumenty papierowe i automatycznie wprowadzać je do systemów finansowo-księgowych – dodaje Katarzyna Błaszczyk.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
– Na tym kroku w systemie są ustalone widełki kwot do zapłaty. Jeżeli wartość usługi lub zakupionego towaru jest wyższa od danej kwoty, to ograniczona grupa menedżerów czy też tylko członkowie zarządu mogą zaakceptować taką płatność – uzupełnia Katarzyna Błaszczyk.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
– Już dwa lata stosujemy Comarch DMS do obiegu umów w firmie. Początkowo nie wszyscy pracownicy byli przekonani do tego sposobu pracy, natomiast teraz ciężko byłoby nam się obejść bez tego obiegu – mówi Katarzyna Błaszczyk.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
– Ze wsparcia firmy partnerskiej korzystamy przy bardziej skomplikowanych procesach – zaznacza Katarzyna Błaszczyk.
Ciężki trening przynosi efekty
– Comarch DMS zaaklimatyzował się w naszej firmie. Obecnie, utrzymując tryb pracy w formule zdalnej, cała dokumentacja jest obsługiwana tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej. Oprogramowanie pozwoliło nam usprawnić przebieg dokumentów oraz zaoszczędzić czas, dzięki dobremu planowaniu pracy. Zamierzamy również stale rozbudowywać system, ponieważ daje on takie możliwości – podsumowuje Katarzyna Błaszczyk.
