Obecnie bardziej niż kiedykolwiek ważne jest, aby mieć całościowy obraz klienta i jego wymagań. Stała dostępność wszystkich istotnych danych wymaga jednak wdrożenia odpowiedniej strategii cyfrowej. Według badania „the factlights 2020”, 76% ankietowanych firm już doświadcza poprawy komunikacji z klientem dzięki cyfryzacji swoich procesów. Największy potencjał firmy widzą w cyfrowych modelach biznesowych (23%), wydajności procesów (21%) i dostosowywaniu produktów do potrzeb klienta (13%). Cyfrowe konfiguratory produktów są jednym ze sposobów wykorzystania tego potencjału. Co warto o nich wiedzieć? Czy wspierają one optymalizację kosztów produkcji i kontrolę jakości produktów? Podpowiadamy!
Konfiguratory produktów – odpowiedź na potrzeby klientów
Niemal każda firma produkcyjna dąży do przyspieszenia procesów sprzedaży, zwiększenia liczby udanych transakcji biznesowych, optymalizacji kosztów produkcji czy zapewnienia lepszej kontroli jakości produktów. Jak jednak zrealizować te zadania w sposób ekonomiczny, nie ryzykując utraty jakości? Odpowiedzią na to pytanie mogą być konfiguratory produktów. Dzięki ścisłej integracji z systemem ERP wspierają one pracowników w każdym procesie – od wyboru produktu wspólnie z klientem po stworzenie oferty.
Dlaczego warto korzystać z konfiguratorów produktów?
1. Spełnianie indywidualnych wymagań klientów
Klienci w B2B preferują unikalne produkty dostosowane dokładnie do ich wymagań. Niezależnie od szczegółów technicznych, wyposażenia, koloru, formy czy rozmiaru ‒ standardowe produkty nie robią już na nikim wrażenia. Konfiguratory produktów pomagają spełniać nowe wymagania w sposób jak najbardziej efektywny kosztowo poprzez tworzenie cyfrowych procesów.
2. Wizualizacja produktów
Tworząc cyfrowy odpowiednik w konfiguratorze, można pokazać klientowi już podczas spotkania sprzedażowego, za co płaci. Mogą to być na przykład szkice, rysunki części lub wizualizacje 3D. Szczególnie ważne jest, aby klient mógł zobaczyć swój wymarzony produkt, zanim zostanie on wyprodukowany. Ułatwia to podjęcie decyzji i przyczynia się do szybszego zamknięcia sprzedaży.
3. Połączenie konfiguratora z systemem ERP
Rosnąca różnorodność wariantów sprawia, że procesy decyzyjne i produkcyjne stają się coraz bardziej złożone. Aby nadążyć za tym rozwojem, należy wcześnie zdefiniować istotne dane, takie jak cechy produktu i koszty. Jeśli konfigurator produktu jest ściśle zintegrowany z systemem ERP, natychmiast dostarcza te dane do następnego etapu procesu. W rezultacie nawet partia o wielkości 1 może być produkowana z najwyższą wydajnością, co pozwala na znaczną optymalizację kosztów produkcji oraz lepszą kontrolę jakości oferowanych produktów.
4. Minimalizacja błędów
Z pomocą konfiguratora dział sprzedaży może podczas spotkania poinformować klienta, czy dany wariant produktu jest technicznie wykonalny i ile będzie kosztował, pod warunkiem że kontrole kompletności i wiarygodności są dostępne w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można uniknąć wielu błędów czy konieczności kierowania zapytań do specjalistów.
5. Realistyczne szacowanie terminów dostaw
Wiarygodne obliczenia terminów dostaw zwiększają szanse na zamknięcie sprzedaży. Konfigurator produktów oblicza bowiem planowaną dostawę żądanego wariantu na podstawie rzeczywistego wykorzystania mocy produkcyjnych. Ponadto dział handlowy ma bezpośredni dostęp do dalszych informacji, takich jak dostępność materiałów i ceny.
6. Łatwiejsze tworzenie ofert
Kompletną konfigurację można wykorzystać jako podstawę do wygenerowania oferty już podczas spotkania z klientem. Obejmuje ona list przewodni, koszty, a także odpowiednie rysunki i instrukcje obsługi. Dzięki temu klient ma pod ręką wszystkie informacje i może od razu zdecydować się na wybrany wariant, a sprzedawcy oszczędzają przy tym czas i koszty.
7. Przyspieszenie procesów sprzedaży
Dzięki cyfryzacji procesów sprzedaży można zyskać więcej czasu na spotkanie handlowe, które są ważnym warunkiem wstępnym dla uzyskania precyzyjnych ofert i zwiększenia sukcesu. Korzystając z konfiguratorów produktów, dział sprzedaży może obsłużyć większą liczbę klientów w tym samym czasie, a tym samym zwiększyć liczbę zamkniętych transakcji.
