KSeF ustandaryzował wymianę faktur między firmami a administracją skarbową. Teraz każdy przedsiębiorca dostaje e-fakturę w ujednoliconym formacie XML i pobiera ją z jednego miejsca. To duży krok w stronę cyfrowej dokumentacji. Ale ten sam dokument, który właśnie trafił do systemu, musi jeszcze przejść przez firmę – zostać przypisany do działu, zweryfikowany, zaakceptowany i zaksięgowany. I tutaj zaczyna się prawdziwa praca.
Przez ostatnie miesiące rozmawiałam z wieloma organizacjami integrującymi swoje systemy z KSeF. Część z nich borykała się z tym samym problemem: „faktura jest w systemie, ale nie ma jasnej ścieżki, co z nią dalej zrobić”. Nie dlatego, że brakuje ludzi ani chęci. Dlatego, że KSeF kończy swoją pracę na progu systemu. Dokument jako nośnik danych i zdarzeń procesowych to często tylko teoria – w praktyce musi zapaść decyzja odnośnie do tego, kto dokument widzi, kto akceptuje i kiedy można go zaksięgować.
Poniżej opisuję cztery sytuacje, które powtarzają się w przypadku faktur pobieranych z KSeF, i pokazuję, jak radzi sobie z nimi system elektronicznego obiegu dokumentów w postaci ANEGIS Document Flow (ADF).
Problem 1: Faktura bez właściciela to początek chaosu
Zacznijmy od tzw. problemu kotleta. Dwudziestu handlowców, jedno miasto, jeden oddział. Sprzedawca wychodzi na obiad z klientem, prosi kelnera o fakturę na firmę. Dokument pojawia się w KSeF, stamtąd trafia do księgowości. Kto go zamówił? Po co? Z jakiego budżetu? Odpowiedzi nie ma, bo nikt nie poinformował działu finansów o spotkaniu w restauracji. Przy dziesięciu takich fakturach dziennie to drobna niedogodność. Przy stu – codzienne śledztwo.
Rozwiązaniem jest powiązanie faktury z zamówieniem wewnętrznym jeszcze zanim dokument trafi do KSeF. W ADF sprzedawca tworzy zamówienie wewnętrzne z telefonu: wpisuje datę, przybliżoną kwotę i cel wydatku. Numer zamówienia trafia na fakturę (w polu notatki lub dedykowanym polu zamówień), a system automatycznie łączy oba dokumenty, gdy e-faktura pojawi się w KSeF.
A jeśli ktoś przypomniał sobie o zamówieniu dopiero w drodze powrotnej? Może je utworzyć po fakcie, wpisując dokładną kwotę i datę. Osoba weryfikująca widzi listę aktywnych zamówień i przypisuje właściwe po kwocie i dacie. Kilkanaście sekund zamiast kilkunastu minut. I od razu wiadomo, kto odpowiada za ten wydatek – ścieżka akceptacji wyznacza się automatycznie, bez maili i telefonów. Cały mechanizm działa bez pisania kodu: zamówienia wewnętrzne i reguły akceptacji konfiguruje się przez interfejs użytkownika.
Problem 2: Faktura od dostawcy, którego nikt nie zna
Nie każdy dokument wystawiony na NIP firmy jest dokumentem uprawnionym do rozliczenia. Kontrahent mógł pomylić numer albo ktoś celowo wystawił fakturę na cudze dane. W 2024 roku Krajowa Administracja Skarbowa wykryła w Polsce ponad 290 tys. fikcyjnych faktur VAT. To nie są abstrakcyjne liczby – to dokumenty, które przez jakiś czas krążyły po obiegach różnych firm, zanim ktoś je zatrzymał.
Problem nie w tym, żeby taką fakturę odrzucić. Problem w tym, żeby ją w ogóle zauważyć, zanim przejdzie dalej w procesie i zostanie opłacona.
ADF stosuje prostą regułę: jeśli NIP dostawcy nie pasuje do żadnego podmiotu w bazie, faktura stoi. Na ekranie pojawia się komunikat. Nawet jeśli osoba weryfikująca kliknie „dalej”, system faktury nie przepuści. Dopóki dostawca nie zostanie zidentyfikowany i zaakceptowany przez właściwą osobę, dokument czeka w kolejce. To pierwsza linia obrony, zanim sprawa trafi do compliance.
Problem 3: Drobne błędy, które blokują automatyczne księgowanie
KSeF waliduje strukturę XML, więc formalnie każda e-faktura powinna być poprawna. W teorii tak to działa. W praktyce, po rozmowach z firmami integrującymi się przez API, okazuje się, że rozbieżności zdarzają się regularnie – nieprawidłowo zmapowana stawka VAT przy usłudze mieszanej, brakujące pole przy fakturze za usługę objętą odwrotnym obciążeniem. Błędy niszowe, ale wystarczające, żeby automatyczne księgowanie stanęło, a ktoś musiał szukać problemu w pliku XML.
