Oczywiście pierwszymi do wskazania wydają się osoby kierujące oraz pracujące w działach zajmujących się zintegrowanym systemem jakości tj. BHP, Środowisko oraz Jakość. Jest to jednak tylko fragment większej całości, przecież te działy nie istnieją “same dla siebie”, są elementem organizacji i ich zadaniem jest wspieranie wspólnego celu. Dlatego usprawnienie ich pracy ma wymierne przełożenie na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Przekształć, oczywiście, ale jakie rezultaty?
Celem transformacji cyfrowej powinno być zdigitalizowanie całego przedsiębiorstwa, czyli wszystkich procesów wewnętrznych (produkcja i działalność wspomagająca produkcję) ale również procesów zewnętrznych tj. zarządzanie relacjami z klientami, dostawcami i podwykonawcami. Duża część procesów wspomagających znajduje się w gestii QHSE dlatego ich usprawnienie ma pozytywny wpływ na wszystkie poziomy przedsiębiorstwa.
- Pracownicy pracujący w terenie za pomocą tabletów i smartfonów mogą uzupełniać formularze w czasie rzeczywistym bezpośrednio w miejscu pracy. Wykonanie codziennych czynności tj. listy kontrolne, audyty, zgłoszenie niezgodności itp. staje się prostsze. Raporty są generowane automatycznie i wysyłane do wszystkich zainteresowanych działów (w tym do działu QHSE). Dzięki takiemu podejściu nie tylko ułatwiamy wykonanie zadań pracownikom, ale również dostarczamy narzędzie do analizy osobom odpowiedzialnym za poszczególne procesy. Analiza ryzyka, podjęcie decyzji o modyfikacji procesu itp. stają się o wiele łatwiejsze i mniej czasochłonne gdy nie musimy przeszukiwać “stert” papierowych list kontrolnych i rozproszonych w sieci plików Excel.
- Narzędzia statystyczne zapewniają optymalne wykorzystanie danych. Rezultatem są automatyczne raporty do przeglądów zarządzania (KPI). Ułatwia to menedżerom podejmowanie strategicznych decyzji. Dział QHSE może zdefiniować pulpity nawigacyjne (Dashboards) dla średniego szczebla zarządzania działające w czasie rzeczywistym. Kierownicy działów oraz ich pracownicy mogą zaoszczędzić godziny pracy, do tej pory poświęcone na przygotowanie cyklicznych raportów, rozliczeń itp.
- Zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa w systemie cyfrowym zabezpiecza przed błędem człowieka. System zapewnia dostęp do ostatniej zwalidowanej wersji dokumentu. Może to również wprowadzić oszczędności w związku ze zmniejszoną ilością wydruków papierowych.
Cztery podstawowe powody, dla których warto zdigitalizować swoją firmę
1- Aby przerwać “błędne koło”.
Im mniej zdigitalizujesz, tym więcej masz dokumentów i plików Excel i tym mniej czasu będziesz miał na digitalizację i poprawę stanu…
Cyfrowe narzędzie współdzieli dane między pracownikami. Monitoruj zadania oraz ich postęp w czasie rzeczywistym, pracując na aktualnych danych.
2- Wyzwanie proaktywności.
Wydajność w zarządzaniu QHSE jest kluczowa. Proaktywność jest niezbędna, aby szybko i skutecznie reagować na klientów, podwykonawców, dostawców i procesy produkcyjne. Aby tak się stało, konieczne jest zintegrowanie wszystkich tych procesów w narzędziu cyfrowym. scentralizować informacje, aby działać zwinnie i proaktywnie.
3- Rewolucja, która jest koniecznością dla firm sprzed cyfryzacji.
Przedsiębiorstwa które starają się tego uniknąć i chcą się ograniczyć do minimum poprzez digitalizację tylko niektórych procesów zewnętrznych, takich jak marketing, komunikacja i sprzedaż (nowa strona internetowa, marketing internetowy, witryna e-commerce) wkrótce mogą stracić przewagi konkurencyjne.
4- Kluczowa przewaga konkurencyjna.
Należy wziąć pod uwagę istniejącą konkurencję i nowych, innowacyjnych graczy na rynku, którzy mogą ją przejąć. W przeciwnym razie ryzyko dla niektórych „prehistorycznych dinozaurów” (przed-cyfrowych firm…) jest wyraźnie takie samo, jak dla dinozaurów… znikają z czasem. Przewagi konkurencyjne to nie tylko cena produktu lub usługi, zawsze znajdzie się ktoś kto może zrobić to samo trochę taniej. Przewagi konkurencyjne zawierają się w działaniu przedsiębiorstwa, responsywności, zarządzaniu relacjami z klientem lub dostawcą, innowacyjnością itp.
Kto więc skorzysta na digitalizacji QHSE?
Tak naprawdę prawdziwymi beneficjentami tej zmiany są wszyscy pracownicy oraz interesariusze przedsiębiorstwa. Digitalizacja procesów QHSE to lepsza analiza procesów, ryzyka oraz umożliwienie pracownikom QHSE większej proaktywności. W efekcie uzyskujemy bezpieczniejsze stanowiska pracy, poprawę jakości procesów, większe zadowolenie pracowników, umocnienie przewag konkurencyjnych.
Procesy QHSE są jak część góry lodowej ukrytej pod powierzchnią, często przysłonięte przez widoczną część: marketing produktu/usługi, promocję innowacji technologicznych lub zmodernizowanych linii produkcyjnych. Scalają i usprawniają pozostałe procesy przedsiębiorstwa budując prawdziwą przewagę konkurencyjną.
RPA jest stosunkowo nowym podejściem do optymalizacji powtarzalnych procesów biznesowych i od kilku lat bardzo dynamicznie rozwija się na świecie.
