• Witaj na bpc-guide.pl
Baza systemów IT

Archiwum Autora: Aleksandra

Co to jest system DMS oraz jakie ma zalety?

Czy miałeś kiedyś do czynienia z sytuacją, kiedy pilnie potrzebowałeś znaleźć ten jeden dokument, ale po przeszukaniu setek folderów, dysków i teczek wciąż nie mogłeś na niego natrafić?

Bądźmy szczerzy. Każdemu z nas się to zdarzyło. Mnogość rozmaitych źródeł i miejsc przechowywania dokumentacji doprowadza do chaosu informacyjnego, który pociąga za sobą dodatkowy stres, problemy logistyczne, i przede wszystkim naraża nas na dodatkowe koszty.

A przecież możnaby temu wszystkiego zapobiec. Jak? Temu celowi poświęcone są systemy DMS, znane również jako systemy zarządzania dokumentacją. W poniższym artykule dowiesz się, czym jest system DMS oraz jakie są jego zalety! Zapraszamy do czytania.

Co to jest system DMS?

Jak już wspomnieliśmy, DMS (z języka angielskiego Data Management System) to system wspierający zarządzanie dokumentacją. Najczęściej są to rozwiązania informatyczne posiadające hurtownię danych i mechanizmy służące do gromadzenia, udostępniania, wyszukiwania czy analizowania dokumentów. Platformy te skierowane są zarówno do małych podmiotów operujących na pojedynczych fakturach, jak i ogromnych korporacji posiadających nieprzerwany strumień umów, ofert czy kontaktów.

Coraz częściej systemy DMS spotyka się jako jeden z elementów kompleksowych platform do zarządzania przedsiębiorstwem tzw. workflow, które służą do obiegu zadań pracowniczych, analizowaniu i automatyzowaniu działań, czy monitorowaniu sprzedaży (CRM). Więcej o takich rozwiązaniach pisaliśmy w artykule: Workflow, czym jest i dlaczego warto go stosować?

Zalety systemów DMS

  • Digitalizacja przedsiębiorstwa
  • Większe bezpieczeństwo przechowywanie i procesowania danych
  • Dostęp 24h na dobę, z każdego miejsca
  • Usprawnienie pracy dla wszystkich działów
  • Oszczędność czasu
  • Standaryzacja procesów 
  • Automatyzacja działań
  • Mniejsza liczba błędów
  • Łatwiejsze analizowanie danych
  • Szybsze znajdowanie dokumentów
  • Mniejsza szansa na zgubienie czy zniszczenie dokumentu
  • Minimalizacja duplikacji danych
  • Możliwość wysłania jednego dokumentu na kilka biurek
  • Automatyczne zbieranie dokumentów do jednego miejsca
  • Łatwiejsze tworzenie i generowanie dokumentów
  • Możliwość łączenia ze sobą dokumentów
  • Kontrola nad różnymi wersjami dokumentów

Zalety systemu DMS

Przedsiębiorstwa nie korzystające z systemów DMS tracą i to tracą bardzo dużo. Platforma odpowiednio dopasowana do potrzeb firmy jest w stanie przełożyć się na niemalże trzykrotnie krótszy czas pracy związany z obsługą dokumentów. Mechanizmy systemów DMS działają w taki sposób, by obieg pism trwał jak najkrócej i był przy tym prosty. Każdy krok jest dokładnie opisany, jasno zdefiniowane jest, które informacje muszą zostać uzupełnione oraz kto jest wykonawcą danego zadania. Dzięki temu cały proces jest ustandaryzowany i narażony na mniej błędów.

DMS System to również większe bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Obecne zasady RODO dotyczące przechowywania oraz procesowania informacji nakładają ściśle wymagania na przedsiębiorstwa. Platforma elektroniczna jest w stanie zapewnić zgodność z wszystkimi zasadami RODO, gwarantując nam, że dostęp do dokumentów będą mieć wyłącznie uprawnione przez nas osoby.

W przypadku pracy zdalnej, posiadanie systemu DMS jest wręcz koniecznością. Jak inaczej mielibyśmy uzyskać dostęp do naszych zasobów? Dzięki systemowi DMS jesteśmy w stanie dostać się do wybranego pisma o każdej porze dnia, z każdego miejsca czy urządzenia.

