Współczesne systemy zarządzania dokumentacją już dawno wyszły z etapu bycia wirtualnym odzwierciedleniem biblioteki czy wirtualnego archiwum, a rozwinęły się w stronę integracji poziomej, umożliwiającej wielokierunkowy obieg informacji w organizacji.
Efektem tego jest coraz większa integracja przepływu dokumentacji wewnątrz procesów realizujących złożoną logikę biznesową, która jest z kolei coraz częściej związana z unikalnym procesem zarządczym czy wytwórczym u klientów. Jeszcze 10 lat temu rynek oczekiwał narzędzi, które skupiały się głównie na tym, by określone dokumenty przetworzyć, następnie przekazać do akceptacji bądź uzupełnienia odpowiednim uczestnikom procesu, a ostatecznie zapisać lub zarchiwizować. Obecnie klienci zgłaszają potrzebę wszechobecnego dostępu do dokumentów i do szeroko rozumianych informacji w nich zapisanych z każdego możliwego procesu, w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia.
Od 30 lat eq system pomaga przedsiębiorstwom w optymalizacji procesów zarządzania zarówno produkcją, jak i zarządzania zasobami ludzkimi. Podczas analiz biznesowych prowadzonych u klientów (określających zakres i budżet wdrożenia), przekonaliśmy się niejednokrotnie, że w obu tych przypadkach dokumentacja i jej przepływ stanowi niejednokrotnie fundamentalne wymaganie klienta, definiowane już na etapie analizy. I choć materia w obu tych obszarach jest nieco inna, to jednak pewne podstawowe zasady przetwarzania są takie same.
W obszarze produkcyjnym dokumentacja jest bezpośrednim nośnikiem informacji pomiędzy działami przygotowania produkcji, egzekucji produkcji, zarządzania jakością i obszarem realizacji u klienta docelowego. Dokumenty, które są poddawane obróbce, często tworzone są w wielu różnych formatach i muszą być dostępne z poziomu różnych urządzeń (zarówno mobilnych jak i stacjonarnych), w tym terminali produkcyjnych. Podobnie wygląda potrzeba dostępu do zestawu danych zapisanych w określonej dokumentacji, jak danych technologicznych, parametrów jakościowych wykonywanych elementów, szkiców bądź wytycznych niezbędnych np. w warunkach o podwyższonych normach bezpieczeństwa.
W obszarze HR z kolei podstawowym problemem jest zebranie całej dokumentacji pracowniczej w jedno miejsce, które musi być efektywnie zarządzane głównie ze względu na wymagania związane z RODO oraz politykami organizacji w zakresie bezpieczeństwa informacji osobistych. Jednym z kryterium, które dość mocno zintegrowało zarządzanie dokumentami pracowniczymi, było pojawienie się e-teczki. Doprowadziło to do digitalizacji dokumentacji, która do tej pory była prowadzona papierowo.
W przypadku eq system każdy z procesów wdrożenia dokumentacji elektronicznej przebiega według podobnego sposobu, ale zawsze uwzględniającego specyfikę, oczekiwania i środowisko klienta. Pierwszy krok to szeroka analiza procesów biznesowych i wymagań związanych z tymi procesami. Konieczna jest precyzyjna definicja uczestników procesów oraz mechanizmów przetwarzających informacje. Krok drugi to niezwykle dokładna analiza samych dokumentów, które podlegają przetworzeniu. W konsekwencji uzyskujemy procesy biznesowe, które są często dokumento-centryczne.
Wszystkie czynności wykonywane w kontekście danego procesu biznesowego niezależnie od tego, czy jest realizowany w obszarze HR-wym czy produkcyjnym, mogą być realizowane na urządzeniu mobilnym, terminalu produkcyjnym, w kiosku samoobsługowym. Współczesne rozwiązania pozwalają nam na takie zdefiniowanie logiki biznesowej, by następnie móc ją realizować według określonego schematu, niezależnie od urządzenia, w sposób powtarzalny i nadzorowany według dokładnie tych samych zasad bezpieczeństwa.
Gdy eq system rozpoczynał współpracę z branżą produkcyjną, czy szeroko rozumianym HRM, podstawową korzyścią z wdrożenia systemów obiegu dokumentacji było zawsze skrócenie czasu przetwarzania informacji oraz zredukowanie ilości zużywanego papieru. W 2021 r. mówimy o zyskach innego rzędu i w innym obszarze. Obecnie jest to digitalizacja informacji, która umożliwia bezstratną obróbkę danych i bezstratne przesyłanie, wcześniej wymagające dużych nakładów pracy. Nie bez znaczenia jest też – podkreślane przez klientów eq system – znaczące zwiększenie bezpieczeństwa firmy, głównie dzięki integracji informacji.
Warto też wspomnieć o tym, co często mówimy naszym klientom – że już dosłownie „za chwilę” będą chcieli przetwarzać wszystkie informacje zbierane w organizacji. I nie tylko dane związane ze stanem maszyn czy stanem pracownika, ale każdy najmniejszy bit informacji będzie mógł być wykorzystany przez złożone mechanizmy uczenia maszynowego. Oczywiście sugerujemy zdrowy rozsądek, bo choć nie ma sensu zbierać wszystkich informacji to jednak warto mieć taką możliwość, zwłaszcza gdy nie wiemy, które dane będziemy za chwilę przetwarzać. Wychodzimy z założenia, że celem eq system jest nieustanne wspieranie klientów w procesie jak najbardziej efektywnego zbierania informacji w głównych procesach zarządczych, ponieważ te przekładają się albo na największe operacyjne koszty albo na największe potencjalne zyski.
eq system specjalizuje się w szeroko rozumianym usprawnieniu procesów organizacyjnych: od analizy, przez budowę koncepcji usprawniających efektywność i implementację odpowiednio dobranych narzędzi IT, do współpracy po wdrożeniowej. Wspieramy następujące procesy biznesowe: planowanie/monitorowanie/ewidencja i przygotowanie produkcji; zarządzanie pracownikami, logistyka oraz procesy biznesowe, prognozowanie popytu, zarządzanie obiegiem dokumentów oraz BI.