ADF podchodzi do tego dwutorowo. Po pierwsze zakładka „Informacje o dokumencie” zbiera najważniejsze dane faktury na jednym ekranie – osoba weryfikująca nie musi przeskakiwać między plikiem XML, systemem ERP i arkuszem kalkulacyjnym. Wszystko widać w jednym miejscu. Po drugie – jeśli pojawiają się poważne niezgodności (brak dostawcy, nieprawidłowy numer, różnica w kwotach), system wymusza korektę przed przejściem do akceptacji. Faktura z nierozwiązanym błędem po prostu nie przejdzie dalej.
Ręczna weryfikacja na jednym widoku zajmuje ułamek czasu w porównaniu z sytuacją, gdzie trzeba otworzyć plik XML, zestawić z danymi w ERP, znaleźć rozbieżność i ręcznie poprawić rekord. Reguły walidacji można też rozszerzać samemu, bez angażowania programistów.
Problem 4: Jedna faktura, dwa źródła, jedno ryzyko
Dostawca wysyła fakturę mailem jako PDF. Równolegle ten sam dokument trafia do KSeF. Dział finansów zadaje sobie pytanie: przetwarzać wersję z maila od razu, czy czekać na KSeF?
Jeśli przetworzymy za wcześnie – istnieje ryzyko podwójnego zaksięgowania. Jeśli wstrzymamy wszystko – blokujemy też faktury od zagranicznych dostawców, których KSeF nie obowiązuje.
ADF rozwiązuje to przez konfigurowalne oczekiwanie. Faktura odebrana mailem automatycznie dostaje status „Czeka na KSeF” i przez zdefiniowany czas (np. 24 godziny) system wstrzymuje dalsze procesowanie. Gdy e-faktura z KSeF dotrze, ADF porównuje dane obu wersji. Jeśli się różnią, nadrzędna jest wersja KSeF jako dokument urzędowy – system aktualizuje rekord automatycznie.
Dostawcy zagraniczni? Na karcie kontrahenta wystarczy jedno oznaczenie. Od tego momentu ich faktury z maila trafiają do przetwarzania bez czekania na KSeF, którego i tak nie będzie.
Routing: od pobrania faktury do przekazania właściwej osobie
Wszystkie cztery opisane sytuacje sprowadzają się do jednego pytania: co właściwie zrobić z tym dokumentem i kto powinien się nim zająć?
ADF odpowiada na to przez routing – konfigurowalny zestaw reguł, który klasyfikuje każdą fakturę automatycznie. System pobiera dokumenty z KSeF w ustalonych odstępach czasowych, odczytuje dane (NIP dostawcy, kwoty, pozycje), sprawdza warunki i przypisuje fakturę do właściwego działu, właściciela dokumentu oraz osoby odpowiedzialnej za budżet. Akceptacja trafia do wyznaczonych osób przez Teams lub e-mail.
Reguły można łączyć dowolnie i definiować oddzielnie dla każdej firmy w organizacji wielofirmowej. Jeśli na fakturze od konkretnego dostawcy pojawia się słowo „kawa” – dokument ląduje w administracji. Jeśli kwota przekracza próg – akceptacja trafia do dyrektora finansowego, a przy niskich kwotach może przebiegać automatycznie, bez angażowania kogokolwiek. Routing kontroluje też uprawnienia: faktura przeznaczona wyłącznie dla zarządu nie trafi przypadkiem do asystenta działu sprzedaży. Klasyfikacja odbywa się zanim ktokolwiek otworzy dokument.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak konfigurowalna jest kolejka i ekran routingu w ADF – nagrałam demonstrację na webinar „Pobierasz fakturę z KSeF. Co potem?”.
Tu obejrzysz nagranie: https://www.anegis.com/pl/wydarzenia/pobierasz-fakture-z-ksef-co-potem-zautomatyzuj-przeplyw-dokumentow-z-anegis-document-flow
Różne źródła, jeden uporządkowany obieg
KSeF to jedno ze źródeł faktur, nie jedyne. ADF obsługuje też załączniki PDF z poczty (przez OCR) i skany dokumentów papierowych. Niezależnie od tego, skąd pochodzi dokument – ścieżka jest identyczna: klasyfikacja, akceptacja, eksport do ERP. System integruje się z aplikacjami klasy Microsoft Dynamics 365 i kończy pracę na zaakceptowanej, poprawnej fakturze gotowej do zaksięgowania. Żadnego ręcznego przepisywania danych między systemami.
Co istotne z perspektywy wdrożeń: ADF nie zastępuje istniejącego ERP. Działa obok niego – przejmuje fakturę przy wejściu, prowadzi ją przez obieg, a na końcu eksportuje gotowy rekord. Dotychczasowe narzędzia zostają na swoim miejscu. Konfiguracja routingu i reguł odbywa się przez interfejs, bez pisania kodu, więc zmiany w procesie można wprowadzać samodzielnie, bez angażowania działu IT przy każdej korekcie.
E-faktura to dane, obieg to decyzje
KSeF standaryzuje format dokumentu i porządkuje przepływ między firmami. ADF decyduje, co dzieje się z fakturą wewnątrz organizacji – tam, gdzie KSeF już nie sięga, a ręczna praca kosztuje więcej czasu i błędów, niż się wydaje na pierwszy rzut oka.
Natalia Górnikowska, Power Platform Specialist, ANEGIS