System do zarządzania dokumentami to najzwyczajniej w świecie narzędzie usprawniające pracę wszystkich osób. Zarówno zarząd, księgowi czy pracownicy innych działów mogą szybciej i bezpieczniej wykonywać pracę na dokumentach. System jest zrozumiały w obsłudze. Od razu po wejściu wiemy jakie kroki i decyzję mają zostać podjęte w pierwszej kolejności. To czyni komunikację znacznie efektywniejszą, ponownie przyczyniając się do oszczędzania czasu.

Wady systemu DMS

Liczne zalety systemów do zarządzania dokumentami pokazują jak cenne jest to narzędzie. Wiąże się jednak ono z pewnymi wadami, które warto wziąć pod uwagę.

Po pierwsze koszty. Dobra platforma, które będzie bezpieczna i dopasowana do potrzeb przedsiębiorstwa, może pociągnąć ze sobą wysoką cenę wdrożenia oraz serwisowania narzędzia. Często w grę wchodzą również koszty hostingu, licencji, naprawy błędów czy inne dodatkowe wydatki.

Na rynku jednak występuje wiele różnych systemów, o rozmaitych modelach płatności. Małe firmy mogą korzystać z modelu opartego na płatności za jednego użytkownika. Korporacje mogą wybrać zakup na raty.

System DMS będzie również wymagał nauczenia pracowników pracy na platformie, oraz wykształcenia nowych procedur, co będzie się wiązało z inwestycjami na początku wdrożenia. Inwestycje te jednak szybko się zwrócą, a my nie będziemy mogli sobie wyobrazić jak to możliwe, że kiedyś pracowało się bez DMS Systemu.

Przy wyborze odpowiedniego narzędzia warto poświęcić dużo czasu na research i analizę. Wybranie systemu na szybko, czy “po kosztach” może narażać nas na ryzyko włamania, bądź w najlepszym przypadku straty pieniędzy na inwestycji.

Natura elektronicznych platform wiąże się również z ryzykiem tymczasowej utraty dostępu do danych, przez brak prądu lub internetu. Jednak w wielu przypadkach możliwe jest robienie kopii zapasowych, aby sytuacje te nie stanowiły zagrożenia.

Ostatnia wada systemów DMS wiąże się z systemem prawnym, który nie pozwala przedsiębiorstwom na całkowite zrezygnowanie z papierowej dokumentacji. Pewne dokumenty wciąż muszą być wydrukowane, i jest to coś, czego musimy być świadomi.

Przykłady wykorzystania systemu DMS

Każdy dokument, zarówno przychodzący jak i wychodzący może zostać wykorzystany w systemie DMS. Cały proces zaczyna się od pobrania przez system pism ze wszystkich podpiętych źródeł (mogą to być maile, dyski, wiadomości, inne systemy biurowe, faksy czy skanery). Inteligentna platforma, na przykład system NAVIGATOR, samodzielnie oddzieli dokumenty nawet jeśli znajdują się w jednym pliku. Następnie księgowy przechodzi do wybranego pisma i uruchamia funkcję OCR, dzięki której dane automatycznie przepisywane są z dokumentu do systemu (nawet dla skanów i zdjęć). Po przepisaniu danych, księgowy sprawdza poprawność informacji, otrzymując komunikaty od systemu odnośnie proponowanego kontrahenta, numeru rachunkowego używanego w przeszłości, czy stawek podatkowych dla wybranych artykułów. Jeżeli wszystko się zgadza, dokument podróżuje dalej, wybraną przez nas ścieżką. NAVIGATOR pozwala nam inaczej traktować dokumenty w zależności od polityki firmy. Dla przykładu możemy wybrać, by faktury zakupu potrzebowały autoryzacji zarządu jedynie przy kwocie brutto wyższej niż 10 tysięcy złotych.Więcej na ten temat poświęciliśmy w artykule: Zarządzanie dokumentacją w dużej firmie 

Obieg dokumentów w firmie dzięki DMS

Nie ma jednej odpowiedzi na to jaki jest najlepszy system DMS. Warto jednak by był on wyposażony w dodatkowe funkcje, nie tylko gdy są one niezbędne przedsiębiorstwu. Niektóre programy DMS pozwalają na analizę zgromadzonych danych, dzięki czemu łatwiej znaleźć prawidłowości czy miejsca na poprawę. Inteligentny system zapobiega licznym problemom, na przykład duplikacji danych czy braku kontroli nad dokumentami. Funkcja wersjonowania pozwala na monitorowanie wprowadzonych zmian wraz z osobami za nie odpowiedzialnymi. Łatwo wtedy wykryć gdzie zaszedł błąd, i jak uniknąć go ponownie.