8. Samodzielna konfiguracja online
Jeśli produkty nie są bardzo złożone, konfiguracja wariantów rzadko wymaga wsparcia ze strony działu sprzedaży lub obsługi klienta. W takim przypadku warto zintegrować konfigurator z serwisem internetowym. Dzięki temu klient może samodzielnie zaprojektować swój produkt z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
9. Tworzenie cyfrowych procesów
Przemysł 4.0 cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem, a koncepcja inteligentnej fabryki jest szczególnie popularna w branży produkcyjnej. Za pomocą konfiguratora produktu można dokładnie wdrożyć wymagania klienta, robiąc pierwszy krok w kierunku spójnej cyfryzacji procesów w firmie.
To niosą ze sobą aktualne rozwiązania ERP+ proALPHA w wersji 9
Dzięki wersji 9 producent oprogramowania proALPHA toruje drogę do wspólnej platformy technologicznej, która w przyszłości będzie łączyła w sobie rozwiązania wszystkich przedsiębiorstw należących do grupy proALPHA. Nowa wersja nadal wspomaga klientów, którzy działają w branży hurtowni technicznych i produkcji dyskretnej, oferując im najlepsze praktyki branżowe oraz zapewniając konkurencyjność dzięki dostępowi do sieci Web.
Wspólna platforma technologiczna przyspieszająca integrację aplikacji
proALPHA oraz należące do niej przedsiębiorstwa mają jeden i ten sam cel, a mianowicie: zaoferowanie sektorowi średniej wielkości przedsiębiorstw wiodących technologii umożliwiających cyfryzację procesów biznesowych, aby zapewnić im przewagę konkurencyjną w trwającym procesie transformacji.
W tym celu producent oprogramowania pracuje obecnie nad platformą technologiczną, która zapewnia nie tylko infrastrukturę do hostowania aplikacji, lecz także metodologię i platformę niezbędną do integracji aplikacji proALPHA. W ramach tego procesu różne usługi aplikacyjne, takie jak pojedyncze logowanie, raportowanie i zarządzanie dokumentami, zostaną połączone w jedno standardowe rozwiązanie na zasadzie FOSS (Free Open Source Software). Użytkownicy będą mieli dostęp do platformy przez strony docelowe opierające się na rolach i oferujące tym samym spójne doświadczenie użytkownika.
Otwarta platforma technologiczna jest wolna od efektu „lock-in”: „Nasi klienci korzystają średnio z 25 aplikacji. W przyszłości będą oni mogli bezproblemowo integrować i korzystać z najlepszych aplikacji pochodzących od innych dostawców” – Otmar Zewald, kierownik działu zarządzania produktem proALPHA.
Nowe technologie ulepszające bezpieczeństwo, skalowalność i elastyczność
Wraz z wersją 9 proALPHA przechodzi na nową wersję platformy Progress ‒ OpenEdge 12. Oznacza to, że dostawca oprogramowania proALPHA korzysta teraz również z technologii konteneryzacji, co nie tylko pozwala na drastyczne uproszczenie oferowanych produktów, ale również na ich rozwój w jeszcze bardziej skalowalny i bezpieczny sposób.
Dzięki funkcjonalności Ray proALPHA ERP robi krok w kierunku sieci Web. Ray pozwala klientom korzystać z programu proALPHA na mobilnych urządzeniach końcowych bez instalacji klienta, w dowolnym miejscu i czasie. Ponieważ jest to nowa technologia, Ray jest obecnie wprowadzany stopniowo i w pierwszej kolejności będzie dostępny dla wybranej grupy klientów. W kolejnych wersjach systemu interakcja będzie dalej optymalizowana i w większym stopniu oparta na rolach, aby trwale zwiększyć produktywność i umożliwić podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.
W pełni zintegrowane rozwiązania ERP+ gwarantem konkurencyjność
Dzięki płynnej integracji rozwiązania chmurowego firmy curecomp z systemem proALPHA ERP, wersja 9 oferuje klientom nowy moduł w zakresie zamówień strategicznych. Rozwiązanie to obejmuje portal dla dostawców, w którym klienci mogą współpracować ze swoimi dostawcami w ramach przetargów i zamówień publicznych. Ponadto umożliwia ono klientom proALPHA dalszą cyfryzację procesu od „zamówienia do zapłaty” i obniżenie kosztów dzięki poprawie wydajności. Moduł zamówień strategicznych, który jest głęboko zintegrowany z systemem proALPHA ERP, jest oparty na sprawdzonym natywnym rozwiązaniu chmurowym firmy curecomp należącej do grupy proALPHA.
