Planowanie produkcji – na początek… plan!
Czym jest właściwe planowanie produkcji? Z całą pewnością nie prostym, zgrubnym bilansowaniem zdolności produkcyjnych. Właściwe planowanie powinno być na tyle szczegółowe i operacyjne, by dało sekwencję realizacji poszczególnych zadań na produkcji. Ma to być plan, który będzie wykonalny i który – po jego ułożeniu i przekazaniu na produkcję – będzie działał. Będzie też skorelowany z obszarem sprzedaży i zaopatrzenia oraz połączony z utrzymaniem ruchu. I wreszcie – ma to być plan, który będzie powiązany z całą dostępnością zasobów: zarówno maszynowych, jak i ludzkich. Właściwe harmonogramowanie produkcji uwzględnia wszelkie istotne ograniczenia procesu produkcji: dostępność maszyn i narzędzi, ich parametry, zużycie, dostępność ludzi o odpowiednich kompetencjach, dostępność materiałów, surowców, komponentów.
Harmonogramowanie produkcji – Excel to nie wszystko
Systemy i narzędzia, które najczęściej mamy do dyspozycji (przeważnie systemy ERP) nie pozwalają na tego typu planowanie. Potrzebne jest narzędzie, które da możliwości odwzorowania procesu produkcyjnego, jego ograniczeń i zależności; które pozwoli na integrację danych, ich import i eksport. Nic więc dziwnego, że wówczas pierwsze co przychodzi na myśl – to Excel. Znamy to narzędzie, jego posiadanie nie wiąże się z dodatkowymi inwestycjami, a zatem bariera wejścia jest dużo mniejsza. Dlaczego więc Excel to za mało?
Po pierwsze dlatego, że nie jesteśmy w stanie opisać i odwzorować powiązań pomiędzy poszczególnymi procesami produkcyjnymi, czy też powiązań między danymi obszarami firmy. Chodzi np. o zaopatrzenie, sprzedaż, utrzymanie ruchu lub dział HR. Po drugie, to właśnie skala sprawia, że Excel przestaje wystarczać. Mówimy tutaj o kilkudziesięciu tysiącach pozycji i operacji, które musimy poukładać w harmonogramie produkcji. Ta liczba powoduje, że możliwości obliczeniowe Excela przestają być wystarczające.
Dodatkowo tworząc arkusze w Excelu, w regułach staramy się zapisać pewne kryteria optymalizacyjne, co w efekcie powoduje dość sztywną konstrukcję. Wszelkie zmiany wiążą się z gruntowną przebudową całych tych arkuszy, co dla większości przypadków jest operacją karkołomną. Planowanie w Excelu jest niezwykle czasochłonne. Poświęcamy czas na weryfikację danych i ich analizę zamiast na kreowanie wartości dodanej. A to przecież nią powinien zajmować się planista.
System APS zamiast arkusza Excel
Czy więc jesteśmy skazani na arkusz Excel? Niekoniecznie. Istnieją przecież systemy klasy APS, systemy do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji, które są w stanie ten proces przeprowadzić, a także wesprzeć we właściwej realizacji planu. Doświadczenia klientów eq system po wdrożeniu ASPROVA APS przedstawiają się następująco: planista siada przy swoim komputerze i w kilka minut uzyskuje podgląd tego, co na produkcji wydarzyło się, od kiedy przyglądał jej się ostatnim razem. Widzi nowe zlecenia, które wpłynęły do firmy i stan tych, które zaplanował już wcześniej. Widzi pewnie i rozbieżności planu w stosunku do realizacji, dlatego podejmuje decyzję o aktualizacji planu. Naciska guzik i znowu w ciągu kilku minut dostaje potwierdzenie, jak teraz ten plan może wyglądać. Ma pewność, że zostały uwzględnione wszystkie zlecenia, zamówienia, ale i cele biznesowe, które zarząd narzucił mu przy planowaniu.
Wie, że plan jest w pełni wykonalny, bo zawarto w nim możliwości zaopatrzeniowe firmy. Wie, że są w nim materiały, ich terminy przydatności i parametry. Wie, że jeżeli stan magazynowy nie pozwalał na realizację zadań, to zaplanowano dostawy. Planista wie też, że plan jest wykonalny również z perspektywy dostępności maszyn i ludzi.