System do zarządzania dokumentami jest po prostu wygodniejszy od formy papierowej. Jeśli chcemy znaleźć wybraną fakturę, nie musimy szukać jej w stosie kartek pogrupowanych datami. Elektroniczny program pozwala nam wyszukiwać dokument poprzez dowolne kryterium czy nawet słowo w nim zawarte. Koniec z chaosem. Koniec z marnowaniem czasu.

Dodatkowo dokumenty można łączyć ze sobą, jeszcze bardziej ułatwiając życie pracownikom. Oferta łączy się z umową, faktura łączy się z kontaktem, itd.

Jak minimalizować ryzyko wystąpienia defektów i koszty update’u rozwiązań Dynamics 365, wykorzystując testy regresyjne oraz narzędzie RSAT? 

Cykliczny update systemu Dynamics 365 gwarantuje mu zgodność z obowiązującymi przepisami i dostęp do najnowszych funkcji. Każda aktualizacja wiąże się jednak z niebezpieczeństwem pojawienia się regresu – defektu, zwłaszcza gdy aktualizujemy system rozbudowany o dodatkowe modyfikacje i funkcjonalności. Co robić, żeby zapewnić systemowi poprawne działanie? Testować. Poznaj testy regresywne i zobacz, jak można je zautomatyzować z pomocą narzędzia RSAT.

Czym jest regresja i kiedy pojawia się w systemie?

Regres jest przeciwieństwem progresu. O ile progres to synonim postępu, oznacza pozytywną zmianę i jest czymś pożądanym, to jakiegokolwiek regresu wolimy unikać. Niestety zjawisko regresji może dotyczyć również infrastruktury informatycznej, nie wykluczając systemu ERP, który pośredniczy w wielu procesach istotnych dla działania organizacji.

Obecnie aplikacje biznesowe zsynchronizowane są z wieloma innymi narzędziami i ulegają ciągłym zmianom. Firma Microsoft dokłada wszelkich starań, aby regularnie dostarczać swoim odbiorcom aktualizacje usług. Rocznie pojawia się około siedmiu update’ów platformy Dynamics 365, a klienci są zobligowani do wdrożenia co najmniej dwóch z nich. Ponadto wielu przedsiębiorców decyduje się na dostosowanie systemu do swoich potrzeb poprzez zmiany jego standardowych funkcji.

Próba modernizacji systemu może przynieść odwrotny skutek i negatywnie wpłynąć na dotychczas poprawnie przebiegające procesy. W kontekście oprogramowania takie zjawisko nazywane jest regresem, czyli coś wcześniej działało, lecz po modyfikacji kodu programu przestało działać. Takie defekty mogą pojawić się właśnie w odpowiedzi na aktualizację oprogramowania, wprowadzenie poprawki czy modyfikacji, ponieważ każda z tych akcji powoduje zmianę w strukturze kodu systemu.

Jakie skutki może wywołać pojawienie się regresji?

Pamiętajmy, że kluczowym aspektem działania systemu jest zapewnienie ciągłości procesów, a implementacja nowych funkcji nie może odbywać się kosztem jego niezawodności i stabilności. Co, jeśli jednak taki defekt pojawi się w systemie?

Postawmy się w roli producenta, który właśnie wprowadził pewną modyfikację swojego systemu Microsoft Dynamics 365. Następnego dnia okazuje się, że wystąpił problem w module rozrachunków z dostawcami. Jednocześnie przedsiębiorca ma wiele niezrealizowanych zamówień na swoje wyroby i oczekujące zamówienia zakupu na surowce potrzebne do produkcji, których nie jest w stanie zrealizować ze względu na defekt. Produkcja zostaje opóźniona, jak i wiele zależnych procesów. Panuje coraz większy chaos, pracownicy poszukują alternatywnych dróg realizacji standardowych zadań. W ten sposób z pozoru niewielka zmiana na jakiś czas utrudniła codzienne obowiązki wielu osobom, a wyeliminowanie szkód powstałych w jej następstwie wymaga dodatkowego nakładu pracy.

