Informatyzacja jest istotnym elementem rozwoju współczesnych organizacji, obejmując kolejne obszary ich aktywności. Najczęściej proces informatyzacji jest bądź to wymuszony poprzez regulacje prawne (np. sprawozdawczość finansową), bądź wynika wprost z napotkanych barier w rozwoju czy zwiększenia konkurencyjności na rynku.
W szczególności powstaje potrzeba zautomatyzowania procesów o dużej częstości lub skali występowania, ich złożoności bądź wymagających szybkich i jednoznacznych kroków, gdzie ewentualne opóźnienia, błędne decyzje czy przekroczenie kompetencji mogą mieć poważne konsekwencje dla całej organizacji. Napotkanie którejkolwiek z takich barier często daje impuls do poszukiwania rozwiązania umożliwiającego pozbycie się problemu. Pojawia się tu jednak ryzyko, że koncentrując się na jednym konkretnym problemie możemy wybrać rozwiązanie, które w dalszej perspektywie czasowej nie spełni naszych oczekiwań i samo w sobie będzie ograniczeniem w próbie automatyzacji kolejnych procesów biznesowych.
Warto więc podejść do procesu wyboru narzędzia BPA w bardziej usystematyzowany sposób. Można tu wyodrębnić kilka kroków postępowania, przykładowo:
Identyfikacja potrzeb.
Należy dokonać przeglądu / audytu procesów biznesowych w organizacji pod kątem częstości ich występowania, czasochłonności, wpływu na funkcjonowanie poszczególnych działów bądź całej organizacji, ryzyka w przypadku pojawiania się opóźnień bądź błędów w zadziałaniu. Warto poszczególnym zagadnieniom przypisać wagi (np. w skali 1 do 5), co w dalszym kroku ułatwi ocenę, czy dany proces musi zostać zautomatyzowany, bądź automatyzacja jego jest pożądana, ale może zostać dokonana w późniejszym terminie, bądź też automatyzacja procesu nie jest istotna (konieczna).
Mając takie zestawienie będzie łatwiej rozmawiać z potencjalnymi dostawcami rozwiązań oraz uniknąć kosztownych błędów przy wyborze docelowego systemu, warto więc ponieść koszty takiej analizy, obojętnie czy wykonanej własnymi siłami, czy przy pomocy firmy zewnętrznej.
Analiza taka często daje również wskazówki, które procedury należałoby zmodyfikować bądź uprościć, co jest wartością dodaną samą w sobie. W tym kroku warto również wziąć pod uwagę aspekt gromadzonych danych pod kątem wykorzystania przez narzędzia Business Intelligence – czy są wystarczające, a jeśli nie to jakie dane i w jakich systemach powinny być gromadzone w wyniku uruchamianych zautomatyzowanych procesów.
Zdefiniowanie środowiska IT.
Działająca organizacja posiada już pewną infrastrukturę informatyczną, która powinna być brana pod uwagę przy wyborze rozwiązania BPA.
Porównanie „stanu posiadania” z wymaganiami technicznymi proponowanych rozwiązań pozwoli określić zarówno potencjalne koszty zakupu dodatkowego sprzętu i oprogramowania, jak i potencjalnych problemów w zarządzaniu i utrzymaniu docelowej infrastruktury (np. rozbudowa środowiska homogenicznego w środowisko heterogeniczne, co może wymagać zakupu nowych narzędzi i dodatkowych umiejętności od personelu IT).
Zdefiniowanie budżetu.
Należy określić, jaki budżet jesteśmy w stanie przeznaczyć na rozwiązanie BPA. Powinien on uwzględniać zakup licencji, dodatkowego wymaganego sprzętu i oprogramowania, wdrożenie i szkolenie personelu w niezbędnym zakresie. Należy również uwzględnić opiekę techniczną w bieżącym roku i kolejnych latach.
Przegląd rozwiązań dostępnych na rynku.
Na tym etapie należy dokonać wstępnej selekcji rozwiązań dostępnych na rynku, biorąc pod uwagę wcześniejsze kryteria potrzeb, kosztów związanych z zakupem i wdrożeniem oraz infrastrukturą IT / technologią..
Wybór rozwiązania.
Z dostawcami ostatecznie wyselekcjonowanych kilku (2-3 lub więcej) rozwiązań prowadzone są szczegółowe rozmowy w zakresie realizowalności w ich systemach procesów biznesowych zdefiniowanych na etapie analizy, a także negocjacje warunków zakupu rozwiązania.
Implementacja.
Następuje instalacja wybranego rozwiązania, jego konfiguracja oraz faza testów (najlepiej w środowisku testowym). W razie potrzeby dokonuje się zmian w konfiguracji parametrów infrastruktury IT (dostępność / przekierowanie portów, korygowanie przepływności poszczególnych łączy itp.). W międzyczasie szkoli się użytkowników z obsługi systemu, a wybrany personel w zakresie administrowania systemem. Po zakończeniu testów oraz szkoleń można uruchomić rozwiązanie w środowisku docelowym (produkcyjnym).
Istnieją praktyczne wskazówki dla organizacji w kwestii podejścia do implementacji rozwiązań BPA:
- Uproszczenie – użyj tego, co masz
- Znajdź narzędzie, które jest dla użytkowników końcowych proste w obsłudze
- Znajdź narzędzie integrujące się z innymi systemami
- Znajdź narzędzie ułatwiające działom tworzenie własnych przepływów pracy.
- Znajdź narzędzie, które daje zwinność, z jaką musisz reagować na zmiany w firmie.
System FORMVERSE Workflow, działający w środowisku opartym o rozwiązanie firmy Microsoft bardzo dobrze wpisuje się w powyższe zalecenia.
Jako rozwiązanie zintegrowane z pocztą elektroniczną (MS Outlook, Office 365) jest bardzo łatwe do opanowania dla użytkowników spędzających z systemami poczty elektronicznej znaczną część swojego czasu pracy, a przy tym zapewnia im dostępność z urządzeń stacjonarnych i mobilnych, zachowując najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Z uwagi na bardzo duże możliwości integracji z innymi systemami (ERP, CRM, CMS, inne) zapewnia łatwą agregację danych na poziomie samych „zestrukturalizowanych” formularzy procesów, na każdym etapie procesu, a przy tym na bieżąco może przesyłać dane wynikowego systemów zewnętrznych z poszczególnych kroków dowolnego procesu.
Wszystkich zainteresowanych bliższymi szczegółami na temat FORMVERSE Workflow zachęcam do bezpośredniego kontaktu.