Na czym może się skupić? Na przykład na weryfikacji jakości tego planu. I tak właśnie wygląda rzeczywistość wielu firm, które zdecydowały się zautomatyzować i usprawnić swoje procesy planowania produkcji, wykorzystując system klasy APS (Advanced Planning and Scheduling), na przykład ASPROVA.
Jak system APS pomaga znaleźć pieniądze
Realny, wykonalny harmonogram mówi dokładnie gdzie, co, jak i przez kogo będzie realizowane. Mówi także, jak i w jakim czasie będą zużywane poszczególne surowce czy komponenty. Dysponujemy więc realnym planem zużycia surowców, który może stanowić podstawę do planowania dostaw. Jeśli dysponujemy także realnymi czasami dostaw, lead time’ami dostaw, rzeczywistymi danymi o wielkościach dostaw, mamy wszystkie niezbędne dane do zaplanowania tychże dostaw. Terminy i wielkości dostaw możemy skorelować z planowanym zużyciem, co oznacza, że nie musimy już z dużym wyprzedzeniem budować zawyżonych stanów magazynowych. Realny harmonogram produkcji daje równie realny plan zużycia surowców, komponentów, który z kolei da realny plan zaopatrzenia. Nie musimy zapewniać w takiej sytuacji zawyżonych stanów magazynowych, czy zamawiać z dużym wyprzedzeniem, nie mając pewności, kiedy będziemy zamówione pozycje konsumować.
Zadaniem systemu APS, jak sama nazwa wskazuje, systemu, który w zaawansowany sposób ma harmonogramować produkcję, jest synchronizacja poszczególnych procesów. Powinniśmy, zgodnie z zasadami LEAN, zmapować proces, określić, gdzie i w jakim czasie tworzymy wartość, a gdzie pojawia się marnotrawstwo, zbędne czasy oczekiwania, czy zbędne magazynowanie. W synchronizacji procesu, w wyznaczeniu jego taktu, niezwykle pomocny będzie dobry system APS. Jedna z firm współpracujących z eq system, po wdrożeniu ASPROVA APS, raportowała, że praktycznie przy tej samej liczbie zasobów byli w stanie podwoić swoją produkcję. A zatem synchronizacja procesu, synchronizacja poszczególnych obszarów procesu produkcyjnego pozwala na redukcję buforów materiałowych, czyli, mówiąc wprost, poziomu produkcji w toku. Mamy tu więc możliwość zredukowania nakładów. Drugi element, synchronizacja procesu, pozwolił na wyeliminowanie zbędnych czasów oczekiwania, skracając tym samym czas realizacji zleceń i uwalniając blokowane zdolności produkcyjne.
Dysponując realnym, wykonalnym harmonogramem produkcji, takim, któremu możemy ufać, nie musimy deklarować klientom wydłużonych terminów realizacji, chcąc być pewnym, że zdążymy na czas. Możemy przejść do planowania, na przykład, wstecz, planując zakończenie produkcji tuż przed zakładanym terminem dostawy. Co więcej, każde zaburzenie realizacji w momencie, kiedy się pojawi, stanowi podstawę do aktualizacji harmonogramu produkcji, a zatem z wyprzedzeniem dowiadujemy się o tym, że termin dostawy jest zagrożony. Mamy czas na podjęcie działań, które pozwolą przyspieszyć z produkcją bądź, w najgorszym przypadku, poinformujemy klienta z wyprzedzeniem o nowym terminie dostawy. Planowanie i harmonogramowanie produkcji pełni rolę łącznika pomiędzy większością procesów zachodzących w przedsiębiorstwie – od zakupów, przez magazyny, technologie, produkcję, sprzedaż, HR, aż po strategiczne cele zarządu. Sprawne wdrożenie systemu klasy APS to dla każdego przedsiębiorstwa nie lada wyzwanie. Dlatego warto postawić na współpracę z wiarygodną firmą, która posiada wieloletnie doświadczenie i zbuduje koncepcję, umożliwiającą realizację celów biznesowych i osiągnięcie realnych korzyści dla organizacji.