Oczywiście wystąpienie regresji nie musi spowodować wystąpienia aż tak czarnego scenariusza, jednak zawsze będzie wiązać się z niedogodnościami.

Czym są testy regresywne i co jest ich celem?

Czy więc powinniśmy opierać się wszelkim zmianom? Oczywiście, że nie, byłoby to nierozsądne. System ERP z założenia powinien być elastyczny i nieustannie dopasowywać się do nowych wymagań biznesowych. Należy jednak mądrze podejść do jego modernizacji, będąc świadomym możliwości zaistnienia zjawisk niepożądanych. Jak głosi powiedzenie: „Lepiej zapobiegać niż leczyć” i sprawdza się ono również w tym przypadku.

Dobrą taktyką jest testowanie systemu pod kątem wystąpienia regresji. Polega ona na regularnym przeprowadzaniu testów weryfikujących czy dane procesy nadal wykonywane są poprawnie. W praktyce wygląda to tak, że tester bądź specjalny program realizuje dany proces krok po kroku, zaznaczając czy każdy z nich udało się wykonać. Jeśli test się nie powiódł, szybkie wykrycie i zgłoszenie wystąpienia regresji znacznie skróci czas jej eliminacji.

Takie testy mogą być realizowane na każdym etapie działania systemu, jednak szczególnie zalecane jest przeprowadzanie ich po aktualizacji oprogramowania, zmianie wymagań istniejących funkcji czy wprowadzeniu nowych funkcji lub poprawek. W procesie testowym biorą udział osoby dysponujące wiedzą na temat różnorakich operacji biznesowych, często specjalizujące się w obsłudze konkretnych modułów. Skład zespołu powinien być zróżnicowany, tak aby testy pokrywały różne aspekty systemu, także finansowe czy związane z przepisami prawa dla danego kraju lub obszaru terytorialnego.

RSAT, czyli niezastąpiony asystent w testowaniu regresji

Wiemy już, że nie należy lekceważyć testów regresyjnych. Naturalnie nasuwa się pytanie o to, jak skutecznie wdrożyć je w firmie.

Rozważmy testy manualne – wymagają one przygotowania wielu zestawów testowych (ang. Test Suites), a w każdym z nich znajdują się przypadki testowe (ang. Test Cases). Przypadek testowy składa się z listy kroków, które należy wykonać, aby zyskać pewność, że dana funkcjonalność Dynamics 365 działa prawidłowo.

Wyobraźmy sobie, że w proces testowania angażujemy wyznaczony zespół, przekazujemy mu „instrukcję testowania”, po czym każdy z członków bada przypisany mu moduł. To, że cały proces pochłonie ogromną liczbę godzin, nie ulega wątpliwości. Oczywiście im bardziej rozbudowany bądź zmodyfikowany jest nasz system, tym więcej czasu zajmie jego przetestowanie. Ponadto konieczność powtórzenia tego niewdzięcznego zadania pojawi się ponownie wraz z podniesieniem wersji środowiska lub gdy zdecydujemy się na wprowadzenie zmian w naszym systemie ERP.

Taka wizja nie zachęca do manualnego testowania regresji. Jaka jest więc alternatywa? Oczywiście automatyzacja opisanego procesu. Z pomocą przychodzi Regression Suite Automation Tool, w skrócie RSAT, czyli narzędzie firmy Microsoft dedykowane automatycznym testom regresyjnym systemu Dynamics 365.

RSAT działa w prosty sposób – wystarczy dostarczyć mu „instrukcję” zawierającą opis procesu, a on zrealizuje go automatycznie. W stworzeniu takiej instrukcji pomaga wbudowany w Dynamics 365 Task Recorder. Przy pomocy tego narzędzia jesteśmy w stanie zarejestrować prawie każdy proces biznesowy i zapisać go w formie nagrania.

