Przedsiębiorcy twierdzą, że najlepszym sposobem na zabezpieczenie firmy przed wyborem złego rozwiązania IT jest wykonanie dokładnej analizy procesów biznesowych. Decydenci powinni zidentyfikować problemy oraz potrzeby, które chcieliby rozwiązać wdrażając system informatyczny. Przystępując do wyboru systemu należy zapoznać się z dostępną ofertą systemów na rynku i przeanalizować kompetencje dostawców (referencje, ilość i jakość kadry wdrożeniowej).
W lutym br. kilkadziesiąt przedsiębiorstw uczestniczących w spotkaniach edukacyjnych organizowanych prze BPC Group poszukiwało odpowiedzi na pytanie „W jaki sposób przedsiębiorstwo może zabezpieczyć się przed wyborem złego rozwiązania IT oraz jego dostawcy”. Odpowiedzi udzielała kadra decyzyjna, która bierze aktywny udział w procesach wyboru systemów IT, m.in. szefowie produkcji, osoby nadzorujące IT, dyrektorzy finansowi i controlingu oraz członkowie zarządu.
Poniżej prezentujemy kluczowe wskazówki przedstawione przez wybrane przedsiębiorstwa uczestniczące w badaniu:
Tomasz Nasierowski, Prezes Zarządu
- W trakcie procesu wyboru rozwiązania IT warto skorzystać z wsparcia oferowanego przez niezależne firmy doradcze specjalizujące się w zakresie projektów IT.
- Konieczne jest przeprowadzenie analizy potrzeb biznesowo-informatycznych. Analiza powinna zostać wykonana przez zewnętrznego audytora.
- Wsparcie firmy doradczej w aspektach prawnych projektu np. podczas tworzenia umowy wdrożeniowej i serwisowej z dostawcą jest zapewnieniem, że dostarczone usługi i rozwiązanie IT spełni nasze oczekiwania.
Leszek Pisałek, Dyrektor Administracyjny
- Niezbędne jest przeprowadzenie dokładnej analiza własnych procesów, które chcemy następnie objąć wprowadzanym systemem IT.
- Porównanie wielu rozwiązań IT dla obszaru biznesowego, który chcemy zinformatyzować.
- Dobór właściwej kadry do nadzoru merytorycznego i formalnego nad procesem wdrożenia IT oraz zaangażowanie jak największej ilości osób z przedsiębiorstwa, uczestniczących w procesie analizy i wdrożenia. To równie ważne elementy zabezpieczające przed wyborem złego rozwiązania IT i dostawcy.
Robert Zdanowski, Zastępca Dyrektora Finansowego
- W początkowej fazie wyboru rozwiązania należy zdefiniować pojawiające się problemy i wąskie gardła, które chcemy wyeliminować bądź usprawnić. Jednocześnie należy nie zapominać o potrzebach biznesowych i celach jakie chcemy zrealizować poprzez wdrożenie nowego rozwiązania IT w firmie.
- W drugim kroku trzeba dokładnie zapoznać się z ofertą zarówno producentów rozwiązań IT, jak i firm wdrożeniowych (rozwiązania IT muszą być jak najbardziej zbliżone do oczekiwań i wielkości firmy oraz uwzględniać potencjalny rozwój biznesu w najbliższych latach).
- Warto skupić się na rozwiązaniu i usprawnieniu firmy w obszarze globalnym, mającym wpływ na usprawnienie całego przedsiębiorstwa, a nie tylko eliminacji lokalnych problemów (tzw. Eliminacja „wąskich gardeł” w firmie).
Monika Przybyś, Specjalista ds. controllingu i nadzoru właścicielskiego
- Należy porozmawiać z odbiorcami (docelowymi użytkownikami systemu) w celu zidentyfikowania potrzeb oraz analizy obecnych problemów, które dany system może rozwiązać.