Ponadto proALPHA rozszerza swoje portfolio o wiodący produkt wspomagający zarządzanie jakością (CAQ) firmy Böhme & Weihs. Dzięki temu klienci mogą synchronizować dane dotyczące artykułów i dostawców na potrzeby procesów rozwoju jakości, takich jak FMEA i PPAP. Poza tym kontrolę przyjęcia i wydania materiałów oraz kontrolę produkcji można zintegrować z wiodącymi modułami kontroli jakości firmy Böhme & Weihs. Jest to tylko jeden z wielu kroków, ponieważ integracja dalszych procesów, takich jak zarządzanie reklamacjami, jest już w planie.
Nowe wersje w krótszych odstępach czasu i mikrousługi kluczem do bezproblemowych aktualizacji
Wraz z wersją 9 proALPHA rozpoczyna nową erę w zakresie wydawania wersji oprogramowania ERP.
„Oznacza to przejście od dużych, uciążliwych wydań nowych wersji bez przewidywalnych terminów do wydań w szybszym tempie z mniejszymi, łatwymi do opanowania aktualizacjami w ustalonym rytmie. Celem jest pełna automatyzacja aktualizacji i zapewnienie klientom przestojów nie dłuższych niż jedna godzina”
Otmar Zewald, kierownik działu zarządzania produktem w proALPHA
Ponadto proALPHA przyspiesza rozwój technologiczny swojego systemu ERP w kierunku architektury mikroserwisowej.
Do tej pory klienci byli zmuszeni do aktualizowania całego systemu ERP, nawet jeśli zmiany dotyczyły tylko jednego obszaru ich działalności. Mikroserwisy pomagają rozwiązać ten problem, gdyż w ich przypadku aktualizacje oprogramowania są wykonywane tylko tam, gdzie ma to sens lub jest konieczne. Dzięki temu klienci mogą bezproblemowo łączyć aplikacje chmurowe z aplikacjami lokalnymi. Integracja modułów zamówień strategicznych i zarządzania jakością to pierwsze kroki w kierunku technologicznego ukierunkowania na mikroserwisy z funkcjonalnością typu „mix & match”.
Wersja 9 oprogramowania proALPHA pomaga przemysłowi wytwórczemu z sektora średniej wielkości jeszcze efektywniej czerpać korzyści z innowacji, szybciej reagować na nowe możliwości rynkowe i technologiczne, gwarantując tym samym przewagę konkurencyjną w dłuższej perspektywie.
Y SOFT Corporation to międzynarodowa firma oferująca unikalne rozwiązania w zakresie druku, które umożliwiają firmom i organizacjom skuteczną kontrolę kosztów, zmniejszenie ilości odpadów, zwiększenie komfortu użytkowania i pozytywny wpływ na środowisko. Mając na celu międzynarodową ekspansje, firma poszukiwała światowej klasy systemu, który miałby również perspektywę na przyszłość. Martin De Martini, CIO w Y Soft, dodaje: „Ostatecznie zdecydowaliśmy się na IFS Applications nie tylko dzięki systemowi, ale także podejściu firmy-dostawcy. Ich konsultanci naprawdę zorganizowali wszystko, czego potrzebowaliśmy, i w pełni dostosowali się do naszych specyficznych wymagań.”
Potrzeba kompleksowego rozwiązania
Firma Y Soft powstała początkowo, jako studencki spin-off. Z czasem stała się numerem jeden w dziedzinie technologii druku i jest producentem i dostawcą rozwiązania druku YSoft SafeQ. Technologie Y Soft pomagają firmom i dużym organizacjom zoptymalizować drukowanie, kopiowanie i skanowanie nie tylko na poziomie centrali, ale także w całej sieci oddziałów. Celem Y Soft jest zadowolenie klienta we wszystkich aspektach i ciągłe poszukiwanie sposobów na zapewnienie klientowi najwyższej jakości w danej cenie. Niezależnie od tego, czy oznacza to optymalne finansowanie, zalety technologiczne, prostotę czy doskonałą obsługę klienta.
W związku z dynamicznym rozwojem firmy, zaistniała potrzeba znalezienia rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem i planowania zasobów klasy ERP, które mogłoby wspierać kluczowe procesy biznesowe i umożliwić pojedynczemu systemowi zastąpienie wielu starszych aplikacji, a także zapewnić lokalne wsparcie biznesowe w regionach, w których Y Soft prowadzi działalność. Po przeprowadzeniu kompleksowej oceny rynku oprogramowania dla przedsiębiorstw wybrano system ERP IFS Applications.