Przykładowy plan testów, widok z poziomu narzędzia RSAT

Kolejnym nieodłącznym elementem RSAT-a jest w pełni zintegrowana z nim platforma Azure DevOps, a jej usługa – Test Plans – ułatwia zarządzanie testami oraz ich wynikami.

Przykładowy plan testów, widok z poziomu platformy Azure DevOps Test Plans

Jak działa RSAT?

Przyjrzyjmy się kilku aspektom technicznym testowania przy użyciu RSAT.

  • Jeśli posiadamy skonfigurowanego RSAT-a oraz nagranie procesu stworzone przy użyciu Task Recordera, możemy przejść do tworzenia testów.
  • Każdy przypadek testowy bazuje na osobnym nagraniu, na podstawie którego RSAT generuje zestaw plików, w którego skład wchodzą pliki wykonywalne z kodem C# oraz konfigurowalny plik Excel przechowujący parametry testu.
  • Podczas uruchomienia testu RSAT, z udziałem frameworku Selenium, automatycznie otwiera przeglądarkę, przechodzi do naszego systemu i powtarza wszystkie kroki zawarte we wskazanym nagraniu.
  • Jeśli odwzorowywany proces przebiegnie bez przeszkód, test zakończy się powodzeniem.
  • Jeśli programowi nie udało się poprawnie wykonać w naszym środowisku któregoś z kroków, test zakończy się niepowodzeniem i wyświetlona zostanie wiadomość na temat błędu.
Rezultat uruchomienia zestawu testowego, widok z poziomu platformy Azure DevOps Test Plans
Rezultat uruchomienia poszczególnych przypadków testowych zawartych w zestawie testowym, widok z poziomu platformy Azure DevOps Test Plans

W ten sposób RSAT wyręcza człowieka i za pomocą testów przeczesuje system w poszukiwaniu anomalii.

Efekty wykonania nieudanych testów wymagają oczywiście uwagi, ale dzięki możliwości przesyłania wyników na platformę Azure DevOps ich analiza staje się prostsza. Poszczególne osoby biorące udział w procesie testowym mogą śledzić zachodzące postępy i zarządzać planami testów, których dla projektu może być kilka. Co więcej, integrując RSAT z Azure Pipelines, zyskamy możliwość stworzenia harmonogramu testów – z jego pomocą testy mogą być inicjowane cyklicznie o wyznaczonych godzinach.

Jak wdrożyć RSAT?

Jeśli posiadasz platformę Dynamics 365 Finance and Operations w wersji minimum 15 lub nowszą, nic nie stoi na przeszkodzie wdrożenia opisanego rozwiązania. Aby było to możliwe, potrzebna jest licencja Azure DevOps Test Manager lub Test Plans oraz arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Natomiast najnowszą wersję aplikacji RSAT można za darmo pobrać ze strony Microsoft. Narzędzie można zainstalować na dowolnym komputerze z systemem Windows 10, Windows 11 lub Windows Server 2016, ponieważ ze środowiskiem testowym zawsze będzie łączyć się za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jeśli chodzi o wymagania techniczne, to wszystko.

Najważniejszą kwestią jest opracowanie kompleksowego zestawu testów dopasowanego do naszego systemu ERP. Należy rozważyć, które komponenty aplikacji mają znaczenie krytyczne bądź są szczególnie podatne na błędy. Testy najważniejszych funkcji powinny posiadać wyższy priorytet i być przeprowadzone w pierwszej kolejności. Połowę sukcesu stanowi poprawne zarejestrowanie procesów, na których bazować będą testy. Testy stworzone na podstawie nagrań mogą być później modyfikowane i uruchamiane przez różnych użytkowników systemu. Niektóre testy oparte na uniwersalnych procesach mogą być przeprowadzane w różnych modułach, a także w wielu firmach istniejących w systemie.

