Od 1 stycznia 2020 roku średni przedsiębiorcy przystąpią do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Firmy będą musiały wybrać odpowiednią instytucję finansową do zarządzania funduszami PPK oraz przygotować procedury do obsługi programu oszczędnościowego wewnątrz organizacji.
To duże wyzwanie dla przedsiębiorców, ponieważ znaczna część prac będzie wykonywana przez pracowników działów kadrowo-płacowych przy użyciu rozwiązań informatycznych. Aby PPK zostały wdrożone w przedsiębiorstwie na czas, już teraz należy sprawdzić, czy stosowany system ERP umożliwia sprawną obsługę programu oszczędnościowego.
Pierwsze kroki w PPK
Przystępując do programu PPK przedsiębiorcy mają kilka obowiązków do wykonania. Przede wszystkim muszą poinformować pracowników o uruchomieniu w firmie programu i przeprowadzić z nimi konsultacje odnośnie wyboru instytucji finansowej do obsługi PPK. Następnym krokiem jest podpisanie umowy o zarządzanie PPK z funduszem inwestycyjnym, ustalenie liczby zatrudnionych, którzy zdecydowali się na pozostanie w programie oraz zawarcie w ich imieniu i na rzecz umowy o prowadzenie. W dalszej kolejności dział kadrowo-płacowy musi obliczyć wysokość składek i odprowadzać je za zatrudnionych.
Obowiązujące terminy
PPK funkcjonuje w Polsce od lipca 2019 roku. Jako pierwsze obowiązkiem zostały objęte duże firmy. Teraz kolej na średnie przedsiębiorstwa, czyli takie, w których zatrudnienie wynosi od 50 do 249 osób. Dla nich datą obowiązującą jest 1 stycznia 2020 roku i wtedy muszą ruszyć z pracami wdrożenia PPK w instytucjach.
Informatyzuj PPK we własnej firmie
W niemal każdym przedsiębiorstwie większość operacji związanych z działaniami płacowo-kadrowymi jest realizowana przy użyciu systemów informatycznym. Podobny model działania można przyjąć przy obsłudze PPK.
– Do realizacji prac związanych z PPK niezbędny jest system informatyczny, który umożliwi ewidencję pracowników i deklaracji w zakresie rezygnacji lub przystąpienia do programu, ewidencję zmian w wysokości składek pracowników, przesyłanie zgłoszeń, rezygnacji, aktualizacji deklaracji pracowniczych oraz wysyłkę zestawień o wysokości należnych składek w oparciu o wyliczone wypłaty w modułach kadrowo-płacowych. Comarch w swoim portfolio posiada rozwiązanie do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie. Aplikacja Comarch PPK jest ściśle zintegrowana z modułami kadrowo-płacowymi rozwiązań Comarch ERP, ale współpracuje również z systemami kadrowo-płacowymi innych producentów. Może działać także samodzielnie – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.
Aplikacja Comarch PPK automatycznie pobiera z systemu ERP dane związane z programem oszczędzania i na ich podstawie przesyła informacje do instytucji finansowych. Format danych eksportowanych z aplikacji jest zgodny z obowiązującym standardem wypracowanym przez Grupę Roboczą, co daje gwarancje, że dane są bezpieczne i bez problemu będą mogły być poprawnie przetworzone i zapisane na kontach uczestników PPK.
– Dodatkowo użytkownik Comarch PPK nie musi się martwić, czy program jest zgodny z obowiązującymi przepisami, ponieważ aplikacja na bieżąco jest dostosowywana do zmieniających się przepisów i interpretacji. Użytkownik może być pewny, że będzie zawsze działał zgodnie z literą prawa – zapewnia Magdalena Pacan.
Aplikacja aktualizuje się automatycznie poprzez chmurę, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności ze strony użytkownika. Po uruchomieniu programu, system sprawdza, czy jest dostępna jego nowsza wersja. Jeśli tak, to pobiera ją samodzielnie z serwerów Comarch. Prace nad rozbudową oraz rozwojem aplikacji trwają na bieżąco i jej nowe wersje są udostępniane użytkownikom mniej więcej co 3-4 tygodnie.
Z aplikacji Comarch PPK korzysta już ponad 400 firm i instytucji, m.in. Kopalnia Soli w Bochni, Klasztor Ojców Paulinów na Jasnej Górze, CUK Ubezpieczenia, Herbapol czy GoodFood.
Przypomnijmy, na czym polegają PPK
Pracownicze Plany Kapitałowe są nowym systemem gromadzenia oszczędności w ramach III filaru systemu emerytalnego. Składki będą współfinansowane przez pracownika oraz pracodawcę, z dodatkowym udziałem środków pochodzących w budżetu państwa. Według założeń ustawodawcy, uczestnictwo w systemie będzie dobrowolne, a środki odprowadzane w ramach PPK mają być gromadzone na indywidualnych kontach. Pracownik będzie mógł w każdym momencie zrezygnować z przekazywania wpłat do PPK, składając deklarację rezygnacji. Uczestnicy programu będą mogli wykorzystać oszczędności po ukończeniu 60 roku życia. 25% zgromadzonych środków zostanie wypłacone jednorazowo, a pozostała część – w minimum 120 miesięcznych ratach. Środki mogą być wcześniej wykorzystane, ale z pewnymi obostrzeniami np. gdy uczestnik będzie potrzebował wkładu własnego do kredytu mieszkaniowego albo w razie poważnego zachorowania na leczenie swoje, małżonka lub dziecka.
O Comarch ERP
Comarch to firma technologiczna zajmująca się optymalizacją procesów biznesowych od 22 lat. Jednym z oferowanych rozwiązań są systemy klasy Enterprise Resource Planning (ERP). Oferta Comarch ERP to nowoczesne rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi dla mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Uniwersalność i elastyczność produktów pozwala podnieść efektywność organizacji dzięki mobilnym aplikacjom, narzędziom e-commerce, business intelligence oraz możliwości gromadzenia i bezpiecznego przechowywania danych w Chmurze Comarch. Rozwiązania Comarch ERP są stale rozwijane i dostosowywane do zmieniających się modeli biznesowych a także zgodne z trendami Internetu Rzeczy oraz digitalizacji gospodarki.
Dzięki dynamicznemu rozwojowi działalności krajowej i zagranicznej mocno rośnie liczba podpisywanych kontraktów oraz realizowanych wdrożeń. Wśród klientów, którzy postawili na Comarch ERP są m.in.: Gerda, Muszynianka, Ustronianka, OSHEE Polska, LAKMA, Krakchemia SA oraz reprezentanci innych kluczowych gałęzi rynku.