Marcel Fejtek, dyrektor operacyjny w firmie Y Soft, dodał: „Firma IFS spodobała nam się, ponieważ jest w stanie objąć szeroki zakres procesów i operacji biznesowych w jednej aplikacji. Szukaliśmy jednego rozwiązania, które zastąpiłoby jak najwięcej naszych starszych systemów, nie tylko dla zarządu firmy w Brnie, ale także dla wszystkich naszych oddziałów. Ważna była dla nas również możliwość samodzielnego developmentu systemu, co w przeszłości okazało się najbardziej efektywnym sposobem dalszego rozwoju. Ponieważ uważamy się za firmę innowacyjną, oferującą najlepsze rozwiązania, logicznie rzecz biorąc oczekujemy tego samego od systemów wewnętrznych.”
Wdrożenie
Wdrożenie rozpoczęto w 2015 roku, przy czym go-live w Czechach zaplanowano na wrzesień 2016 roku, a wdrożenie w międzynarodowych oddziałach Y Soft miało nastąpic do października 2017 roku. Mimo, że wdrożeniu towarzyszyła duża liczba niestandardowych modyfikacji i to również w Czechach, pierwsze wdrożenie nowego systemu IFS Applications 9 przebiegło bez problemów.
Martin de Martini, dyrektor ds. informatyki w firmie Y Soft, dodał: „Podczas wdrożenia rozwiązaliśmy wiele problemów z przeszłości i nasi pracownicy bardzo na tym skorzystali. Jednak, mimo ze mieliśmy te wewnętrzne problemy, dostawca systemu ERP podszedł do tego w sposób wzorcowy. Konsultanci spędzili z nami dosłownie dni i noce i rozwiązali z naszymi pracownikami wszystko, co było potrzebne. Śmiem twierdzić, że bez nich moglibyśmy anulować cały proces i wrócić do starego systemu. Być może będę mówił w imieniu wszystkich, gdy powiem, ze dziś wszyscy jesteśmy szczęśliwi, ze mamy system, który nadal wspiera rozwój i zarządzanie firmą. Patrząc wstecz na niektóre procesy, zastanawiam się teraz, jak mogliśmy je wykonywać lata temu. Krótko mówiąc – narodziny były bolesne, ale zdecydowanie się opłaciły. Bez takiego systemu nie bylibyśmy już w stanie zarządzać firmą.”
Kluczowe wyzwania wdrożeniowe
- Optymalizacja i pozioma integracja procesów wewnętrznych organizacji.
- Wprowadzenie koncepcji „multi-site”.
- Wprowadzenie nowoczesnych elementów organizacji pracy i komunikacji.
- Centralizacja standardów procesowych w oddziałach zagranicznych.
Dalszy rozwój
Praca nad systemem ERP nie kończy się na projekcie wdrożeniowym, a zgodnie z rozwojem Y Soft, zrealizowano szereg wymagań rozwojowych.
„Doceniam, ze InfoConsulting było w stanie zaoferować nam doradztwo dostosowane do naszych potrzeb i szybkość realizacji, która pomaga nam dotrzymać tempa naszym innowacjom” – mówi Tomáš Krejza, Starszy Konsultant ERP w Y Soft.
Korzyści z wdrożenia
- Scentralizowane funkcje systemu IFS Applications są wykorzystywane na różnych poziomach w zależności od procesów zachodzących w spółkach grupy Y Soft Corporation. Rozwiązania są wykorzystywane globalnie, dzięki czemu możliwe było całkowite zastąpienie pierwotnego systemu ERP.
- Rozwiązanie globalne jest oparte na jednej bazie danych. Enterprise Explorer (IEE) jest dostępny dla wszystkich użytkowników z jednego łącza.
- Integracja systemu IFS Applications z systemami wewnętrznymi zwiększyła produktywność oraz zapewniła spójne i efektywne zarządzanie danymi pochodzącymi z różnych źródeł.
- Wszystkie firmy z grupy Y Soft Corporation są we wspólnej bazie danych. Tworzona jest macierz łańcucha dostaw pomiędzy lokalizacjami tych firm. Macierz ta definiuje warunki dostawy i transportu, w tym czasy dla różnych środków transportu. System wykorzystuje ograniczenia określone w macierzy do ujednoliconego zarzadzania zapasami. Zapotrzebowanie na zapasy w lokalizacjach jest automatycznie lub ręcznie dostarczane za pomocą zleceń dystrybucji. Zlecenia dystrybucyjne sterują realizacją zamówień zakupu (po stronie klienta) i zamówień odbiorcy (po stronie dostawcy).
Wdrożone rozwiązania
- IFS Financials
- IFS Human Resources
- IFS Engineering
- IFS Projects
- IFS Manufacturing
- IFS Supply Chain
- IFS Sales & Service
- IFS Maintenance
- IFS Business Enablers