Podsumowanie

Reasumując, Task Recorder umożliwia nagrywanie procesów realizowanych w Dynamics 365; RSAT na podstawie nagrań tworzy zautomatyzowane testy, którymi możemy zarządzać w Azure DevOps Test Plans. Dzięki temu pakietowi narzędzi jesteśmy w stanie odwzorowywać powtarzalne procesy oraz sprawdzać, czy uprzednio działające funkcjonalności nie zostały uszkodzone podczas implementacji nowych. Testy wykonywane przez RSAT pomogą szybko wykryć anomalie, a tym samym zmniejszyć lub wyeliminować koszty związane z ich usunięciem. Dlatego, jeśli zależy nam na ciągłości procesów biznesowych, warto jak najszybciej wdrożyć testowanie regresji w naszym systemie.

Autorami artykułu są: Marta Trelka oraz Kacper Czerwiński.

Zobacz artykuł źródłowy

Roboty i systemy Comarch – czyli informatyzacja HYU Robotics

Redukcja kosztów obsługi informatycznej o 50 procent oraz wzrost liczby obsłużonych klientów o 10 procent – to wymierne efekty wdrożenia i uruchomienia systemu Comarch ERP Optima w firmie HYU Robotics.  Przedsiębiorstwo z Jasionki (województwo podkarpackie) to oficjalny polski dystrybutor robotów koreańskiej marki Hyundai Robotics oraz chińskiej marki premium ESTUN, jak i elementów niemieckiej marki ASS Maschinenbau GMBH.

Firma potrzebowała systemu informatycznego, który byłby wyposażony w moduł do rejestracji danych kontaktowych klientów oraz umożliwiałby realizowanie kampanii marketingowych. Jednocześnie musiał zapewniać dostęp do plików firmowych i bazy danych z dowolnego miejsca oraz na różnych urządzeniach, ponieważ spółka powiązana jest operacyjnie z dwoma innymi organizacjami. Rozwiązaniem, które spełniało wszystkie te oczekiwania HYU Robotics był system Comarch ERP Optima w wersji chmurowej.

W poszukiwaniu zmian

Firma HYU Robotics oferuje specjalistyczny sprzęt, który wymaga profesjonalnego i spersonalizowanego doradztwa. Pracownicy muszą posiadać szczegółową wiedzę o potrzebach obecnych i potencjalnych klientów oraz aktualną bazę danych na temat dotychczasowej współpracy.

– W naszej pracy stawiamy na bezpośrednie relacje z kontrahentami i na podstawie informacji zebranych podczas spotkań czy też rozmów telefonicznych przygotowujemy spersonalizowane oferty. Podobną zasadę stosujemy przy realizacji kampanii marketingowych – muszą być one odpowiedzią na oczekiwania naszych klientów. Niestety system informatyczny, z którego korzystaliśmy do tej pory, nie dawał nam ani możliwości rejestracji kontaktów z kontrahentami ani też budowania kompleksowej bazy danych. Nie miał też opcji do automatyzacji wysyłki e-maili do kontrahentów, tylko każda wiadomość musiała być przygotowywana ręcznie – opisuje Michał Duplaga, współwłaściciel HYU Robotics.

Brak wspólnego repozytorium również został uznany jako utrudnienie dla pracowników przedsiębiorstwa i spółka w ramach projektu informatyzacji procesów biznesowych postanowiła wdrożyć rozwiązanie umożliwiające dzielenie zasobów z poziomu jednej bazy, zachowując przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dostęp do plików firmowych pracownicy HYU Robotics mieli mieć zapewniony z dowolnego miejsca zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i laptopach oraz urządzeniach mobilnych.

Wielozadaniowy system informatyczny

Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima w chmurze pozwoliło na uporządkowanie pracy wszystkich obszarów biznesowych, w których właściciele HYU Robotics widzieli taką potrzebę.

– Do wyboru tego rozwiązania przekonali nas pracownicy firmy Softsol Group, którzy po zapoznaniu się z profilem działalności naszej firmy, zaproponowali system od Comarch – mówi Michał Duplaga.

W firmie został uruchomiony moduł Handel Plus, który dał możliwość zbudowania i scentralizowania bazy kontrahentów. Natomiast narzędzie CRM Plus pozwoliło na przygotowanie szablonów ofert i wiadomości e-mail, rejestrację kontaktów z klientami oraz czasu poświęconego na rozmowy i wizyty handlowe. System umożliwia też przeprowadzanie ankiet wśród kontrahentów, wystawia faktury cykliczne oraz wysyła powiadomienia o zaległych płatnościach.