- Jeśli posiadamy już jakieś narzędzia informatyczne wdrożone w przedsiębiorstwie, warto sprawdzić czy nowy system IT ma możliwość integracji z obecnymi narzędziami, których nie chcemy się pozbywać. Pozwoli to zaoszczędzić czas pracy czynnika ludzkiego oraz zminimalizować koszty
- Należy zwrócić uwagę na jakość danych, które są obecnie dostępne w wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo systemach IT, z których korzystamy. Jest to bardzo ważne, aby później ograniczyć czas wprowadzania rozwiązań. Należy zacząć „oczyszczać” dane jeszcze zanim wybierzemy jakieś nowe rozwiązanie IT.
Edyta Sapijaszko, Manager ds. Systemów Zintegrowanych
- Czy na pewno wiemy czego chcemy? Jakie są cele wdrożenia? Czy jesteśmy w stanie podać cele realne i mierzalne? Czy cele jesteśmy w stanie zamienić w wymagania?
- Czy na pewno wiemy jak wygląda nasz proces, który chcemy zinformatyzować? Które elementy procesu są ok, gdzie są problemy i dlaczego występują. Czy system informatyczny rozwiąże te problemy? Czy nie próbujemy je przykryć systemem, mając nadzieję, że sam system je rozwiąże? Dobrze jest więc zrobić audyt firmy i optymalizację procesów.
- Jaki system IT ma nasza konkurencja? Referencję z branży są bardzo istotne. Nie bójmy się wizyt referencyjnych, zadawajmy pytania. Jeśli firma jest podobna do naszej, może system część problemów im rozwiązał? Jak wyglądała współpraca z firmą wdrożeniową?
Jarosław Michoński, Kierownik Zakładu
- Przedsiębiorstwo powinno odpowiedzieć sobie na pytanie: Po co to wdraża? Co ma to narzędzie zmienić?
- Dostawca musi mieć kadrę posiadającą cechy i umiejętności typowo zarządcze. Zwłaszcza konsultanci bezpośrednio współpracujący z klientem. Często problemy wdrożeniowe nie są natury technicznej czy programistycznej, a typowo ludzkiej.
- Pracownicy ze strony klienta powinni być dobrani nie tylko ze względu na wiedzę merytoryczną. Powinni też wykazywać się wytrwałością i zdeterminowaniem, aby pomimo trudności zrealizować projekt.
Maurycy Fortuna, Kierownik Planowania i Logistyki
- Przedsiębiorstwo w pierwszej kolejności musi ustalić jednoznaczny model biznesowy.
- W drugim kroku powinno zaangażować firmę doradczą w celu zebrania opinii zarówno o systemie jak i firmie, która ma go dostarczyć i przeprowadzić wdrożenie.
- Następnie należy określić oczekiwania względem systemu. Na podstawie zebranych informacji zaangażować w ich realizacje osoby odpowiedzialne za dany obszar biznesowy w przedsiębiorstwie.
Paweł Cąkała, IT Manager
- Pierwszym krokiem do wdrożenia rozwiązania informatycznego jest dogłębne zrozumienie procesów w firmie oraz weryfikacja dostawcy, który będzie wdrażać rozwiązanie. Konieczne jest sprawdzenie, czy dostawca systemu IT przeanalizował procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie, w którym będzie wdrażał.
- Konieczne jest również sprawdzenie dostawcy pod względem finansowym. Dobra sytuacja finansowa dostawcy czyni go wiarygodniejszym i pewniejszym partnerem.
- Istotną kwestią jest zapewnienie przez dostawcę zasobów ludzkich (ekspertów). Należy zwrócić uwagę, aby powyższy zapis miał miejsce w umowie prawnej.
Od 10 lat firmy konsultingowe BPC Group wspierają wiedzą duże i średnie przedsiębiorstwa w procesach informatyzacji. Z usług edukacyjnych i doradczych konsultantów korzysta obecnie niemal 85% przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych w Polsce, które systematycznie inwestują w nowe technologie IT.
Z wiedzy BPC Group korzystają producenci i dostawcy rozwiązań informatycznych z Polski i z zagranicy. Konsultanci wspierają kadrę zarządzającą firm informatycznych w procesach wprowadzania rozwiązań na rynek polskich przedsiębiorstw, budowania sieci dealerskich czy też dywersyfikacji sprzedaży.
