Komunikacja odgrywa istotną rolę w każdej nowoczesnej firmie, gdzie właściwy przepływ informacji jest potrzebny do wykonywania konkretnych zadań w zespole. Dostęp do narzędzia usprawniającego komunikację jest ważny szczególnie w korporacjach oraz dużych firmach, gdzie pracownicy przebywają w różnych lokalizacjach lub pracują zdalnie. Wybierając konkretne rozwiązanie, należy także wziąć pod uwagę konieczność zabezpieczenia wrażliwych danych, które nie mogą być udostępniane osobom trzecim. W jaki sposób zadbać o czytelną i bezpieczną komunikację w firmie?
Komunikacja wewnętrzna ma duże znaczenie i pozytywnie wpływa na prawidłowy przepływ informacji między współpracownikami. Osoby pracujące w jednej organizacji powinny identyfikować się z konkretną marką i dbać, aby na bieżąco przekazywać wszystkie komunikaty mające bezpośredni wpływ na jakość i skuteczność działań. Istotne jest jednak, aby wszystkie informacje były przekazywane we właściwy sposób gwarantujący nie tylko zrozumienie, ale także bezpieczeństwo treści zawartej w komunikacie.
Dlaczego komunikacja w firmie jest ważna?
Odpowiadając na pytanie dlaczego komunikacja w firmie jest ważna, należy zacząć od tego, że bez sprawnego kontaktu między pracownikami nie ma możliwości szybko i efektywnie pracować. Odpowiednie porozumiewanie się ma bezpośredni wpływ na zadowolenie pracowników oraz atmosferę panującą w zespole. Wśród innych korzyści wymienia się także: Szybkie wdrażania nowych członków działów (onboarding), udostępnianie materiałów szkoleniowych, gromadzenie uwag i sugestii, informowanie o zmianach kadrowych oraz prawnych, a także działaniach marketingowych. Platformy do komunikacji wewnętrznej uważane są za narzędzie zachęcające pracowników do udziału np. w różnego rodzaju zbiórkach czy imprezach integracyjnych. Oprócz tego osoby pracujące w zespołach mają ułatwioną komunikację z team liderem i managerami, co pozwala na prowadzenie dialogu oraz konsultowanie wybranych zagadnień związanych z pracą.
Jak dobrać narzędzie komunikacji wewnętrznej?
Dobór właściwego narzędzia do komunikacji wewnętrznej musi charakteryzować się efektywnością. W wielu firmach korzysta się z kilku kanałów przesyłania informacji, jednak nie zawsze ten model się sprawdza. Wybranie jednego, spójnego narzędzia powinno zostać poprzedzone analizą potrzeb, a także być odpowiednio dopasowane do specyfiki branży. W niektórych przedsiębiorstwach w zupełności sprawdzają się powiadomienia wysyłane w formie maila czy spotkania cykliczne, na których przekazywane są najważniejsze informacje z życia firmy. Inne, większe przedsiębiorstwa potrzebują jednak sprawnie działającego narzędzia w postaci intranetu. Dobrym przykładem narzędzia do wewnętrznej komunikacji jest portal pracowniczy Intranet ENTERPRISE web360 będący autorskim rozwiązaniem OPTeam. Platformę społecznościową dla pracowników można z powodzeniem zainstalować we własnej infrastrukturze w firmie. Użytkownicy korzystający z web360 mają do dyspozycji funkcjonalności takie jak: Baza kontaktów, aktualności i wydarzeń, repozytorium, pełnomocnictwa i upoważnienia, kalendarz, baza linków, baza wiedzy, forum dyskusyjne, obieg dokumentów, poczta, zamówienia wewnętrzne oraz wiele więcej. Z intranetu można z powodzeniem korzystać z dowolnej przeglądarki (Chrome, Opera, Mozilla FireFox, Internet Explorer) na urządzeniu mobilnym lub komputerze stacjonarnym.
W jaki sposób zabezpieczyć narzędzie do komunikacji wewnętrznej?
Zabezpieczenie narzędzi do komunikacji wewnętrznej jest równie istotne, jak wybór właściwej platformy odpowiadającej na potrzeby kultury organizacyjnej. Odpowiednim rozwiązaniem pozwalającym zabezpieczyć przeglądarkę, chroniąc jednocześnie dane wrażliwe jest Browser Security Plus od ManageEngine. Rozwiązanie chroni sieć przed złośliwym oprogramowaniem (konie trojańskie i wirusy), atakami typu watering hole i phishingami, a także atakami cybernetycznymi. Narzędzie od ManageEngine kontroluje zainstalowane rozszerzenia oraz wtyczki, dba o bezpieczeństwo podczas codziennego użytkowania przeglądarki na komputerze firmowym oraz pozwala zapewnić pełną zgodność z określonymi zasadami bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Przemyślany system do komunikacji wewnątrz firmy ma bezpośredni wpływ na zwiększenie efektywności pracowników. Dbałość o PR to dobry sposób na to, aby kreować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz, zwiększając jednocześnie potencjał przedsiębiorstwa. Korzystanie z intuicyjnego narzędzia w postaci platformy intranetowej, która dodatkowo jest odpowiednio zabezpieczona to klucz do skutecznej komunikacji w każdym przedsiębiorstwie.
OPTeam SA
Tajęcina 113
36-002 Jasionka
tel. 17 867 21 00
tel. 17 859 68 45
kom. 668 345 573
e-mail: opteam@opteam.pl