Dodatkowo pracownicy mogą korzystać usługi Comarch IBARD, która umożliwia im dzielenie się plikami a także tworzy automatyczny backup bazy danych. Z kolei wdrożenie systemu Comarch ERP Optima w chmurze zapewniło  dostęp do oprogramowania z dowolnych urządzeń, a przede wszystkim umożliwiło pracę na jednej bazie z poziomu spółek powiązanych.

– Już teraz zauważamy wymierne korzyści uruchomienia systemu Comarch ERP Optima. Przeniesienie infrastruktury informatycznej do centrum danych naszego partnera obniżyło koszty obsługi informatycznej o 50 procent, a przewidywalna w czasie wysokość opłat za usługę pozwala na precyzyjne planowanie budżetu – wylicza Michał Duplaga. Dodatkowo pracownicy zwiększyli swoją wydajność i są w stanie obsłużyć o 10 procent więcej klientów niż wcześniej. Możemy też lepiej odpowiadać na potrzeby naszych kontrahentów, ponieważ system informatyczny pozwala na przeprowadzanie ankiet z badaniem satysfakcji klienta. Ich wyniki są informacją, które obszary naszej działalności należy poprawić a które spełniają oczekiwania klientów – uzupełnia Michał Duplaga.

Automatyzacja zadań związanych z fakturowaniem, kampaniami marketingowymi czy windykacją zaowocowała zauważalną oszczędnością czasu. Pozwala to na zaangażowanie pracowników w inne działania na rzecz rozwoju własnego oraz firmy. Osoby zarządzające dzięki łatwemu dostępowi do niezbędnych informacji mogą w znacznie szybszy sposób podejmować rzetelne decyzje biznesowe.

– Wdrożenie Comarch ERP Optima wyeliminowało większość naszych problemów w zakresie zarządzania operacyjnego, jak i pomogło zwiększyć efektywność realizacji projektów sprzedażowych dla zróżnicowanego grona klientów – podsumowuje Michał Duplaga.

Cały projekt wdrożenia systemu ERP zrealizowała firma Softsol Group – autoryzowany partner Comarch.

Obawy polskich przedsiębiorców przed integracją z KSeF – wyniki ankiety Comarch

Do czasu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur pozostał rok. Jak pokazała ankieta Comarch przeprowadzona wraz z Francusko-Polską Izbą Gospodarczą, tylko 10% przedsiębiorców zdecydowało się skorzystać już z KSeF-u, reszta odkłada integrację na później. Dlaczego? Jakie obawy mają polscy przedsiębiorcy przed rozpoczęciem korzystania z KSeF?

KSeF to rządowa platforma do wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. W Polsce od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą z niej korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 stycznia 2024 korzystanie z niej ma stać się obowiązkowe dla wszystkich podatników.

Obawy przedsiębiorców przed integracją z KSeF

Comarch oraz Francusko-Polska Izba Gospodarcza zapytali polskich przedsiębiorców, jakie są ich główne obawy związane z wejściem w życie obowiązku przesyłania faktur w formie elektronicznej przez rządową platformę KSeF. Jak się okazuje, największą obawę stanowią potencjalne problemy techniczne, które mogą pojawić się przy integracji. Różnorodność systemów IT w firmie i potencjalne kłopoty związane z ich integracją z KSeF stanowią aż 48% wszystkich odpowiedzi ankietowanych.

Nieco mniej, bo 43% przedsiębiorców, którzy wzięli udział w ankiecie, obawia się kosztów wdrożenia rozwiązania do e-fakturowania. Z kolei 40% niepokoi się krótkim czasem na wdrożenie i przystosowanie się do nowych przepisów i to tu upatruje źródła problemów.

26% ankietowanych wskazało na inne, niewymienione wcześniej obawy.

Jak polskie firmy szykują się na KSeF?

Ankietowanym przedsiębiorcom zadano również pytanie o to, jakie działania planują podjąć lub już realizują, aby przygotować organizację do obowiązku korzystania z KSeF (można było wybrać więcej niż 1 odpowiedź). Uzyskane wyniki pokazały, że mimo obaw i jednocześnie pewnego zapasu czasowego, jaki pozostał do wejścia w życie KSeF, firmy  już szykują się na nadchodzące zmiany. Tylko 6% odpowiedziało, że nie wie, jakie działania prowadzi jego firma, co może sugerować, że nie interesują się jeszcze tym tematem.

