Określenie właściwej ilości wymagań funkcjonalnych to pierwsza trudność, z którą spotyka się przedsiębiorstwo przy tworzeniu zapytania ofertowego.
Kluczowym problemem jest ich właściwe doprecyzowanie, nazwanie oraz nadanie im określonego statusu ważności.
W opinii Business Penetration & Consulting, każda pozycja na liście wymagań funkcjonalnych powinna być rozpatrywana w perspektywie trzech poziomów krytyczności (ich nazewnictwo jest sprawą drugorzędną):
- Kluczowe/Wymagane – Najwyższy poziom krytyczności, który odnosi się do funkcji w rozwiązaniu IT, które dotyczą podstawowej działalności organizacji. Są one bezpośrednio związane z celami wdrożenia (np. Usprawnienie planowania produkcji: „Możliwość ustawiania priorytetu danego zlecenia produkcyjnego”; Optymalizacja pracy na magazynie: „Obsługa rozchodów magazynowych metodą FIFO, FIFO wg partii, itp.”; Przyśpieszenie procesu sprzedaży: „Możliwość sprzedaży i tworzenia zleceń sprzedaży w powiązaniu z ofertą z CRM”). Decydenci powinni rozpatrywać wyłącznie te systemy, które oferują w standardzie funkcjonalnym wymagania opatrzone statusem „kluczowe/wymagane”. W przypadku zmniejszenia zakresu projektu nie powinno się sięgać do tych funkcjonalności.
-
Wysoki/Wysoki Priorytet – Wymagania funkcjonalne, które związane są z realizacją głównych celów wdrożenia (bądź kluczowych aspektów celów drugorzędnych) z tą różnicą, iż nie są one dla przedsiębiorstwa krytyczne. Oznacza to, że decydenci akceptują możliwość ich modyfikacji bądź osiągnięcia danej funkcjonalności w inny sposób. Wskazane wymagania są najczęstszym wyznacznikiem ostatecznej oceny systemów (oczywiście tych rozwiązań, które kluczowe funkcjonalności ma w standardzie i są poddawane dalszej analizie).
W przypadku zmniejszenia zakresu projektu powinno się sięgać do tych funkcjonalności tylko w ostateczności. - Średni/Życzeniowy – Życzeniowa lista potrzeb, która często dotyczy celów drugorzędnych i obszarów nie będących podstawą działalności przedsiębiorstwa. W tej grupie znajdują się wszelkie funkcjonalności, które potencjalnie usprawniłby naszą pracę, lecz nie mają na nią bezpośredniego wpływu. Często są to potrzeby wynikające z przyszłościowych planów przedsiębiorstwa (np. platforma B2B, sklep internetowy, oddział zagraniczny) lub dotyczą sytuacji wyjątkowych/sporadycznych (np. realizacja nietypowego zamówienia, wyjątek w procesie magazynowym, księgowym).
W przypadkach konieczności zmniejszenia zakresu projektu (ze względu na czas realizacji, budżet projektu), firma powinna sięgać w pierwszej kolejności do tych funkcjonalności.
Aby prawidłowo sporządzić listę wymagań funkcjonalnych wobec systemu informatycznego przedsiębiorstwo powinno wykonać analizę potrzeb biznesowych. Powinna ona obejmować opis bieżących procesów w przedsiębiorstwie (ze wskazaniem wąskich gardeł w działalności), jak i wymagań wobec systemu w perspektywie najbliższych lat.
Na zbyt obszernej liście wymagań, obok potrzeb strategicznych mogą znaleźć się opcjonalne. W konsekwencji przedsiębiorstwo może otrzymać oferty wyłącznie od dostawców, którzy oferują rozbudowane systemy o wartości kilku milionów złotych.
W praktyce okazuje się jednak, że firma nie potrzebuje aż tak dużych i drogich narzędzi informatycznych, gdyż większość zawartych w zapytaniu funkcji ma priorytet życzeniowy lub opcjonalny.
Zbyt wąski zakres wymagań funkcjonalnych przedstawionych w zapytaniu może spowodować, że zostanie wybrany system niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa.
Zdarza się, iż decydenci zapominają o umieszczeniu w dokumencie funkcji dla nich oczywistych, a strategicznych z punktu widzenia przedsiębiorstwa.
Na listach nie umieszczane są obszary, które mogą być zinformatyzowane wyłącznie przez wyspecjalizowane systemy.
W konsekwencji przedsiębiorcy otrzymują bardzo wiele ofert, które obejmują standardowy pakiet funkcjonalności, a nie są w stanie zaspokoić specyficznych potrzeb organizacji.
