Aktualna sytuacja rynku systemów workflow w Polsce
Rynek systemów wspierających workflow w Polsce jest obecnie mocno nasycony. Funkcjonują zarówno rozwiązania specjalizowane, dedykowane wyłącznie obiegowi i akceptacji faktur, jak i kompleksowe systemy elektronicznego obiegu dokumentów wraz z ich archiwizacją. Coraz częściej spotyka się także platformy, które oprócz obsługi dokumentów oferują dodatkowe funkcje, takie jak analityka zarządcza (BI), zarządzanie projektami czy kontroling.
Producenci systemów klasy ERP również próbują odpowiedzieć na potrzeby przedsiębiorstw w zakresie cyfryzacji procesów. Wprowadzają modułowe rozwiązania, które integrują obieg dokumentów z innymi elementami zarządzania.
Należy jednak zauważyć, że tego typu moduły są zazwyczaj okrojone w porównaniu z dedykowanymi aplikacjami, co ogranicza ich funkcjonalność. Mimo to są atrakcyjną opcją dla firm operujących na mniejszym wolumenie dokumentów lub potrzebujących jedynie prostych procesów workflow.
Najczęstsze problemy przy wdrażaniu workflow
Pomimo szerokiej dostępności rozwiązań, przedsiębiorstwa nadal napotykają na szereg trudności podczas wdrażania systemów workflow. Do najczęściej występujących problemów należą:
- Brak możliwości przeprowadzenia kontroli statusu rozpoczętych procesów w dowolnym momencie.
- Utrudniona kontrola następcza przeprowadzanych procesów
i badanie metod pracy – wymagają dogłębnej analizy dokumentacji. - Generowanie kosztów wewnętrznych, związanych z przepływem informacji i dokumentów (przesyłki pocztowe, telefony, transport itp.).
- Utrudniony dostęp do pełnej dokumentacji procesów lub projektów – konieczność korzystania np. z archiwum.
- Konieczność pracochłonnego opracowywania dokumentacji procesów przez osoby odpowiedzialne za ich realizację.
- Utrudniona ochrona danych poufnych i wrażliwych w procesie przepływu dokumentów pomiędzy działami lub stanowiskami.
- Generowanie dużych kosztów i nakładu pracy przez zmiany
w procesach biznesowych i procedurach. - Częste pomyłki wynikające z natłoku zadań lub błędnej interpretacji poleceń.
- Brak spójnej i jednolitej komunikacji między systemami oraz działami, co prowadzi do duplikacji danych i trudności w integracji.
- Ograniczona możliwość automatyzacji i raportowania w czasie rzeczywistym, co utrudnia podejmowanie szybkich decyzji operacyjnych.
Te wyzwania pokazują, że transformacja cyfrowa to nie tylko wybór odpowiedniego systemu, ale również głęboka zmiana organizacyjna, która wymaga przemyślanej strategii.
Przygotowania do dużych zmian
W 2025 roku polskie przedsiębiorstwa, w szczególności z sektora produkcyjnego, stają przed koniecznością przygotowania się do nowych regulacji prawnych. Najistotniejszą zmianą jest wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Podmioty o dużej skali działalności
– od 1 lutego 2026 r.
Pozostałe przedsiębiorstwa
– od 1 kwietnia 2026 r.
Podmioty o niewielkiej skali obrotów – od 1 stycznia 2027 r.
Choć sankcje za błędy zaczną obowiązywać dopiero w 2027 roku, przedsiębiorstwa muszą już teraz dostosować swoje systemy finansowo-księgowe i przepływy pracy, aby uniknąć paraliżu procesów w momencie wejścia regulacji w życie.
Perspektywa na lata 2026–2027 – regulacje i obowiązki
W 2026 roku cyfryzacja obiegu dokumentów w Polsce stanie się faktem. KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, co wymusi wdrożenie rozwiązań umożliwiających obsługę faktur w czasie rzeczywistym.
To nie tylko kwestia technologii – konieczna będzie zmiana mentalności pracowników oraz przeszkolenie zespołów w zakresie obsługi nowych narzędzi.
Rok 2027 przyniesie pełne egzekwowanie sankcji za błędy w raportowaniu, co sprawia, że firmy, które opóźnią wdrożenie, mogą ponieść wysokie koszty.
Wymogi unijne – ESG i raportowanie zrównoważonego rozwoju
Kolejnym istotnym aspektem będą rosnące wymogi w zakresie raportowania ESG (środowisko, społeczeństwo, ład korporacyjny). Dyrektywa CSRD obejmie spółki z sektora MŚP od 2026 roku, a pierwsze raporty zgodne z nowymi standardami sektorowymi będą wymagane od 2027 roku. Dla przedsiębiorstw produkcyjnych oznacza to konieczność integracji w systemach workflow danych dotyczących emisji, zużycia energii, gospodarki odpadami i aspektów społecznych.
Technologie przyszłości – sztuczna inteligencja i IoT
Według prognoz Gartnera, do 2025 roku aż 95% nowych wdrożeń w przemyśle będzie obejmować elementy sztucznej inteligencji oraz analityki w modelu edge computing. Dla systemów workflow oznacza to ewolucję w kierunku automatyzacji decyzji, predykcji awarii i pełnej integracji z urządzeniami IoT. W latach 2026–2027 te rozwiązania staną się standardem, a firmy, które je wdrożą, zyskają przewagę w zakresie szybkości działania, efektywności kosztowej i bezpieczeństwa danych.
Podsumowanie
Transformacja workflow w Polsce to proces złożony, łączący wymogi prawne, rosnące oczekiwania klientów i dynamiczny rozwój technologii.
Najbliższe trzy lata (2025–2027) będą kluczowe dla przedsiębiorstw produkcyjnych – zarówno w kontekście dostosowania się do regulacji (KSeF, ESG), jak i adaptacji nowoczesnych rozwiązań automatyzujących i integrujących procesy.
Firmy, które już teraz rozpoczną inwestycje w digitalizację, unikną ryzyka chaosu organizacyjnego, strat finansowych i problemów z raportowaniem.