Zdecydowanie najwięcej przedsiębiorców, bo aż 60%, dba o to, aby ich pracownicy już teraz brali udział w szkoleniach i webinarach dotyczących KSeF-u i w ten sposób zdobywali wiedzę.

Ponad połowa pytanych (52%) mierzy się z wymaganiami systemowymi i sprzętowymi: jest w trakcie zakupu systemu informatycznego do obsługi KSeF lub dostosowuje swój obecny system.

45% przekazało z kolei temat KSeF-u do działu księgowo-finansowego, który pracuje nad dostosowaniem firmy do obowiązku korzystania z tej platformy. Na skorzystanie z usług zewnętrznego doradztwa finansowo-podatkowego zdecydowała się niemal 1/4 ankietowanych (24%). Najmniej firm spośród tych, które wzięły udział w ankiecie, zdecydowało się na zatrudnienie nowego pracownika, który przejmie obowiązki związane z integracją z KSeF i oddelegowanie jednej osobie prac związanych z tym zadaniem (2%).

KSeF – kto ma się tym zająć w firmie?

Jak się okazuje, wdrożenie KSeF może leżeć na styku różnych kompetencji, co prowadzi do dodatkowych obaw i odraczania decyzji o integracji z tą platformą. W ankiecie znalazło się pytanie o to, który zespół w firmie jest wiodący w kontekście wdrożenia KSeF.

Rozkład odpowiedzi udowadnia, że nie jest to oczywiste, a ankietowani wskazali, że za integrację z KSeF odpowiada w ich firmie: księgowość (26%), finanse (21%), IT (22%). Natomiast aż 24% pytanych przedsiębiorców zaznaczyło, że wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur zajmuje się w firmie specjalny zespół stworzony z przedstawicieli różnych jednostek. 10% albo nie wie, kto się zajmuje tymi działaniami w firmie, albo przyznało, że osoba lub osoby nienależące do wymienionych wcześniej grup.

Krajowy System eFaktur – zalety wdrożenia

Korzyści z wdrożenia KSeF-u jest wiele. Na poziomie firm to m.in. skrócenia czasu zwrotu podatku z 60 do 40 dni; usprawnienie procesu odbierania i przetwarzania faktur, co przekłada się na szybsze płatności; archiwizacja faktur w systemie aż przez 10 lat – jednym słowem mniej dokumentacji, mniejsze ryzyko błędów, przyspieszenie pracy.

Na poziomie krajowym wprowadzenie KSeF-u ma przede wszystkim służyć uszczelnieniu systemu podatkowemu: zwalczaniu oszustw i nadużyć w VAT. Ma wprowadzać porządek: wszystkie faktury w kraju będą wystawiane wg jednego wzorca oraz przechowywane i archiwizowane w jednym miejscu. Będą też poprawnie wystawione – poprawność faktury zostanie sprawdzona od razu, przy przesyłaniu jej do KSeF-u. Organy państwowe będą miały ponadto stały wgląd w te faktury.

Opóźnianie procesu integracji z KSeF często wynika z błędnych przekonań – przedsiębiorcy postrzegają to jako proces czasochłonny, nieopłacalny, drogi, wymagający dopełnienia wielu formalności – także w zakresie zgód klientów na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Rozwiązanie powyższych problemów często jest prostsze, niż się wydaje – warto korzystać z wiedzy zamieszczanej na rządowych stronach lub przekazywanej przez firmy jak Comarch podczas webinarów; nawiązać współpracę z firmami doradczymi, zakupić system informatyczny, który bez problemu zintegruje istniejące w firmie rozwiązania z KSeF-em (taki jak np. Comarch EDI, powstały na wieloletnich doświadczeń, stale rozwijany i ulepszany).

Integracja z KSeF to wiele zalet, z których im szybciej zacznie się korzystać, tym lepiej. Zmiana przepisów i wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF już wkrótce, warto być gotowym już wcześniej.

1 … 85 86 87 88 89 … 211